Переход на КЭДО с сотрудниками
Здравствуйте! Электронный документооборот используется все больше. Но обязательно ли переходить на него при взаимодействии с сотрудниками и будут ли штрафы за бумагу? Давайте разберемся.
Переход на кадровый документооборот – право работодателей и наемных работников, а не обязанность. Все контролеры и регуляторы такой переход рекомендуют. Причины понятны: это проще, дешевле, удобнее и безопаснее с точки зрения хранения данных. Но продолжать кадровый документооборот на бумаге вам никто не запрещает.
Мнение по поводу цифровизации у фирмы и сотрудников может отличаться. Если работодатель решил перейти на КЭДО, работники могут идею не поддержать и от нововведений отказаться. Обязать их вести электронный документооборот фирма не вправе. Важно: речь идет о внутренних кадровых документах и трудовых книжках. Для внешних пользователей (ПФ, Росстата и т.п.) компания может и должна формировать документы в электронном виде.
Может сложиться и двоякая ситуация: часть сотрудников переходит на КЭДО, а часть нет. В этом случае с первыми можно обмениваться электронными документами, заверенными УКЭП, а для вторых придется оформлять бумажные версии приказов, распоряжений, соглашений и договоров (ст. 22.2 ТК РФ). Применять санкции к сотрудникам за непереход на ЭДО незаконно!
И несколько слов о том, какие документы стоит цифровизировать. В электронном виде можно оформлять уведомления, расчетные листки, приказы о приеме и переводе, трудовые договоры. Не применяются, согласно ст. 22.1 ТК РФ, правила электронного документооборота к инструктажам по охране труда, приказам об увольнении, актам о несчастном случае на производстве.
1 минута
16 февраля 2024