18 подписчиков
ТСС!!!
Ахтунг. Дела горят, сроки горят, ты не успеваешь. Билеты проданы. Что делать? (Инструкция по выживанию для продюсера)
Если ты читаешь это, значит, ты в самой гуще пред-ивент-ада: до мероприятия считанные часы, список задач длиннее, чем очередь в кофейню перед стартом, а паника начинает тихо подгрызать мозжечок.
Стоп. Дыши.
Во-первых, поздравляю — билеты проданы. Самое сложное уже позади. Люди поверили в тебя и придут за эмоциями. Теперь твоя задача — эти эмоции им обеспечить, даже если за кулисами будет легкий хаос (а он часто бывает).
Вот четкий план, как перейти из состояния «всё пропало» в состояние «контролируемый пожар».
1. Остановись на 15 минут. Только буквально.
Возьми лист бумаги или открой новый документ. Выпиши ВСЕ, что крутится в голове. Абсолютно все, от «подписать акт с техником» до «проверить, есть ли туалетная бумага в санузле». Мозг, освобожденный от необходимости все помнить, начнет работать на решение, а не на панику.
2. Жесткая приоритизация: метод «Поле битвы».
Раздели все задачи на три категории:
«Без этого ивент умрет» (Критично): работа техники (звук, свет, стрим), доступ в помещение, присутствие ключевого спикера/артиста, безопасность.
«Без этого ивент будет плохим» (Важно): работа волонтеров/хостес, раздача материалов, фуд-кофе-брейк, таблички, фоновоя музыка.
«Без этого ивент состоится, но я расстроюсь» (Идеалогично): идеальный декор, дополнительные активности, подарки для партнеров, фотосеть «как в инстаграме».
Фокус — только на первой категории. Прямо сейчас. Всё остальное — по остаточному принципу или делегируется.
3. Делегируй как диктатор.
У тебя нет времени на многословие. Назначь ответственных:
Контактное лицо по площадке — один человек, который решает все вопросы на месте.
Контактное лицо для спикеров/артистов — один человек, который встречает, проводит, отвечает на вопросы.
Человек «с деньгами» — кто решает срочные финансовые вопросы (купить, оплатить курьера).
Давай им четкие полномочия и свою безусловную поддержку. Фраза «Решай сам, я доверяю» сейчас спасает часы.
4. Заморозь перфекционизм.
Событие состоится. Гости придут не за идеально ровными рядами стульев или безупречным канапе. Они придут за контентом, атмосферой и общением.
Готовишь контент-план? Сократи вдвое.
Мучаешься над дизайном? Используй шаблон или простой текст.
Не успеваешь украсить всю зону? Сконцентрируйся на одной точке для фото.
Лучше просто и вовремя, чем идеально и никогда.
5. Коммуникация как скорая помощь.
Со своей командой: четко, по пунктам, без лишних эмоций. Используй голосовые сообщения, чтобы не тратить время на печать.
С партнерами/спикерами: если есть задержки — предупреди ЗАРАНЕЕ. Кратко, по делу, с извинениями и решением. Честность спасает репутацию.
С гостями: если меняется что-то важное (время, вход) — срочный пост в соцсетях и рассылка. Коротко и ясно.
6. Твой личный SOS-набор.
Вода и еда. Положи рядом. Ты не заметишь, как пройдет 10 часов без глотка.
Пауэр-банк и зарядные провода. Твои главные инструменты.
Аптечка: обезболивающее, успокоительное (если принимаешь), пластырь.
Резервный список контактов (техника, площадка, спикеры) в распечатанном виде. На всякий случай.
7. Помни: ты — генерал на поле боя.
Твоя задача — стратегия и контроль ключевых точек, а не расстановка стульев. Твоя уверенность (даже если она напускная) — это спокойствие всей команды.
И последнее: когда всё закончится, и гости разойдутся довольные — обязательно выдохни, поблагодари команду и проанализируй, что пошло не так на этапе подготовки. Этот ад — лучший урок для будущих проектов.
Ты справишься. Мы все через это проходили. Это часть нашей работы. Вперед!
2 минуты
Вчера