Организация готовит документы к передаче в госархив. Дела подшиты, обложки оформлены, коробки подписаны. Составили перечень «что сдаём», отправили в архив - и получили отказ: это не опись дел постоянного хранения, а простой список. Нет годовых разделов, заголовки переписаны с обложек как попало, итоговой записи нет, согласования ЭПК нет. Пока опись не приведут в порядок, документы никто не примет.
Такая история повторяется из раза в раз, потому что опись дел выглядит просто: таблица на несколько граф. А на деле это учётный документ с жёсткой формой, и каждое отступление от неё архив трактует одинаково - на доработку.
Разберём по шагам: какая форма действует сейчас, какие дела включать, как заполнять графы и итоговую запись, кто и в каком порядке опись согласовывает и утверждает.
Каждую неделю разбираю на этом канале практику работы с документами: обработка, оформление дел, сроки хранения, передача в архив. Подпишитесь, чтобы не пропустить.
➕ Подписаться на канал АрхивПро
Зачем нужна опись дел постоянного хранения
Коротко: опись - это учётный документ и одновременно справочник по фонду. По ней архив принимает дела, по ней их потом ищут.
У описи две работы сразу.
Первая - учёт. Опись фиксирует, сколько дел передаётся на хранение и каких именно. Дело, не внесённое в опись, для архива не существует: его нельзя ни принять, ни выдать, ни списать. Поэтому опись - главный документ при любой передаче: в архив организации, в государственный архив, правопреемнику при реорганизации.
Вторая - поиск. Опись входит в научно-справочный аппарат фонда: по заголовкам дел находят нужный документ через годы и десятилетия. В архивоведении это называют уровневым описанием: сначала описывается фонд в целом, затем опись как группа дел, затем каждое дело отдельной строкой - описательной статьёй. По этой строке дело и будут искать через 30 лет.
Отсюда практический вывод: опись пишут для человека, который будет искать документ, ничего не зная о вашей организации, - и уже поэтому «для галочки» она не получается.
Кто обязан составлять опись?
Коротко: организации - источники комплектования госархивов составляют описи обязательно, остальные - для собственного архива и при ликвидации.
По 125-ФЗ «Об архивном деле» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение их сроков хранения. Требования к оформлению и учёту устанавливает приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - он действует для всех организаций независимо от формы собственности.
Дальше есть развилка.
- Источники комплектования госархивов (организации, чьи документы включены в состав Архивного фонда РФ) обязаны составлять описи дел постоянного хранения и утверждать их через ЭПК архивного учреждения.
- Остальные организации формально в госархив постоянку не сдают, но опись им нужна не меньше: без неё невозможен учёт собственного архива, передача дел при смене ответственных и подготовка к проверке.
- При ликвидации развилка исчезает: по ч. 10 ст. 23 125-ФЗ ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий обязаны передать документы постоянного хранения и по личному составу в государственный или муниципальный архив - а архив принимает их только по описям.
Так что вопрос «обязаны ли мы» на практике сводится к вопросу «когда именно нам это понадобится». Ответ обычно: раньше, чем планировали.
Что говорит закон
Коротко: форма описи и порядок её составления закреплены в приказе Росархива № 77 от 31.07.2023. За нарушение правил учёта архивных документов - ст. 13.20 КоАП, за отсутствие бухгалтерских документов - ст. 120 НК.
Основные нормы, на которые опирается вся работа с описью:
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 (зарегистрирован Минюстом, действует с 2023 года) - правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов. Он заменил прежние Правила-2015 (приказ Минкультуры № 526): если инструкция или шаблон у вас ссылаются на Правила-2015 - они устарели. Формы описей идут приложениями к приказу № 77: опись дел постоянного хранения - приложение № 9, по личному составу - № 10, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения - № 11, электронных документов - № 12.
- 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» - обязанность хранить документы (ст. 17), сроки по личному составу 50/75 лет (ст. 22.1), передача документов при ликвидации (ч. 10 ст. 23).
- Перечень типовых документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019) - по нему определяется, какие дела относятся к постоянному сроку хранения и попадают в опись.
- Ответственность. Нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов - ст. 13.20 КоАП: юрлицам штраф от 5 до 10 тысяч рублей. Отсутствие первичных бухгалтерских документов - ст. 120 НК: 10 000 рублей, если нарушение тянется больше одного налогового периода - 30 000.
Сам порядок работы с описями расписан в пунктах 66-69 правил: годовые разделы составляет работник архива или ответственный за архив - на основании сдаточных описей подразделений (п. 66); первому годовому разделу присваивается номер описи по листу фонда, и все последующие разделы числятся за этим номером (п. 67); итоговая запись составляется к каждому годовому разделу и тому (п. 68); законченная опись включает не более 9999 единиц хранения и заключается в твёрдую обложку (п. 69).
Опись - это треть работы по подготовке дел. Сначала экспертиза ценности, потом оформление самих дел, и только затем описание. Если фонд большой или запущенный, эту связку целиком берёт на себя подрядчик: АрхивПро 12 лет составляет описи и сдаёт фонды в госархивы.
Какие дела попадают в опись?
Коротко: только дела постоянного срока хранения, прошедшие экспертизу ценности, - и только завершённые делопроизводством. Опись строится по годовым разделам.
Опись дел постоянного хранения не составляется «по всему шкафу». Ей предшествует экспертиза ценности: каждое дело сверяется с Перечнем № 236 и отраслевыми перечнями, срок хранения подтверждается. Как это делается, я разбирал в статье «Экспертиза ценности документов».
По итогам экспертизы массив расходится на три потока:
- Постоянное хранение - в опись дел постоянного хранения.
- Личный состав и временные свыше 10 лет - в свои отдельные описи.
- Истёкшие сроки - в акт о выделении к уничтожению. Причём уничтожать эти дела нельзя, пока описи постоянного хранения не утверждены, а описи по личному составу не согласованы: запрет прямо закреплён в п. 17 правил.
Дела в описи группируются в годовые разделы - по году, в котором дело заведено в делопроизводстве. Внутри года действует схема систематизации: обычно сначала по структурным подразделениям, дальше - по значимости документов. Схему выбирают один раз на весь фонд, и менять её от раздела к разделу нельзя - иначе поиск по описи разваливается.
Не путайте три описи
Коротко: внутренняя опись лежит внутри дела, опись дел - учётный документ на весь фонд, сдаточная опись - рабочий перечень при передаче в архив организации.
Слово «опись» в архивном деле означает три разных документа, и подмена одного другим - типовая причина отказа.
- Внутренняя опись документов дела - Каждый документ внутри одного дела - Подшивается в начало дела
- Опись дел постоянного хранения - Каждое дело фонда одной строкой - Учётный документ архива, в нескольких экземплярах
- Сдаточная опись (опись дел структурного подразделения) - Дела, передаваемые из подразделения в архив организации - Рабочий документ передачи
Внутренняя опись обязательна только для отдельных категорий дел - подробно это разобрано в статье «Подшивка дел: требования к оформлению». Опись дел постоянного хранения - предмет этой статьи: именно её утверждает ЭПК и именно по ней архив принимает фонд.
Форма описи: графы и как их заполнять
Коротко: у описи форма из приложения № 9 к приказу № 77 - шесть граф: номер по порядку, индекс дела, заголовок, крайние даты, количество листов, примечания.
Форма описи (приложение № 9, образец рекомендуемый - но архивы ждут именно его) - таблица из шести граф:
- 1 - № п/п - Порядковый номер дела в описи, сквозной
- 2 - Индекс дела - Индекс по номенклатуре дел
- 3 - Заголовок дела - Проверенный заголовок с обложки
- 4 - Крайние даты - Даты самого раннего и самого позднего документов
- 5 - Количество листов - Из листа-заверителя дела
- 6 - Примечания - Особенности: ветхость, тома, выбытие
Главная содержательная работа - заголовок дела. Правило простое: заголовок в описи переносится с обложки дела, но перед этим его проверяют и уточняют. Полноценная описательная статья отвечает на вопросы: что за документы (род), о чём (вопрос), с кем (корреспондент), за какой период, подлинники или копии.
- ❌ «Приказы. Том 1» - по такому заголовку через 20 лет не найдут ничего.
- ✅ «Приказы генерального директора ООО "..." по основной деятельности за 2019 год. Подлинники» - видно, что искать и где.
Однотипные дела описываются единообразно: если в одном годовом разделе «Протоколы заседаний совета директоров», то и в следующем они называются так же, а не «Протоколы СД». Разнобой в формулировках - второй по частоте повод вернуть опись на доработку.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело из нескольких томов - каждый том получает свой номер. Дела одного года, оказавшиеся в разных местах хранения, всё равно сводятся в один годовой раздел.
Итоговая запись и оформление описи
Коротко: в конце описи - итоговая запись с количеством дел цифрами и прописью, первым и последним номерами, оговоркой литерных и пропущенных номеров. Плюс титульный лист и подписи.
Итоговая запись - то, что превращает таблицу в учётный документ. В ней указывают:
- сколько всего дел внесено в опись (раздел) - цифрами и прописью;
- первый и последний номера дел по описи;
- особенности нумерации: литерные номера (например, 15а) и пропущенные номера, если они есть.
Без итоговой записи опись не считается оформленной: количество строк в таблице юридически ничего не значит - учёт подтверждает итоговая запись за подписью составителя.
Дальше оформление: титульный лист с названием фонда и крайними датами дел, при необходимости - предисловие к описи (историю фонда и особенности описания архивисты читают именно там), оглавление, список сокращений. Опись подписывают составитель и руководитель архива (ответственный за архив), утверждает руководитель организации.
Про экземпляры и сроки: сдаточные описи подразделений готовятся в двух экземплярах и передаются в архив организации не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. Годовые разделы описей дел постоянного хранения организации - источники комплектования представляют на ЭПК в четырёх экземплярах на бумаге плюс один в электронном виде в редактируемом формате, не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 29 правил).
Про трудоёмкость. По действующим типовым нормам Росархива (приказ № 111 от 08.08.2022) описание дел управленческой документации идёт со скоростью 25 дел в день на специалиста, составление самой описи - 65 дел в день, предисловие - полтора дня. Фонд в 500 дел - это порядка полутора месяцев работы одного человека, не считая экспертизы ценности и оформления самих дел. Эти цифры полезно знать до того, как планировать сдачу фонда «к концу месяца».
Как опись проходит согласование
Коротко: опись рассматривает экспертная комиссия организации, затем - для источников комплектования - её утверждает ЭПК архивного учреждения. Только после этого можно уничтожать дела с истёкшими сроками.
Порядок движения описи выглядит так:
- Составитель готовит годовой раздел описи.
- Экспертная комиссия (ЭК) организации рассматривает и согласовывает раздел - протоколом.
- Для источников комплектования: раздел направляется на утверждение ЭПК архивного учреждения (экспертно-проверочной комиссии при госархиве или органе управления архивным делом).
- После утверждения ЭПК опись утверждает руководитель организации, и она становится учётным документом.
Организациям, которых нет в списках источников комплектования, ЭПК не нужна: руководитель утверждает опись сразу после согласования собственной ЭК (п. 30 правил). Оба маршрута заложены прямо в форму описи - внизу образца стоят грифы «СОГЛАСОВАНО. Протокол ЭК» и «УТВЕРЖДЕНА. Протокол ЭПК».
Практический смысл этой цепочки: ЭПК смотрит не только форму, но и полноту - не «потерялись» ли из описи дела, которые должны быть в постоянке. Поэтому попытка «сдать поменьше, чтобы меньше возиться» обычно заканчивается вопросами и возвратом.
И ещё раз про связку с уничтожением: акт о выделении дел к уничтожению можно исполнять только после того, как описи постоянного хранения и по личному составу утверждены и согласованы. Уничтожить документы «параллельно с описанием» - прямое нарушение.
Типичные ошибки
Коротко: чаще всего опись делают списком без формы, переносят заголовки с обложек без проверки, забывают итоговую запись и пропускают согласование.
Мы регулярно видим один и тот же набор промахов:
- Список вместо описи. Таблица в свободной форме: «папка 1, приказы; папка 2, отчёты». Архив такую не примет.
- Ссылка на отменённые Правила-2015 в положениях и шаблонах - форма берётся из приказа № 77.
- Заголовки скопированы с обложек без уточнения. «Разные документы», «Переписка» - через годы такие строки мертвы.
- Нумерацию каждого годового раздела начинают заново с № 1. По п. 67 правил все годовые разделы числятся за одним номером описи, а нумерация статей продолжается сквозной от раздела к разделу.
- Многотомное дело внесли одной строкой. Каждый том - отдельная строка описи со своим номером.
- В опись попали дела со сроком хранения до 10 лет. Они в архив не передаются и в описи не вносятся вовсе.
- Нет годовых разделов - дела за пять лет свалены в одну последовательность.
- Нет итоговой записи или она не совпадает с фактическим числом дел (после перестановки дел забыли пересчитать).
- Разнобой в однотипных заголовках между годовыми разделами.
- Опись составили после уничтожения части дел - восстановить учёт уже невозможно, а вопрос «куда делись документы» останется навсегда.
Каждая из этих ошибок сама по себе мелочь. Но опись - учётный документ: мелочь в нём означает переделку всего раздела.
Чек-лист: составить опись за 8 шагов
Коротко: от экспертизы ценности до утверждения руководителем.
- Провести экспертизу ценности: отделить постоянку от личного состава, временных дел и кандидатов на уничтожение.
- Оформить сами дела: подшивка, нумерация листов, лист-заверитель, обложка.
- Выбрать схему систематизации фонда и разложить дела по годовым разделам.
- Проверить и уточнить заголовки дел, привести однотипные к единой формулировке.
- Заполнить графы описи по форме приказа № 77, каждый том - отдельной строкой.
- Составить итоговую запись: количество дел цифрами и прописью, крайние номера, литерные и пропущенные.
- Оформить титульный лист и предисловие, подписать у составителя и ответственного за архив.
- Провести раздел через ЭК организации, для источников комплектования - утвердить в ЭПК, затем у руководителя.
Если на любом шаге данных не хватает (дела не оформлены, сроки спорные, фонд разрознен) - возвращайтесь на шаг назад: «дотянутая» опись всё равно вернётся из архива с замечаниями.
Итог
Опись дел постоянного хранения - главный документ фонда: по ней дела принимают на хранение и по ней их находят десятилетиями. Форма жёсткая, порядок согласования обязательный, а цена ошибки - возврат на доработку и переописание.
Если фонд большой, запущенный или горят сроки передачи (ликвидация, требование архива, проверка), составление описей разумнее отдать тем, кто делает это каждый день. АрхивПро 12 лет занимается архивной обработкой под ключ: выезжаем, проводим экспертизу ценности, оформляем дела, составляем описи постоянного хранения и по личному составу, проводим их через ЭПК и сдаём фонд в архив. На выходе - утверждённые описи, оформленные дела и фонд, готовый к передаче в госархив. Работаем без НДС, компания на УСН.
📞 +7 (495) 255-08-82 - бесплатный выезд и оценка 🔗 archivepro.ru
Источники
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях: порядок составления описей - пп. 66-69; формы - приложения № 9 (постоянное хранение), № 10 (личный состав), № 11 (временные свыше 10 лет), № 12 (электронные документы).
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»: ст. 17, ст. 22.1, ч. 10 ст. 23.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
- Кодекс об административных правонарушениях РФ, ст. 13.20. Налоговый кодекс РФ, ст. 120.
- Приказ Росархива № 111 от 08.08.2022 - типовые нормы времени и выработки на архивные работы: описание управленческой документации - 25 ед. хр./день, составление описи - 65 ед. хр./день.
- Е.Н. Кожанова. Статьи о составлении архивных описей - журнал «Секретарь-референт» (profiz.ru), 2018-2022.