1539 подписчиков
Учет НДФЛ при оплате проезда работников
▎1. Общие положения
• Работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ со стоимости проезда работников до места работы и обратно только в случае, если сотрудники могут добраться общественным транспортом.
• Если такое транспортное сообщение отсутствует, исчислять НДФЛ не следует.
▎2. Правовая основа
• В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ в налоговую базу включаются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
• Под доходом в натуральной форме понимается и оплата организацией работ или услуг в интересах работника, в данном случае – оплата проезда сотрудника (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
▎3. Обязанности работодателя
• Если работники могут самостоятельно добраться до места работы общественным транспортом, а работодатель по своей инициативе оплачивает (компенсирует) им расходы на проезд или организует доставку сотрудников, такой доход будет облагаться НДФЛ по общим правилам, так как расходы производятся в интересах работников.
▎4. Судебная практика
• Оплата проезда работников до работы и обратно, предусмотренная трудовым (коллективным) договором, не может рассматриваться как компенсация затрат работнику, связанная с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому освобождение от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ к ней не применяется.
Ссылки на судебные акты:
• Письма Минфина России:
• от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239
• от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424
• от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758
• от 30.04.2019 № 03-04-06/32414
• от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093
• от 16.03.2017 № 03-04-06/15198
• от 16.07.2015 № 03-11-06/1/40977
• Определения Верховного Суда РФ:
• от 30.11.2015 № 8-КГ15-16
• от 02.02.2015 № 3-КГ14-7
• от 07.12.2015 № 8-КГ15-12
▎5. Персонифицированный учет
• Контролирующие органы рекомендуют вести персонифицированный учет доходов работников для определения облагаемого НДФЛ дохода (см. письма Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110 и от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128).
• Если персонификация невозможна, можно обратиться к аналогичным ситуациям, например, с бесплатным питанием.
▎6. Исключения
• Если организация находится далеко от маршрутов общественного транспорта и работники не могут добраться до работы и обратно общественным транспортом, а работодатель оплачивает проезд работников, суммы такой оплаты не будут доходом работника, облагаемым НДФЛ. В данном случае расходы произведены в интересах работодателя (производственная необходимость).
Ссылки на письма Минфина России:
• от 22.12.2022 № 03-04-07/125960
• от 07.09.2015 № 03-04-06/51326
• от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198
• от 06.03.2013 № 03-04-06/6715
Постановление ФАС:
• Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010
2 минуты
18 октября 2024