56 подписчиков
ОТКРЫТА ВАКАНСИЯ СЕКРЕТАРЯ - ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
Должностные обязанности:
Прием телефонных звонков.
Работа с входящей/исходящей корреспонденцией.
Выполнение поручений руководителя.
Контроль порядка в офисе.
Если подробнее, то ожидается следующие:
Старший секретарь-делопроизводитель (70% рабочего времени):
Ответы на звонки, общее делопроизводство и документооборот.
Приём и регистрация вх. / исх. документов.
Обработка и сортировка по нужным каналам вх. / исх. информации (принять, передать, доложить, напомнить...)
Контроль прохождения вх. / исх. документации, содействие скорейшей обработке.
Организация и контроль работы курьерской службы (обработка заказов, составление путевых листов, контроль выполнения, оперативное управление - выбор приоритетов и т.п.)
Деловая переписка - подготовка, приём и отправка писем и телефонограмм (по инициативе руководства)
Работа с архивом писем, документов и проектов.
Контроль за ходом делопроизводства и документооборота. (Где, у кого, когда и зачем находится каждый документ).
Контроль наличия и пополнение необходимых расходных материалов, канцелярских принадлежностей, воды и напитков, продуктов, сувенирной продукции, хозяйственно-бытовых принадлежностей и т.п.
Помощник руководителя (20 - 30% рабочего времени - функции личного секретаря руководителя):
Планирование рабочего расписания руководителя.
Эффективная организация деятельности руководства: оперативная и безошибочная расстановка приоритетов дел, в условиях изменяющейся ситуации (новых вводных данных, изменения планов и т.п.). Напоминания о важных моментах - делах, встречах, договорённостях и т.п. - как по просьбе руководителя так и по собственной инициативе.
Приём, передача и поиск необходимой информации.
Организация встреч и приём посетителей (чай, кофе, общение).
Контроль и ведение документооборота руководителя и деловой переписки.
Поиск, создание или подготовка нужных документов, в т.ч. пакетов документов, в т.ч. сортировка документов по приоритетам, содействие скорейшей обработке.
Сопровождение и контроль текущей деятельности в части повышения результативности и эффективности взаимоотношений и коммуникаций сотрудников, деловых партнёров, посетителей и руководителя.
Приём, обработка, сортировка и передача заинтересованным или ответственным лицам поступающей информации как с участием, так и без участия руководителя (творческий подход к делу и понимание внутренних и внешних бизнес-процессов компании).
Контроль и отчётность по выполнению распоряжений и воплощению в жизнь принятых решений и приказов.
Выполнение личных поручений руководителя (куда-то позвонить, что-то найти, что-то узнать, что-то купить, организовать - какие-то небольшие и не частые просьбы)
Контроль наличия и пополнение необходимых расходных материалов, канцелярских принадлежностей, напитков, продуктов, сувенирной продукции, хозяйственно-бытовых принадлежностей, и т.п. в интересах руководства.
Развитие и поддержка деловых и личных отношений:
Приглашения, поздравления и PR-общение с деловыми партнёрами, клиентами, и т.п., с индивидуальным подходом для каждого контрагента. Содействие и творческий подход в организации и проведении корпоративных мероприятий.
Создание и поддержание у руководства и в коллективе атмосферы общего позитивного настроя, умиротворения и ощущения "что всё хорошо и будет ещё лучше".
Требования к квалификации:
Опыт работы от 2-х лет на аналогичной должности - рассматривается как преимущество.
Заинтересованный, творческий и позитивно-жизнерадостный подход к выполнению служебных обязанностей.
Желание наилучшим образом выполнить свою работу и любовь к своему делу.
Ответственность, организованность, пунктуальность, инициативность.
Грамотная и культурная речь (устная и письменная), хорошая дикция.
Желание учиться и умение "схватывать всё на лету".
Способность сосредотачиваться и предпринимать волевые усилия.
Всегда ухоженный внешний вид.
Внутреннее позитивное отношение к жизни и окружающим людям.
Достаточный уровень внутренней культуры, высокие морально-этические и нравственные (человеческие) качества.
Вкратце - это всё.
Велкам! Звоните!
3 минуты
25 июля 2024