14 подписчиков
Как автоматический отчёт экономит 40 часов в месяц
В ПИР на весь мир новый автор экспертной рубрики 🎉
Николай Курманов, учредитель и технический директор компании «АтомПроектЗащита» рассказывает, как и зачем готовить автоматический отчет по проекту.
Кому и зачем это выгодно?
👤 Заказчику — прозрачность хода работ без лишних встреч, звонков и напоминаний.
👤 ГИПу — вся информация по проекту в одном письме. Не нужно «дёргать» команду.
👤 Собственнику бизнеса — сотрудники тратят меньше времени на отчёты и больше на работу.
Цели внедрения автоотчёта
• Коммуникация с ГИПами
Исключаются напоминания со стороны заказчика, ГИП видит просрочки и риски сразу в отчёте. Единая картина по срокам, этапам, ответственным.
• Маркетинговое позиционирование
Автоотчёт — признак системной компании. Укрепляет доверие и помогает в продажах и переговорах на этапе заключения договора.
• Прозрачность работы
Можно автоматически прикреплять к отчёту любые файлы: реестры исходных данных или текущие наработки и тома проектной и рабочей документации.
• Экономия времени
Экономия 40+ часов в месяц на ручных отчётах заказчику. Ресурсы специалистов направляются на разработку документации, а не на рутинные отчёты.
Как происходит отправка отчётов у нас в «АтомПроектЗащита»?
✅ Старт процесса вручную (по одному проекту) или автоматически (по нескольким) в заданное время
✅ Генерация отчёта с актуальными данными
✅ Упаковка каждого отчёта в email-сообщение
✅ Прикрепление файлов (реестр ИД, промежуточные наработки по томам ПД и РД)
✅ Отправка с генерацией сопроводительного текста по списку рассылки
Как внедрить такой отчёт в вашей организации?
1. Аудит текущих данных в CRM — что уже есть и как систематизировано
2. Определить список элементов системы для шаблона отчёта
3. Настроить шаблон и фильтры. Лучше — на официальном бланке компании
4. Настроить бизнес-процесс генерации отчёта (это есть почти в каждой CRM)
5. Протестировать рассылку и исправить ошибки
Какие могут быть проблемы с отправкой отчётов?
⚠️ Разработчики и начальники отделов не обновляют % выполнения
Решили обновлять % выполнения за день до отправки отчётов, а по фильтрам отслеживать, в каких проектах внесены изменения, а про какие коллеги забыли.
⚠️ К проекту не прикрепляются связанные элементы и документы (например, реестры ИД или промежуточные результаты по разработке томов ПД и РД)
Проблема решена автоматическим созданием каталога в каждом проекте, из которого автоматически прикрепляются файлы с текущей датой изменения.
⚠️ Технические проблемы с ПО или средствами связи
Наша CRM реализована на собственном сервере, для исключения проблем со связью используется резервный канал.
Такой отчёт в компании «АтомПроектЗащита» отправляют уже более 8 лет. За это время мы сменили несколько CRM и подтвердили главное: важно понимать, какой функционал вам нужен, а не гнаться за конкретным ПО.
🔥 Мы подготовили пример автоматического отчета и сопроводительного письма к нему — скачивайте по ссылке.
2 минуты
3 дня назад