Историей поделилась ваша коллега Елена Т. Из Нижнего Новгорода: «Я устроилась в компанию бухгалтером, а там нормальная практика принимать первичку, подписанную факсимиле. Вот опять принесли мне документы, не знаю, что делать, думаю, законно ли это?»
Ответ: Ваши опасения не беспочвенны, так как использование факсимильных подписей на первичных документах для бухгалтерского и налогового учета является строго запрещенным. Хотя в ГК и есть пункт согласно которому, если стороны не против можно использовать факсимиле при заключении договоров, но Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ говорит о собственноручном подписании или посредством ЭЦП. Тем более Минфин и ФНС на протяжении многих лет последовательно придерживаются мнения о недопустимости использования факсимиле на первичных документах. Наиболее жестким ограничениям подвергаются УПД, счета-фактуры, платежные поручения и доверенности.
Чем грозит игнор требований 402-ФЗ:
1. Контролеры снимут расходы как необоснованные и доначислят налог на прибыль или УСН.
2. Компания не сможет принять к вычету счет-фактуру или УПД, подписанные факсимиле.
3. Как следствие второго пункта если невозможно провести УПД с факсимиле, исказятся данные учета, образуется недоимка по налогам. Далее следуют штрафные санкции и пени.
Вы, как бухгалтер, должны подробно объяснить директору, что позиция «давай быстро шлепнем факсимиле, ждать подписанта нет времени» может обернуться значительными финансовыми потерями при налоговой проверке компании. Как вариант обезопаситься, можно предложить директору перейти на ЭДО. В большинстве крупных компаний уже налажена эта практика.
Если директор отказывается от ЭДО в силу финансовых моментов, оформите приказ, наделяющий правом подписи первичных документов уполномоченное лицо, например, замдиректора или главбуха.
1 минута
27 мая