27 подписчиков
❗️Настройка сроков хранения архива: электронные и бумажные документы
Сегодня поговорим снова на тему Электронного архива
✅В системе реализована гибкая настройка хранения архивных документов. Механизм позволяет вести учет как электронных файлов, так и бумажных носителей.
🔧 Справочник «Настройки архива хранения документов»
В справочнике есть реквизит «Вид документа», в котором доступны значения:
✔️Бумажный
✔️Электронный
По умолчанию подставляется значение «Электронный» и его нельзя оставить пустым.
📂 Логика заполнения «Пути хранения»
От выбранного вида документа зависит какие данные будут в столбце «Путь хранения»:
✔️Электронный — путь хранения представляет собой выбор папки на компьютере.
✔️Бумажный — путь хранения представляет собой выбор из справочника «Места хранения». При этом в справочнике мест хранения настроен отбор по лаборатории.
⚙️ Автоматическое заполнение настройки
При создании новой настройки можно воспользоваться кнопкой «По умолчанию» и тогда таблица автоматически заполнится:
- всеми доступными значениями из столбца «типы документов»
- значение «Архивация не требуется» не добавится в таблицу
- для всех строк срок хранения по умолчанию устанавливается равным 3
❗️Подытожим:
В «Архиве» одна настройка создается для электронных документов, а другая настройка — для бумажных документов (учет физических носителей)
При организации хранения бумажных документов используется справочник в системе, что обеспечивает достоверную фиксацию местонахождения оригиналов. Для электронных документов назначается отдельная директория на компьютере, которая также автоматически записывается системой, позволяя быстро идентифицировать любой файл.
#архив_ЛИМС
1 минута
21 мая