Для инспектора военкомата состояние вашего архива говорит о системе учета больше, чем наличие заполненных карточек. Пачка разрозненных листов, перетянутая канцелярской резинкой, — это сигнал к тотальной проверке. Правильная прошивка документов (брошюровка) превращает стопку бумаги в юридически значимую единицу — дело.
Документы воинского учета относятся к категории «временного хранения» (до 10 лет). Согласно Правилам Росархива (Приказ от 31.07.2023 № 77), даже такие дела должны быть оформлены так, чтобы исключить подмену или потерю листов.
Разбираем пошаговый алгоритм сшивки дел ВУ для прохождения любой проверки.
Шаг 1. Формируем дело (Номенклатура)
Не смешивайте всё подряд. Одно дело — один календарный год и один тип документа.
- Правильно: «Карточки формы № 10 уволенных сотрудников за 2024 год».
- Неправильно: «Вся переписка с ВК и карточки разных лет».
- Лимит толщины: Оптимальный объем одного тома — не более 250 листов (около 4 см). Если карточек больше, разделите их на «Том 1», «Том 2».
Шаг 2. Проверяем порядок листов
Перед тем как взять иглу, проверьте внутреннюю логику дела:
- Хронология. Документы располагаются строго по датам (сверху самые ранние или самые поздние — выберите одну политику и придерживайтесь ее везде, обычно сверху кладут самые ранние).
- Приложения. Расписки в получении повесток или листков-сообщений прикладываются к соответствующим приказам или карточкам.
- Удаление лишнего. Уберите все скрепки, скобы степлера и металлические зажимы. Они со временем ржавеют и разрушают бумагу («ест» архив), а также мешают качественному сканированию при проверках.
Шаг 3. Нумерация листов (Критически важный этап)
Это самая частая претензия проверяющих.
- Используйте простой графитный карандаш (не ручку!).
- Номер ставьте в правом верхнем углу листа.
- Сложные листы: Если документ состоит из двух сторон (например, бланк сверки формата А3, сложенный пополам), он нумеруется как один лист.
- Конверты: Сначала нумеруется сам конверт (ставится на место марки), затем нумеруются вложения внутри него (1, 2, 3...).
- Пропуски: Если вы обнаружили пустой лист (например, страница из школьной тетради случайно попала в кадровый архив), оставьте его в деле, но пропустите номер (на предыдущей странице ставится «5», на следующей — «7»).
Шаг 4. Составляем Лист-заверитель
Когда последняя карточка пронумерована, на чистый лист (или на внутреннюю сторону обложки) наклеивается лист-заверитель. Его форма утверждена Приказом Росархива № 78.
Текст пишется от руки или печатается:
*Особенности физического состояния и формирования дела: текст угасает на л. 12, пятно от клея на л. 45.*
*Должность составителя __________ Подпись /ФИО/ Дата»*«В деле подшито и пронумеровано [цифрами и прописью] 145 (сто сорок пять) листов, в том числе: литерные листы [если были, например, 16а], пропущенные номера нет. + 1 внутренняя опись.
Этот лист фиксирует объем дела. Если кто-то вырвет страницу, количество листов в заверителе не совпадет с фактическим, и подделка станет очевидной.
Шаг 5. Внутренняя опись (для сложных дел)
Если в папке лежат разные типы документов (приказы, графики отпусков, переписка), обязательно сделайте внутреннюю опись.
- Это таблица в начале дела (№ п/п, Индекс, Заголовок документа, Дата, Номера листов).
- Для однотипных картотек Ф-10 за один год строгая внутренняя опись не всегда обязательна, но крайне желательна список сотрудников в алфавитном порядке с указанием страниц.
Шаг 6. Собственно сшивка
Для документов временного хранения (до 10 лет) жестких требований к количеству проколов нет, но стандарт де-факто — 4 прокола.
- Отступите слева 2–3 см от края.
- Сделайте четыре отверстия дыроколом или шилом (расстояние между ними примерно 3–5 см).
- Используйте прочную банковскую нить или шпагат (двойная нить).
- Схема прошивки: С задней стороны дела выведите нить на лицевую сторону через второе отверстие, затем сзади — через третье, спереди — через четвертое, и снова назад через первое. Концы нити должны выходить из одного (первого снизу или последнего сверху) отверстия.
- Завяжите узел. Оставьте концы нитей длиной 5–6 см.
- Опечатайте узел. Наклейте небольшой квадратный кусок бумаги (примерно 4х4 см) поверх узла. Это называется «наклейка-пломба».
- На наклейке напишите: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 145 листов. Должность _______ Подпись _______ Расшифровка». Часть подписи должна заходить на основную страницу дела, часть — на саму наклейку.
Шаг 7. Оформление обложки
На первой странице (обложке) дела укажите:
- Название организации.
- Структурное подразделение (Кадровая служба / Военный стол).
- Индекс дела по номенклатуре (например, 05-03).
- Заголовок («Карточки ф. № 10 уволенных за 2025 г.»).
- Крайние даты документов (например, Январь 2025 — Декабрь 2025).
- Срок хранения и статью перечня (5 лет, ст. 458).
Результат: Аккуратно сброшюрованное дело стоит вертикально в шкафу. Инспектор видит системный подход, понимает, что ни одна расписка не потерялась, и проверка проходит в разы быстрее и спокойнее.