40 подписчиков
Бережем время, нервы и репутацию — как соблюсти тайминг мероприятия?
Как соблюсти тайминг? Первое и основное — «надеть туфли посетителей» и пройти все-все этапы мероприятия с часами и блокнотом в руках: записать время на прохождение каждого этапа ДО начала мероприятия, умножить на количество участников, разделить на количество персонала, которое будет задействовано при встрече и регистрации. С поправкой на то, что при большом количестве посетителей единовременно, обязательно потребуется дополнительное время на «человеческий фактор». Аналогичным образом нужно проверить тайминг самого события, причем в трёх лицах, как спикеры, как слушатели и как персонал — все везде успевают?
И когда всё готово, подсчитано и расписано по минутам, необходимо довести временной план события до каждого типа участников в удобном для использования виде:
— спикеры должны точно знать во сколько начинается событие, конкретно их выступление, максимум дополнительного времени на вопросы,
— модераторы,
— технический персонал в зале,
— встречающие и волонтёры в фойе,
— и, наконец, те, ради кого всё затевается — посетители.
Абсолютно всем должно быть известно когда начнется мероприятие, сколько времени оно займёт, и, самое главное, понятно, что событие имеет четкий график и нужно его придерживаться, к обоюдному уважению и удовольствию.
И, в завершение, несколько небольших лайфхаков, облегчающих соблюдение тайминга — удобная схема зала, таблички-стрелочки с надписями на уровне глаз, волонтеры в фирменных футболках с призывом обращаться к ним в случае возникновения вопросов, дополнительные микрофоны, зарядные устройства и мобильные станции для зарядки всей используемой аппаратуры, а также проверенный Интернет для непрерывной видеотрансляции гибридного мероприятия и бесплатный wi-fi — для быстрого нетворкинга и обмена мнениями в перерывах.
А у вас есть свои способы как сберечь время и соблюсти график ивента?
1 минута
7 ноября 2022