Найти тему

В ответ на пост

# 1.1. рефлексия (короткая или не очень заметка к основной статье, в идеале с практической ценностью).

Про дистанцию между участниками сервиса. Наверное самый распространенный инструмент исключения дистанции - мессенджеры, а именно тематические групповые чаты.

Плюсы чатов:
⁃ простота, доступность, условная бесплатность;
⁃ высокая актуальность информации (фото, видео, заметки с мест событий);
⁃ персональная доступность до конкретного человека; (исполнителя, заказчика);
⁃ возможность фокусирования внимания на конкретной проблеме и отслеживание ее решения;
⁃ вариации предыдущих п.п.;

Минусы чатов:
⁃ отсутствие «корпоративной законности» чтения сообщений, ответа на них и т.д. Всевозможные вариации: «не видел», «был не в зоне», «не пришло уведомление», «села батарея» и т.д.;
⁃ фокусировка на мелких задачах без решения системных проблем:
⁃ эффект присутствия руководителя: все ресурсы мобилизуются на решение проблемы, на которую обратил внимание руководитель (если он в чате). Иногда демонстрация занятости, вовлечения через раздачу тут же поручений ниже, частые фото отчеты прогресса, а не конечного результата и т.д.
⁃ невозможность вести системный контроль, хранить и анализировать данные. Конкурирование с корпоративными системами (если есть), на которые потрачены деньги, время и т.д.
⁃ «доступность» за пределами рабочего времени и, как следствие, «чувство вины» за не прочитанные сообщения в выходные, психологический дискомфорт и т.д.
⁃ лишние участники, информационная безопасность, создание новых процессов, там где их быть не должно и т.д.

Возможные решения:
1. Название чата должно явно говорить о его теме и сути. Отказ от «острые вопросы…», «обрати внимание..» и т.д.
2. Один объект, одна тема - один тип мессенджера, одно назначение чата. Одна тема не живет в разных чатах и на разных платформах.
3. Исключение дублирования тем, чатов, создание под групп и т.д.
4. Четкая цель и правила чата: администратор в первом сообщение дает описание для чего он, роли участников, какие проблемы решаются и т.д. Это сообщение закрепляется.
5. Только нужные участники: те кто имеет полномочия и ресурсы принимать решения, давать оценку, ставить задачу; исполнитель (ли) по своему направлению; сборщик информации, если эта роль не совмещена; модератор, если эта роль не совмещена. Прочие - при острой необходимости и невозможности совмещения.
6. Автоудаление сообщений, что позволяет частично снять вопросы информационной безопасности и повышает обязательность прочтения.
7. Заранее договариваться о времени жизни чата. Чат должен жить строго ограниченное и согласованное время. Либо до решения проблемы, либо до перехода в мониторинг корпоративных систем. Иные достигнутые цели из п.п. 4.
8. Итоги дня, недели, месяца. В конце дня администратор и/или модератор суммирует итоги дня, недели и т.д. Позволяет избежать хождения по кругу. Допустимо итоги добавлять в закрепленные.
9. Проблема решена - больше в чате не обсуждается и переводится в сопровождение корпоративных систем.
10. Система условных обозначений: договоренность о том, как участники понимают, что информация увидена, понята, взята в работу, исполнена и т.д. (лайки, +/- и т.п.)
11. Одноуровневость участников. Желательно избегать одновременное нахождение нескольких руководителей по одному направлению выше, чем +1 от основного состава участников. В противном случае «теряется» центр принятия решения и оценки, чат фокусируется на «старших» руководителях и их комментариях, непроизвольно игнорируя непосредственного руководителя. Допустимо временное присутствие старшего руководителя для наблюдения и оценки системных проблем.
12. Право игнорирования отклонения от правил. Если кто-то отходит от правил, остальные вправе игнорировать сообщения. За исключением ситуаций, связанных с безопасностью людей, объектов.
Понятно, что предложенные решения больше подходят для больших компаний, в которых есть свои параллельные корп. системы, в том числе desk формата. В малых, чаты могут быть основным инструментом управления. Но для них, Outlook (или аналоги) может быт решением.
3 минуты