46 подписчиков
#АУП #КультурныйКод 9 марта – День Архивов. Мы решили подготовить практико-ориентированный материал на тему: «Как организовать ведение архива в компании?»
👉Правовые основы для организации архива заложены в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При создании архива рекомендуем руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года (далее – Основные правила).
‼️Коммерческие организации могут и не создавать архив, но они обязаны обеспечить сохранность документов. Это предусмотрено В случае необходимости предоставления каких-либо документов при обращении граждан или по запросу госорганов ваша компания обязана будет это сделать. А если не предоставит (например, документ потерян, случайно уничтожен и т.п.), то компания может попасть под действие КоАП РФ, который предусматривает ответственность за нарушение правил хранения документов. При этом штрафы для коммерческих организаций могут достигать от 100000 до 300000 рублей.
Архивировать в организации следует: кадровую и бухгалтерскую документацию; зарегистрированную входящую и исходящую документацию; внутренние бумаги.
В зависимости от вида бумаг срок может значительно отличаться (от 1 года до 75 лет). Документы, которые можно уничтожить уже после года, передавать в архив компании не имеет смысла. Остальную же документацию необходимо подготовить для архивирования. Не следует хранить в одной папке документы с разным сроком хранения: например, со сроком хранения 5 и 75 лет.
Поскольку документация по личному составу содержит персональные данные, к её размещению в архиве предъявляются повышенные требования. Большинство бумаг требует длительного хранения (до 75 лет).
🎯Чтобы вести архив, нужно издать приказ от руководителя, разработать положение о ведении архива, подобрать подходящее для архива помещение и оборудовать его – подобрать стеллажи, полки и папки, разработать должностные инструкции и подобрать сотрудников, которые будут заниматься ведением архива.
В прикреплении - Образец документа "Положение об архиве организации" – образец 2023 (pro-personal.ru)
Читайте об основных правилах работы архива организации в 2023 году в статье на сайте:
#АУП #культурныйкод #ДеловаяПрактика #ВедениеАрхива
1 минута
9 марта 2023