Взял первого сотрудника и попал на четыре новых отчёта. Про два узнал случайно
Мастер работал один три года: патент, никакой отчётности, спокойная жизнь. Заказов стало больше, взял помощника.
Через месяц выяснилось, что вместе с сотрудником появились новые обязанности: удерживать и перечислять налог с его зарплаты, платить взносы, подавать сведения и отчётность, соблюдать сроки, которых раньше не было вообще.
Про часть отчётов он узнал случайно, из разговора в профильном чате. Про одну обязанность узнал из уведомления о штрафе.
Что меняется с первым сотрудником
Состав отчётности и платежей зависит от вашего режима и от вида договора, и он менялся, поэтому конкретный список нужно сверять на текущий год. Но принцип одинаковый:
- появляются регулярные платежи: налог с доходов сотрудника и страховые взносы;
- появляется отчётность с разной периодичностью, часть ежемесячная;
- появляются кадровые сведения по событиям: приём, перевод, увольнение, и сроки там короткие;
- появляются кадровые документы: трудовой договор, приказы, ознакомления;
- появляется ответственность за охрану труда.
Последний пункт удивляет всех и обнаруживается позже всех.
Договор ГПХ не отменяет обязанностей
Распространённое заблуждение: если оформить не трудовой договор, а гражданско-правовой, никаких обязанностей не возникнет.
Возникают, просто другие. И отдельно есть риск переквалификации: если по факту человек работает как штатный сотрудник, подчиняется графику и выполняет трудовую функцию, договор могут признать трудовым со всеми последствиями.
Работа с самозанятым - тоже не универсальное решение. Есть ограничения, в том числе по бывшим сотрудникам, и они существенные.
Что помогает не утонуть
Календарь с персональными сроками по вашей ситуации: с сотрудником он совсем другой, чем без.
Автоматический расчёт зарплаты, налога и взносов: считать это руками при одном сотруднике можно, при трёх уже больно.
Подготовка отчётности и уведомлений без изучения форм.
Контур.Эльба рассчитана на предпринимателей без бухгалтера и закрывает этот сценарий: расчёты, отчётность, календарь, напоминания. Момент найма первого сотрудника - как раз тот случай, когда самостоятельное ведение перестаёт быть бесплатным: оно начинает стоить времени и штрафов.
Честно: когда лучше нанять человека, а не сервис
Если сотрудников сразу несколько, есть сменный график, надбавки, командировки: тут нужен бухгалтер или кадровик, программа не подскажет, как правильно оформить нестандартную ситуацию.
Если деятельность лицензируемая или со специальными требованиями к персоналу.
Если вам просто не хочется в этом разбираться и есть деньги: аутсорс за фиксированную плату часто дешевле, чем ваше время, потраченное на изучение.
Альтернативы
Личные кабинеты и бесплатные калькуляторы: подходит, если вы готовы разбираться. Бухгалтер на аутсорсе с помесячной оплатой: снимает вопрос целиком. Кадровое агентство для оформления, если найм разовый.
Мини-провал
Предприниматель нанял сотрудника, но оформил его через две недели после фактического начала работы, решив «сначала посмотреть, приживётся ли». Прижился, а вот эти две недели создали проблему: человек работал без оформления, и при проверке это было бы отдельным разговором. Испытательный срок оформляется в договоре, а не отсутствием договора.
Что не учли
Охрану труда и инструктажи. Для мастерской, склада или производства это не формальность, и требования есть даже при одном сотруднике.
Второе: увольнение. Про приём читают все, про порядок и сроки расчёта при увольнении не читает почти никто, а нарушения там стоят дорого и всплывают быстро.
Шаг на неделю
Если вы планируете нанять первого сотрудника в ближайшие месяцы, выпишите заранее список того, что появится вместе с ним: платежи, отчёты, документы, сроки. Один вечер работы до найма избавит от трёх месяцев неприятных открытий после.