1419 подписчиков
Часто электронная почта становится основным источником связи на работе.
При этом не всегда удаётся прийти к договорённости. Сегодня мы расскажем о принципиально важных правилах, которые помогут сэкономить время и найти общий язык.
✔️ Указывайте тему письма.
Именно она помогает быстро найти нужную переписку. Следуйте принципу максимальной информативности. Не рекомендуем смешивать несколько проектов в одной ветке диалога: правильнее завести отдельную цепочку писем.
✔️ Обращайтесь к получателю по имени.
Иначе не очень понятно, кому именно адресовано письмо. Если получателей несколько, перечислите всех.
✔️ Придерживайтесь принципов лаконичности.
Преподносите мысль кратко, доступно и по существу. Сразу переходите к главному, остерегаясь излишних подробностей.
✔️ Обозначайте дедлайн.
«Срочно» — понятие растяжимое. Одни могут считать, что задачу нужно выполнить через час, другие — через неделю. Укажите точное время и дату, когда вы ожидаете получить ответ или конкретный результат.
✔️ Форматируйте текст.
Разбивайте текст на абзацы, соблюдайте пунктуационные и орфографические правила. Не злоупотребляйте жирным шрифтом и курсивом.
✔️ Подписывайте письма.
Следуя правилам хорошего тона, сообщение должно заканчиваться подписью: ФИО, должность и название компании. Не распыляйтесь на слова благодарности, ограничьтесь фразами типа "с наилучшими пожеланиями" или "с уважением".
✔️ Прикрепляйте сразу все ссылки и файлы.
Когда материалы разбиваются на несколько сообщений, очень легко потерять суть. А ещё называйте файлы понятно, избегая несуществующих слов и беспорядочного набора букв.
✔️ Перечитывайте сообщение перед отправкой.
Интересно, что в последний момент нередко замечаешь самые нелепые ошибки. Не исключено, что некоторые моменты лучше перефразировать.
✔️ Отвечайте быстро.
Отправители не рассчитывают на моментальный ответ, однако многие отвечают на запрос в течение часа. Если ваша деятельность не завязана на переписке, предусмотрите специальные интервалы.
✔️ Отправляйте письма в рабочее время.
Мало приятного, когда звуковое уведомление будит адресата посреди ночи. К тому же сообщение может затеряться среди спама.
На этом всё. Согласитесь, это было просто! 😎
1 минута
14 июня 2024