1 подписчик
Где последний акт по этому клиенту?
Сотруднику понадобился акт по одному из клиентов. Он проверил общую папку, поискал в почте, просмотрел рабочую переписку — документа нет.
Точнее, он наверняка где-то есть. Но непонятно, где именно и какой файл отправляли клиенту.
Поэтому сотрудник пишет собственнику. Не потому, что нужно согласовать сумму или принять управленческое решение. Просто руководитель обычно лучше всех помнит историю работы с клиентом и примерно представляет, где искать нужный документ.
А иногда не помнит и собственник.
Тогда начинается поиск уже не акта, а человека, который последним с ним работал. Кто готовил документ? Кто вносил изменения? Кто отправлял его клиенту?
Нужный сотрудник может быть занят, находиться в отпуске или уже не работать в компании. Файлы остались, но человек, который помнил обстоятельства работы с ними, недоступен.
Кажется, что кто-то просто плохо искал
Первая реакция понятна: документ сохранили не туда, неправильно назвали или недостаточно внимательно искали.
Но каждый участник процесса мог выполнить свою часть работы. Счёт создали, акт подготовили, договор получили, документы отправили клиенту. Ничего намеренно не потеряли.
Проблема в другом: счёт оказался в одной папке, акт — в почте, договор — на компьютере сотрудника. Каждый документ существует сам по себе, а связь между ними хранится в памяти людей, которые работали с клиентом.
Память собственника — это ещё не система хранения документов. И память сотрудника — тоже.
Пока команда небольшая, все находятся на связи и хорошо помнят клиентов, такой порядок может работать. Нужная информация в конце концов находится — пусть и после нескольких сообщений и звонков.
Но чем больше становится клиентов, документов и сотрудников, тем сложнее восстанавливать историю по памяти. Собственник превращается в координатора поиска: он уже не знает, где лежит нужный файл, но должен выяснить, кто может это знать.
Документы удобнее искать через клиента
Нормальный процесс не должен зависеть от того, кто последним общался с контрагентом и находится ли этот человек сейчас на связи.
Если сотруднику нужен акт, он должен иметь возможность открыть нужного клиента, увидеть относящиеся к нему документы и найти необходимое без расследования по папкам, письмам и коллегам.
По такому принципу устроена работа в «Супербухе». Данные контрагента и созданные для него документы сохраняются вместе. На основании счёта можно создать связанные документы — например, акт, УПД или накладную.
Это не означает, что сервис сам перенесёт в одно место всё, что уже хранится в почте, мессенджерах и на компьютерах сотрудников. Он также не заменяет общение внутри команды и не решает за компанию, как должен быть устроен весь её рабочий процесс.
«Супербух» закрывает более конкретную задачу: даёт понятное место для документов и истории работы с контрагентом. Поэтому сотрудник ищет документ через клиента, к которому тот относится, а не через человека, который может помнить, куда его сохранили.
Порядок начинается там, где для поиска документа не приходится сначала искать того, кто помнит, что с ним происходило.
Проверьте на одном клиенте: сможет ли сотрудник найти нужный документ без подсказок собственника и коллег?
2 минуты
9 августа