Дело подшили аккуратно, обложку оформили, сдали в архив - а его вернули. Причина: листы пронумерованы ручкой, конверт с вложениями посчитали за один лист, а лист-заверитель вписали на обороте последнего документа. Формально дело подшито, а по правилам - нет. И самое обидное, что нумерацию теперь придётся стирать и переделывать по всему делу, потому что ошибку в середине уже не исправить одной цифрой.
Подшивка кажется самой простой частью архивной обработки: проколол, прошил, готово. Но именно на ней чаще всего спотыкаются, и не на самой прошивке, а на нумерации листов и листе-заверителе. Эти мелочи и решают, примут ли дело и можно ли будет доказать, что в нём всё на месте.
Разберём по делу: чем подшивка отличается от переплёта и скоросшивателя, как правильно нумеровать листы в сложных случаях, что писать в листе-заверителе и когда нужна внутренняя опись.
Каждую неделю разбираю на этом канале практику работы с документами: обработка, оформление дел, сроки хранения, передача в архив. Подпишитесь, чтобы не пропустить.
➕ Подписаться на канал АрхивПро
Подшивка, переплёт или скоросшиватель: в чём разница
Коротко: скоросшиватель - для временных дел до 10 лет, подшивка на четыре прокола или переплёт в твёрдую обложку - для постоянки, дел свыше 10 лет и по личному составу.
Три способа держать документы вместе - и путать их не стоит.
- Скоросшиватель - быстросъёмный механизм, листы можно вынуть и добавить. Годится только для дел временного хранения до 10 лет включительно: их не нумеруют и лист-заверитель не составляют.
- Подшивка на четыре прокола - документы прошивают в твёрдую обложку, каждый лист пронумерован, есть лист-заверитель. Это основной способ для дел длительного и постоянного хранения.
- Переплёт - более капитальный вариант той же задачи для больших и особо ценных дел.
Подробно про твёрдую обложку и переплёт разобрано в статье «Архивный переплёт документов: как и зачем». Здесь сосредоточимся на том, где ошибаются чаще всего, - на нумерации и заверителе.
Как правильно нумеровать листы
Коротко: нумеруют листы, а не документы, простым карандашом в правом верхнем углу. Для конвертов, наклеек и иллюстраций есть отдельные правила.
Это ядро подшивки и главный источник ошибок. Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, задают нумерацию довольно подробно.
Базовое правило: нумеруют листы, а не документы и не страницы - арабскими цифрами, простым графитным карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу, не задевая текст. Ручкой нельзя: ошибку нужно уметь исправить.
Дальше начинаются случаи, на которых спотыкаются:
- Иллюстративные материалы - фотографии, чертежи, диаграммы - нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу, а не поверх изображения.
- Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фото) считается одним листом. А вот вырезки или переводы, подклеенные только одним краем, нумеруются отдельно.
- Конверт с вложениями нумеруют по порядку: сначала сам конверт, затем каждое вложение отдельным номером. Это самая частая ошибка - посчитать конверт с содержимым за один лист.
- Подшитые издания с собственной нумерацией (брошюры) - либо нумеруют в общем порядке, либо сохраняют собственную нумерацию, если она не сбивает порядок листов в деле.
- Лист-заверитель и внутренняя опись в общую нумерацию не входят - их не нумеруют вместе с документами.
А если в нумерации нашли ошибку? Небольшие огрехи закрывают литерными номерами (например, 15а, 15б) или отмечают пропущенные номера. Но если ошибок много, дело перенумеровывают полностью - и это ровно та работа, которую хочется сделать один раз и правильно.
Лист-заверитель: что это и как заполнить
Коротко: это отдельный лист в конце дела, где указано, сколько листов пронумеровано, и отмечены все особенности. Его нельзя писать на обороте последнего документа.
Лист-заверитель - паспорт дела. Без него нельзя подтвердить, что дело полное и ничего не пропало. Он составляется на отдельном листе, подписывается составителем и подшивается в конец дела. Писать его на обороте последнего документа - ошибка.
Что в нём указывают по установленной форме:
- сколько листов подшито и пронумеровано - цифрами и прописью;
- с какого по какой номер;
- литерные номера листов (если были);
- пропущенные номера (если есть);
- сколько листов во внутренней описи (отдельно от основной нумерации);
- особенности: листы с наклейками, крупноформатные листы, конверты с вложениями и число вложений в них, повреждённые листы.
Все последующие изменения в составе или состоянии дела тоже отмечают в листе-заверителе - со ссылкой на акт. То есть это живой документ, а не разовая отметка.
Если объём большой, а дела с личным составом и особо ценными документами, где ошибка дорого стоит, оформление проще доверить тем, кто делает это каждый день. АрхивПро проводит обработку под ключ: систематизацию, подшивку, нумерацию, лист-заверитель и описи, с выездом и на запущенных архивах.
Когда нужна внутренняя опись
Коротко: внутренняя опись обязательна для дел, где важен поимённый учёт документов, - личных, судебных, дел с особо ценными документами.
Внутренняя опись - это перечень всех документов дела с их местом внутри него. Она нужна не всегда, а для определённых категорий: личных дел, судебных дел, материалов уголовных дел, дел о присуждении учёных степеней и званий, дел с авторскими свидетельствами и патентами. По решению организации её заводят и для других дел, где важен поимённый учёт.
В описи по каждому документу указывают порядковый номер, индекс, дату, заголовок и номера листов дела, а в конце - итоговую запись о количестве документов и листов самой описи. Подписывает её составитель.
Смысл простой: по внутренней описи видно, что именно лежит в деле и на каких листах, не листая его целиком. Для личных дел это ещё и защита от обвинений, что какой-то документ пропал или появился задним числом.
Типичные ошибки
Коротко: чаще всего нумеруют ручкой или документы вместо листов, забывают лист-заверитель и не отражают конверты и наклейки.
Мы регулярно видим один и тот же набор промахов.
- Нумерация ручкой. Исправить ошибку уже нельзя, дело идёт на перенумерацию.
- Пронумеровали документы, а не листы. Счёт сбивается, состав дела не подтвердить.
- Конверт с вложениями посчитали за один лист. Вложения должны получить свои номера.
- Иллюстрации пронумеровали поверх изображения, а не на обороте.
- Нет листа-заверителя или его вписали на обороте последнего документа.
- Не отразили литерные и пропущенные номера - расхождение всплывёт при проверке.
- Не составили внутреннюю опись для личных дел.
Чек-лист: как подшить дело без переделок
Коротко: пройдите семь пунктов от удаления скрепок до внутренней описи.
- Определить, что дело требует полного оформления (постоянка, свыше 10 лет, личный состав), а не скоросшивателя.
- Убрать все металлические скрепки и скобы, подшить на четыре прокола в твёрдую обложку.
- Пронумеровать листы простым карандашом в правом верхнем углу, а иллюстрации - на обороте.
- Отдельно обработать конверты (вложения своими номерами) и наклеенные документы.
- Ошибки закрыть литерными номерами, при большом числе - перенумеровать.
- Составить лист-заверитель на отдельном листе: количество листов цифрами и прописью, литерные и пропущенные номера, особенности.
- Для личных и особо ценных дел составить внутреннюю опись.
Если хотя бы один пункт пропущен, дело либо вернут на доработку, либо к нему возникнут вопросы при проверке.
Итог
Подшивка - не про то, чтобы просто прошить бумаги, а про то, чтобы состав дела был зафиксирован и подтверждён. Прошивка здесь самое простое. Сложное и ошибкоёмкое - нумерация листов и лист-заверитель: именно на них дела чаще всего возвращают из архива.
Правила несложные, но их много в мелочах: карандаш, а не ручка; листы, а не документы; конверт и вложения по отдельности; заверитель на отдельном листе. Сделать это один раз правильно всегда дешевле, чем перенумеровывать дело целиком.
Если предстоит оформить большой массив дел или подготовить архив к сдаче, а рук и опыта не хватает, эту работу проще отдать подрядчику. АрхивПро 12 лет занимается архивной обработкой: выезжаем, проводим экспертизу ценности, систематизируем, подшиваем и нумеруем дела, оформляем лист-заверитель и описи, готовим документы к сдаче в архив. На входе - акт и фиксированная цена, на выходе - оформленные дела и опись. Работаем без НДС, компания на УСН.
📞 +7 (495) 255-08-82 - бесплатный выезд и оценка 🔗 archivepro.ru
Источники
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов: нумерация листов (п. 52), лист-заверитель дела (приложение № 4), внутренняя опись документов дела (приложение № 5), обложка дела (приложение № 6).
- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия» - действует, требования к обложкам дел.
- Кодекс об административных правонарушениях РФ, ст. 13.20 (нарушение правил хранения архивных документов). consultant.ru