1 подписчик
Самым дорогим оператором документооборота в небольшой компании часто оказывается её собственник.
Он может не создавать счета и акты самостоятельно. Для этого уже есть сотрудник. Но именно собственнику продолжают приходить сообщения: «Какую сумму поставить?», «Этот шаблон актуальный?», «Проверьте перед отправкой», «Можно уже отправлять клиенту?»
На каждый вопрос уходит несколько минут. Поэтому кажется, что руководитель почти не участвует в документообороте. Просто иногда помогает сотрудникам и контролирует результат.
Но оператор процесса — не обязательно тот, кто начинает документ. Это тот, без кого документ нельзя закончить.
Сотрудник заполняет счёт, а собственник вспоминает условия работы, сверяет сумму, уточняет формулировку услуги и разрешает отправку. Документы формально переданы другому человеку, но последнее действие по-прежнему зависит от владельца компании.
Пока клиентов немного, такая схема почти незаметна. Один вопрос утром, ещё один после обеда, короткая проверка вечером. Но вместе с клиентской базой растёт и количество ситуаций, в которых сотрудникам требуется подтверждение.
В результате каждый новый клиент приносит не только деньги, но и дополнительные согласования. Собственник всё чаще переключается с продаж, продукта и развития на суммы, реквизиты и формулировки в актах.
Проблема здесь не в сотрудниках. Они задают вопросы, потому что боятся ошибиться, а правильный вариант хранится не в процессе, а в голове руководителя.
Проблема и не в том, что собственник не умеет делегировать. Он уже передал сотруднику создание документов. Он не передал возможность самостоятельно завершать стандартные операции.
Разница становится заметна, если разделить все вопросы на два типа.
Первый тип действительно требует управленческого решения: изменились условия сделки, появилась нестандартная скидка, клиент попросил новую схему работы. Здесь участие собственника оправданно.
Второй тип повторяет то, что компания уже знает: реквизиты контрагента, согласованная услуга, утверждённая сумма, актуальная форма документа. Если руководитель каждый раз подтверждает эти данные заново, он принимает не новое решение. Он вручную воспроизводит старое.
Проверить свой процесс можно по трём вопросам.
Может ли сотрудник создать документ, не спрашивая данные, которые компания уже использовала раньше?
Может ли он сделать акт или УПД на основании готового счёта, не заполняя всё заново?
Понимает ли он, в каких случаях вправе отправить документ самостоятельно, а в каких действительно должен позвать руководителя?
Если на каждый вопрос нельзя уверенно ответить «да», собственник остаётся последним оператором документооборота. И чем лучше он справляется с этой ролью, тем дольше компания от него зависит.
Каждый документ важен. Но не каждый заслуживает внимания собственника.
Именно повторяющуюся часть этой работы мы стараемся убирать в Супербухе: сервис сохраняет контрагентов, товары и услуги, создаёт связанные документы на основе уже заполненных и позволяет настроить права сотрудников.
Попробовать можно бесплатно в течение 14 дней. Этого достаточно, чтобы создать первый счёт, сделать на его основании следующий документ и проверить, обязательно ли собственнику участвовать в каждом шаге.
2 минуты
7 августа