482 подписчика
🗄 Все больше компаний переходят на систему электронного документооборота, стремясь создать рабочее электронное хранилище. Но только часть «бумаги», то есть подлинников документов, организация все равно обязана хранить.
❗️ Эксперты ANCOR рассказала о 3 главных ошибках организации в хранении документов:
1️⃣ Не заниматься архивом вообще
Обычно документация хранится стихийно и без всякой системы. Табличка «Архив» на двери этого помещения не спасает, за ней все равно скрывается склад макулатуры. Риск утери накопленного архива возрастает.
2️⃣ Покупать ненужные дорогие услуги
Архивной обработке и хранению подлежит лишь очень небольшая часть документов организации! Это те, что хранятся десятилетиями (пока существует компания). Все остальное не нужно хранить «на всякий случай». Если же в компании есть необходимость в оцифровки, то с этим справятся сканинг-клерки, работающие на проектной основе.
3️⃣ Работать бессистемно
Каждый сотрудник компании, который создает бумажные или электронные документы, ежедневно вносит свой вклад в документальный фонд организации. Управлять этим архивом тоже нужно на постоянной основе. Если не выполнять эти операции системно, последовательно и грамотно, то архива в компании не будет, а будет склад макулатуры.
#ancor_expert
1 минута
30 ноября 2022