Это вторая статья цикла об учёте затрат простым языком.
В первой статье мы разобрали, зачем компании вообще нужна информация о затратах и почему одной общей суммы расходов недостаточно для управления.
Теперь разберём базовые понятия, без которых невозможно правильно посчитать ни себестоимость, ни прибыль, ни денежный поток.
В обычной речи слова «затраты», «расходы», «издержки», «выплаты» и «себестоимость» часто используют как синонимы.
Деньги заплатили — значит, появился расход. Купили материалы — значит, затраты уже возникли. Произвели продукцию — значит, её стоимость уменьшила прибыль.
Но в учёте всё устроено немного сложнее.
Движение денег, приобретение ресурсов, потребление ресурсов и признание расходов — это разные события. Они могут происходить в разные месяцы.
Именно из-за смешения этих событий возникают вопросы:
Почему деньги уже заплатили, а расхода ещё нет? Почему расход появился, хотя денег в этом месяце не перечисляли? Почему продукцию произвели, а прибыль пока не уменьшилась? Почему себестоимость одного и того же продукта можно посчитать по-разному?
Давайте разбираться последовательно.
Одна операция — несколько разных событий
Предположим, компания покупает материалы.
В январе она перечислила поставщику аванс. В феврале материалы поступили на склад. В марте их передали в производство. В апреле выпустили готовую продукцию. В мае продукцию продали покупателю.
Что происходило в каждом месяце?
В январе ушли деньги. В феврале компания получила ресурс — материалы. В марте материалы были использованы в производстве. В апреле их стоимость вошла в готовую продукцию. В мае себестоимость проданной продукции уменьшила финансовый результат.
Одна и та же сумма последовательно прошла несколько состояний:
выплата → аванс → материалы → производственные затраты → незавершённое производство → готовая продукция → себестоимость продаж → расход.
Если считать расходом любое перечисление денег, вся стоимость материалов уменьшила бы прибыль ещё в январе. Но в январе компания не использовала материалы и ничего не продала. Она только заменила деньги на право получить ресурс от поставщика.
Поэтому в учёте необходимо отдельно видеть:
что произошло с деньгами, что произошло с ресурсом и что произошло с прибылью.
Выплата показывает, когда ушли деньги
Выплата — это выбытие денежных средств организации.
Компания перечислила деньги поставщику, сотруднику, банку, бюджету или собственнику — произошла выплата.
Но выплата сама по себе ещё не говорит о том, возник ли расход.
Например, компания перечислила поставщику аванс. Деньги ушли, но материалы ещё не получены. Вместо денег у компании появилось требование к поставщику: передать материалы или вернуть аванс.
Или компания возвращает банку основную сумму кредита. Деньги уходят, но расхода от этого не возникает. Одновременно уменьшается обязательство перед банком.
Покупка оборудования тоже сопровождается выплатой. Но стоимость оборудования обычно не признаётся расходом одного месяца, потому что оно будет использоваться несколько лет.
Выплата отвечает на вопрос:
Когда, кому и сколько денег перечислила компания?
Эта информация нужна для БДДС, платёжного календаря и управления ликвидностью. Но по выплатам нельзя правильно определить прибыль.
Поступление денег тоже не всегда является доходом
Здесь действует та же логика.
Компания получила аванс от покупателя. Деньги уже поступили, но товар ещё не передан. У компании возникло обязательство перед покупателем.
Компания получила кредит. Денег стало больше, но одновременно появилась обязанность вернуть их банку.
Собственник внёс деньги в бизнес. Денежные средства увеличились, но это не выручка от продажи.
Поэтому поступление денег и доход — не одно и то же, так же как выплата и расход.
Именно поэтому компания может иметь деньги на счёте и одновременно быть убыточной. Например, если получила кредит или большой аванс.
Возможна и обратная ситуация: компания показывает прибыль, но денег не хватает. Например, если товары проданы с отсрочкой платежа и покупатели ещё не рассчитались.
Приобретение ресурса ещё не всегда означает расход
Когда компания покупает материалы, товары, оборудование или программное обеспечение, она получает ресурс.
Дальше нужно понять: будет ли этот ресурс использован сразу или принесёт пользу в будущем?
Если материалы пока лежат на складе, компания просто заменила один актив другим. Вместо денег или задолженности перед поставщиком появились запасы.
Прибыль от этого ещё не уменьшилась.
Если куплено оборудование, которое будет работать несколько лет, его стоимость тоже не должна полностью уменьшать прибыль месяца приобретения. Сначала формируется актив, а затем его стоимость постепенно переносится на затраты через амортизацию.
Если же компания получила консультацию, которая полностью относится к текущему периоду и не создаёт отдельного ресурса для будущего использования, стоимость такой услуги может сразу стать затратой и расходом периода.
Таким образом, приобретение и использование ресурса могут происходить одновременно, а могут быть разделены во времени.
Что такое затраты
Затраты — это стоимость ресурсов, которые компания использовала или привлекла для определённой цели.
Чтобы говорить о затрате, нужно понимать три вещи:
какой ресурс использован, сколько он стоит и для чего он использован.
Ресурсом могут быть материалы, труд сотрудников, оборудование, помещение, электроэнергия, транспорт, программное обеспечение или услуги подрядчиков.
Целью может быть производство продукции, выполнение заказа, обслуживание клиента, продажа товара, управление компанией или создание нового актива.
Например, материалы передали в производство. Их стоимость стала производственной затратой.
Сотрудники выполнили работу. Возникли затраты на труд, даже если заработная плата будет выплачена только в следующем месяце.
Оборудование использовалось в производстве. Часть его стоимости через амортизацию стала затратой производства, хотя в момент начисления амортизации деньги никому не перечислялись.
Затрата отвечает на вопросы:
Какой ресурс использован? Для какой цели? Стоимость чего он формирует?
И здесь важно главное:
затрата может возникнуть без текущей выплаты, а выплата может произойти до возникновения затраты.
Пример с заработной платой
В марте сотрудники выполнили работу. В конце месяца им начислили заработную плату — 2 миллиона рублей. Деньги перечислят в апреле.
Когда возникла затрата?
В марте, когда сотрудники использовали своё время и выполнили работу.
В апреле произойдёт выплата и погашение задолженности перед сотрудниками. Но новой затраты от самого перечисления денег уже не возникнет.
При этом всю заработную плату нельзя автоматически отнести в одно место.
Заработная плата производственных рабочих может войти в себестоимость продукции. Заработная плата продавцов может стать коммерческим расходом. Заработная плата административных сотрудников относится к управлению компанией. Труд разработчиков при определённых условиях может формировать стоимость создаваемого актива.
Вид ресурса один — труд сотрудников. Но назначение труда разное.
Поэтому статья «Заработная плата» ещё не объясняет, где именно должна быть отражена затрата.
Что такое расходы
Расходы — это часть затрат, которая уменьшила финансовый результат конкретного периода.
Простыми словами, расход показывает, какая стоимость относится именно к текущей прибыли.
Допустим, материалы передали в производство. Затраты уже возникли. Но продукция ещё не готова или не продана.
В этом случае стоимость материалов находится в незавершённом производстве или готовой продукции. Она пока остаётся в составе активов и не уменьшает прибыль.
Когда продукцию продают, соответствующая часть её стоимости становится себестоимостью продаж и признаётся расходом.
Получается:
затраты уже возникли, но расход появится позже.
Некоторые затраты не формируют запасы и становятся расходами периода сразу. Например, многие затраты на общее управление компанией.
Поэтому можно сформулировать простое правило:
всякий расход связан с затратами, но не всякая затрата сразу становится расходом.
Выплата и расход могут возникать в разные месяцы
Рассмотрим несколько примеров.
Компания получила услугу в марте, а оплатила в апреле. Расход относится к марту, а выплата произойдёт в апреле.
Компания оплатила в январе годовую подписку на программное обеспечение. Деньги ушли сразу, но ресурс будет использоваться двенадцать месяцев. В управленческом учёте стоимость подписки можно признавать постепенно.
Компания купила и оплатила оборудование стоимостью 12 миллионов рублей. Выплата произошла сразу. Но расход будет формироваться постепенно через амортизацию.
Компания произвела продукцию в марте, а продала её в мае. Производственные затраты возникли в марте, но себестоимость продаж стала расходом только в мае.
Вот почему отчёт о прибыли и отчёт о движении денежных средств показывают разные стороны деятельности компании.
БДР показывает доходы и расходы. БДДС показывает поступления и выплаты.
Затраты могут формировать актив
Если в результате использования ресурсов создаётся объект, который принесёт пользу в будущем, затраты могут включаться в стоимость этого объекта.
Например, затраты могут формировать стоимость материалов, товаров, незавершённого производства, готовой продукции, оборудования, программного продукта или другого актива.
При производстве продукции материалы, труд сотрудников и часть производственных накладных затрат сначала накапливаются в незавершённом производстве. После выпуска они переходят в готовую продукцию. После продажи становятся себестоимостью продаж.
Затраты не исчезают — они меняют форму.
Включение затрат в стоимость актива называется капитализацией.
Что такое капитализация
Капитализация — это включение затрат в стоимость актива вместо немедленного признания расходом.
Экономический смысл прост: ресурс или созданный объект будет приносить пользу не только сейчас, но и в будущем.
Например, стоимость оборудования не относится целиком на расход месяца покупки, а постепенно переносится через амортизацию.
Стоимость произведённой продукции становится расходом не в момент выпуска, а при продаже или списании.
Капитализация не означает, что затраты никогда не станут расходом. Она только переносит момент признания расхода.
Если капитализировать слишком много затрат, стоимость активов и прибыль окажутся завышенными.
Если все затраты списывать сразу, расходы текущего периода будут завышены, а прибыль — занижена.
Поэтому вопрос «актив или расход?» является одним из центральных вопросов учёта затрат.
Что такое себестоимость
Себестоимость — это совокупность затрат, которые отнесены на конкретный объект по установленным правилам.
Главное слово здесь — объект.
Объектом может быть единица продукции, партия, заказ, проект, услуга, клиент, канал продаж, подразделение или процесс.
Себестоимость всегда отвечает на вопрос:
Стоимость чего мы рассчитываем?
Например, заработная плата менеджера является затратой на труд.
Для отдела продаж она может быть прямой затратой. Для конкретного канала продаж — тоже прямой, если менеджер работает только с этим каналом. Для отдельного продукта эта же заработная плата обычно будет косвенной и потребует распределения.
Поэтому нельзя назвать затрату прямой или косвенной, пока не определён объект расчёта.
Затрата и себестоимость — не одно и то же
Затрата показывает стоимость использованного ресурса. Себестоимость показывает стоимость объекта, сформированную из разных затрат.
Материалы — затрата. После отнесения на конкретный заказ они становятся частью себестоимости заказа.
Заработная плата производственных рабочих — затрата. После распределения между видами продукции она становится частью их себестоимости.
Аренда производственного помещения — затрата. После распределения она может войти в себестоимость разных продуктов.
Одна затрата может быть разделена между несколькими объектами. А себестоимость одного объекта обычно состоит из множества затрат: материалов, труда, амортизации, энергии и услуг.
Себестоимость тоже бывает разной
Когда руководитель спрашивает: «Какая настоящая себестоимость продукта?», вопрос нужно уточнить.
Можно рассчитать производственную себестоимость, себестоимость продаж, полную себестоимость, переменную, фактическую или нормативную себестоимость.
Производственная себестоимость показывает, сколько стоило изготовление продукции.
Полная себестоимость может дополнительно включать затраты на продажу, логистику, обслуживание и управление.
Переменная себестоимость включает затраты, которые меняются вместе с объёмом выпуска или продаж.
Нормативная себестоимость показывает, сколько продукт должен стоить при установленных нормах и условиях.
Фактическая себестоимость отражает реально возникшие затраты.
Все эти показатели могут быть правильными. Но каждый отвечает на свой вопрос.
Поэтому правильная формулировка звучит так:
Какую себестоимость мы рассчитываем, для какого решения, за какой период и по каким правилам?
Что такое издержки
Термин «издержки» шире бухгалтерских расходов и затрат.
Издержки показывают, чем компания жертвует ради выбранного решения или деятельности.
Предположим, компания работает в собственном помещении. Аренду она не платит, поэтому соответствующей выплаты нет.
Но это помещение можно было бы сдать в аренду и получать доход.
Если компания использует его сама, она отказывается от возможной арендной платы. Такой потерянный доход называется альтернативной издержкой.
Другой пример: собственник управляет бизнесом и не начисляет себе заработную плату. В бухгалтерских расходах стоимость его труда отсутствует.
Но это не означает, что его время бесплатно. Он мог бы работать в другом месте или использовать своё время иначе.
Такие издержки могут не отражаться в бухгалтерском учёте, но имеют значение для управленческого решения.
Поэтому бухгалтерская прибыль и экономическая прибыль могут различаться.
Собственные ресурсы не являются бесплатными
Одна из распространённых ошибок — считать собственные ресурсы бесплатными.
У компании есть собственный склад — значит, аренды нет.
Сотрудник уже числится в штате — значит, его можно бесплатно привлечь к дополнительному проекту.
Оборудование уже куплено — значит, его использование ничего не стоит.
На самом деле собственный ресурс может быть ограниченным и иметь альтернативное применение.
Если специалист занят одним проектом, он не может в это же время выполнять другой проект.
Если склад используется для собственного товара, его нельзя сдать арендатору.
Если производственная линия загружена одним заказом, компания может потерять возможность выполнить другой, более выгодный заказ.
Для бухгалтерского учёта такие потери могут не быть расходом. Но для выбора между вариантами они важны.
Пример: путь одной партии материалов
Рассмотрим полный путь партии материалов стоимостью 600 тысяч рублей.
В январе компания перечислила поставщику аванс. Произошла выплата, но затраты и расходы ещё не возникли.
В феврале материалы поступили на склад. Компания получила запас стоимостью 600 тысяч рублей.
В марте материалы на сумму 400 тысяч рублей передали в производство. Возникли производственные затраты. Они вошли в стоимость незавершённого производства.
В апреле продукция была выпущена. Затраты перешли из незавершённого производства в готовую продукцию.
В мае продали половину продукции. Соответствующая часть себестоимости стала расходом мая и уменьшила прибыль.
Оставшаяся продукция продолжает числиться в запасах. Её стоимость пока не стала расходом.
Деньги ушли в январе, материалы были использованы в марте, а расход возник в мае.
Именно поэтому прибыль нельзя определять только по банковской выписке.
Пример: приобретение оборудования
Компания приобрела оборудование стоимостью 12 миллионов рублей и сразу его оплатила.
В момент оплаты произошла выплата.
В момент принятия оборудования к учёту появился актив.
Затем компания начала использовать оборудование. Его стоимость постепенно переносится через амортизацию.
Если оборудование работает в производстве, амортизация может войти в себестоимость продукции.
Если оно используется на складе, амортизация относится к складской деятельности.
Если оборудование находится в административном офисе, амортизация может стать общехозяйственным расходом периода.
Таким образом, приобретение оборудования, выплата денег, возникновение затрат и признание расходов происходят в разные моменты.
Самые распространённые ошибки
Первая ошибка — считать расходом любую оплату. Аванс поставщику, возврат кредита и приобретение оборудования сопровождаются выплатой, но не обязательно уменьшают прибыль периода.
Вторая ошибка — считать, что без оплаты нет затрат. Начисленная заработная плата, амортизация и полученные, но ещё не оплаченные услуги являются затратами.
Третья ошибка — сразу списывать приобретённый ресурс в расходы, не проверяя, будет ли он использоваться в будущих периодах.
Четвёртая ошибка — считать любую производственную затрату расходом месяца. До продажи продукции затраты могут оставаться в незавершённом производстве и готовой продукции.
Пятая ошибка — использовать слово «себестоимость», не уточняя объект и состав включённых затрат.
Шестая ошибка — считать собственные помещения, оборудование и труд сотрудников бесплатными.
Седьмая ошибка — определять прибыль по движению денег. Прибыль формируется доходами и расходами, а остаток денег — поступлениями и выплатами.
Коротко о главных понятиях
Выплата — деньги ушли из компании.
Затрата — компания использовала ресурс для определённой цели.
Расход — часть затрат уменьшила финансовый результат периода.
Себестоимость — затраты были отнесены на конкретный объект: продукт, заказ, проект, клиента или другой объект расчёта.
Издержки — более широкое понятие, которое учитывает не только отражённые в учёте суммы, но и упущенные возможности.
Капитализация — затраты включили в стоимость актива и перенесли их признание в расходы на будущие периоды.
Главный вывод
Оплата, получение ресурса, возникновение затраты, формирование себестоимости и признание расхода — это разные экономические события.
Они могут произойти в один день, а могут быть разделены несколькими месяцами или даже годами.
Выплата отвечает на вопрос: когда ушли деньги?
Затрата показывает: какой ресурс использован и для какой цели?
Расход отвечает на вопрос: какая стоимость уменьшила прибыль периода?
Себестоимость показывает: стоимость какого объекта была сформирована?
А издержки помогают понять: чем компания пожертвовала, выбирая конкретный вариант?
Если эти понятия не разделять, невозможно правильно объяснить, почему деньги уже ушли, а расхода ещё нет; почему прибыль есть, но денег не хватает; почему произведённая продукция остаётся в активах; и почему одна себестоимость не подходит для всех решений.
В следующей статье цикла разберём, как затраты движутся внутри компании: от приобретённого ресурса до актива, себестоимости продаж и финансового результата.