18 подписчиков
ТСС!!!
Собираете мероприятие в незнакомом городе? Ловите алгоритм, который спасёт нервы и бюджет.
Не стрессуйте. Работа в поле — это система. Готовый алгоритм, который поможет не утонуть в деталях и сделать всё на уровне.
🗺 Этап 1: Глубокий разведка и планирование (за 2-3 месяца)
Исследуйте город как турист и как локал.
Тренды аудитории: Чем живут люди? Какие площадки популярны? Какие форматы ивентов "заходят"?
Логистика: Как люди добираются? Метро, такси, каршеринг? Есть ли проблемы с парковкой?
Климат и контекст: Погода, время заката, локальные праздники, которые могут повлиять на трафик или стоимость услуг.
Найдите локального "спасателя" (линчера). Это может быть:
Локальный подрядчик (production-компания).
Фриланс-менеджер из этого города.
Коллега из регионального офиса вашей компании.
Его задача: знать местные цены, иметь проверенные контакты, решать проблемы на месте в режиме реального времени.
Сформируйте бюджет с "подушкой безопасности". Заложите минимум +15-20% на:
Непредвиденные транспортные расходы.
Срочные закупки (то, что не смогли привезти с собой).
Решение форс-мажоров (вдруг нужен будет дополнительный генератор или охрана).
Площадка — ваш главный партнёр.
Не ограничивайтесь перепиской. Обязательно проведите онлайн-инспекцию по видео-связи. Пройдитесь по всем входам, выходам, загрузочным зонам.
Уточните ВСЕ скрытые условия: стоимость электроэнергии сверх лимита, уборка до/после, комиссия за работу с их поставщиками.
👨💼 Этап 2: Реализация на месте (неделя до и день "Х")
Приезжайте минимум за 2 дня.
День 1: акклиматизация, встреча с локальной командой и подрядчиками, финальный обход площадки.
День 2: монтаж, отладка техники, генеральная репетиция.
Создайте "боевой" чат. Все ключевые лица: вы, ваш ассистент, линчер, ответственный от площадки, старшие по звуку/свету/обслуживанию. Один источник правды для всех оперативных вопросов.
День мероприятия: вы — дирижёр, а не скрипач.
Ваша задача — контроль тайминга, общение со спикерами/артистами и решение глобальных вопросов.
Технические и админ-проблемы делегируйте ответственным в "боевом" чате.
Носите с собой "аптечку продюсера": пауэрбанк, мультитул, скотч, зарядки, наличные, список всех контактов на бумаге (на всякий случай).
📊 Этап 3: Завершение и анализ
Не уезжайте сразу после final-аккорда.
Лично поблагодарите локальную команду — это инвестиция в будущие проекты.
Проверьте процесс демонтажа и финальный акт приёма-передачи площадки.
Соберите фидбек "по горячим следам" от гостей, партнёров и своей команды. Что было непривычно, неудобно, а что, наоборот, круто сработало именно в этом городе?
Обновите свою базу знаний. Внесите в контакты: кого рекомендовать, а с кем больше не работать. Зафиксируйте все "подводные камни" и лайфхаки по этому городу.
И главный лайфхак: Упаковывая чемодан, положите туда уверенность. Вы — профи. Другой город — это не угроза, а возможность создать уникальный опыт и прокачать свои скиллы до космического уровня.
2 минуты
29 января