11 подписчиков
Как провести успешную встречу?
Системные встречи с командой или между подразделениями – это необходимость для эффективного взаимодействия и сотрудничества в организации. То, насколько качественно проходят встречи напрямую влияет на достижение общих целей. Проведение таких встреч непростая задача и в этом посте я делюсь советами, которые проверил на собственном опыте множество раз.
Самое главное – это четко определить цель и повестку дня.
У участников не должно возникнуть вопроса «А зачем мы собрались?», как это не редко бывает. До проведения встречи важно убедиться, что у всех участников есть ясное понимание зачем мы встречаемся, что будем делать и какой результат хотим получить. Это можно прописать в письме-приглашении на встречу. Качественное письмо-приглашение дает +40 к ее проведению😎
Обязательно приглашайте «нужных» и «правильных» людей.
Состав участников должен быть тщательно продуман. Приглашайте тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам или является экспертом. Избегайте приглашения людей, которые не имеют отношения к теме и просто нужны «для галочки».
Создавайте атмосферу партнерства и взаимовыгоды.
Участник должен понимать что даст эта встреча конкретно ему/ей и чувствовать себя безопасно, высказывая свое мнение и участвуя в обсуждении. Тут поможет навык партнерских переговоров и позиция «сотрудничества», об этом я поделюсь как-нибудь в блоге. Обязательно благодарите участников за высказывания и не давайте оценок тому, что сказал человек. Всегда концентрируйтесь на цели встречи (смотри п.1) и провоцируйте людей на ее обсуждение.
Используйте визуальные материалы.
Использование слайдов, физических/онлайн досок или других визуальных материалов дает огромный прирост к привлечению и фокусировке внимания участников, а так же помогает структурировать информацию и сделать ее более понятной. Например можно использовать шаблон «Компас инноваций», один из моих любимых. Видео как это делать я выкладывал в свой TikTok. Если хочешь чтобы я поделился им в этом канале – ставь 🔥 на этот пост.
Всегда готовьтесь к встрече и готовьте участников.
Для более продуктивной работы отправьте заранее материалы встречи (если таковые имеются) всем участникам для ознакомления. В письме пропишите адженду и время, когда кто будет выступать. Это сильно сэкономит время и повысит эффективность встречи.
Управляйте временем.
Невозможно обсудить все вопросы на одной встрече. Следите за временем и не позволяйте встречам затягиваться. Используйте таймер или другие инструменты, чтобы поддерживать темп. Оповещайте всех сколько времени осталось на обсуждение вопроса, а лучше сделайте таймер чтобы его все видели.
Сделайте резюме встречи и зафиксируйте договоренности.
В конце встречи убедитесь, что вы приняли четкие решения и определили дальнейшие действия. Распределите задачи и установите сроки. Если есть возможность – укажите ответственных.
Помните:
Качественно подготовленная и проведенная встреча — это ключ к эффективному сотрудничеству и достижению общих целей.
Используя эти простые советы можно сильно повысить эффективность своих встреч и вывести свою команду на новый уровень.
Поделитесь своими мыслями и опытом в проведении встреч в комментариях ниже. Давайте вместе найдем самые эффективные приемы!💡
2 минуты
9 октября 2024