Оцифровка "первички". Что делать дальше?
Многие организации активно занимаются оцифровкой своего бумажного архива, то есть переводом в электронную форму. Это неудивительно, ведь вероятность быть уничтоженными случайно или намеренно у таких документов меньше. Они не потеряются, не помнутся, не порвутся. Кроме того, не придется выделять под стеллажи с объемными папками целые помещения, которые пригодились бы для основной работы.
Найти такие документы не составит труда, но только если сканирование и размещение в архив проводились с учетом всех правил и с использованием актуальных технологий. Одно из обязательных условий хорошего результата — атрибутирование (индексация). Под этой процедурой понимается присвоение документам уникальных признаков (атрибутов), по которым можно будет вести в будущем оперативный и точный поиск.
Какие цели достигаются с помощью индексации?
· Максимально полно и всесторонне раскрывается состав и содержание каждого документа.
· Обеспечивается беспрепятственное получение нужной информации.
· Создается эффективный и упорядоченный документооборот.
Благодаря такому организационному подходу исключаются простои из-за отсутствия необходимых данных и срывы важных сделок. Принимаются оперативные и верные управленческие решения, улучшается взаимодействие подразделений и работа с контрагентами. Если документы в порядке, предприятие тоже функционирует без сбоев.
1 минута
19 апреля 2022