Компании всё чаще отказываются от полноценных бумажных архивов и хранения документов «по папкам». Причина — рост объемов информации и вектор на цифровизацию, который задает государство. При этом бизнесу важно сохранять быстрый доступ к данным и обеспечивать юридическую значимость документов на протяжении всего жизненного цикла. Надежным и современным решением в таком случае может стать внедрение электронного архива.
Электронный архив документов — это программное обеспечение, которое помогает централизованно хранить договоры, кадровые документы, бухгалтерскую и проектную документацию, переписку и другие материалы с учетом сроков, требований безопасности и нормативов Росархива. Цифровое хранилище дает возможность быстрее выполнять рутинные операции: сотрудникам не приходится тратить время на поиск и контроль сроков.
В статье подробнее разберем понятие электронного архива, его виды, инструкцию по организации и требования к хранению документов в 2026 году.
Что такое электронный архив документов простыми словами
Почти в каждой компании со временем появляется одна и та же проблема: количество документов растет и их хранение становится разрозненным. В итоге найти нужное через несколько месяцев уже достаточно трудно, а через несколько лет — почти невозможно.
Следует помнить, что в архиве хранятся только те документы, которые уже не участвуют в делопроизводственных процессах, но должны быть доступны в течение длительного времени. То есть их по-прежнему важно быстро находить и защищать от потери.
Главное отличие электронного архива от простого сетевого хранения — в управляемости и юридической значимости. Обычная папка на рабочем столе не поможет контролировать сроки хранения, версии, права доступа и подлинность. В результате сотрудники будут сталкиваться с дублированиями, потерями и невозможностью подтвердить юридическую силу документов спустя несколько лет.
Полноценный электронный архив решает эти проблемы. Система хранения электронных документов (СХЭД) содержит в себе не только сами файлы, но и связанные с ними метаданные: автора, дату подписания, сроки хранения, регистрационные данные, информацию об электронной подписи и историю изменений. Это особенно важно для документов, утвержденных электронной подписью (ЭП) по 63-ФЗ.
Современные ECM-системы и СЭД-платформы обеспечивают сквозное управление документами от оперативной работы до долгосрочного архивного хранения. Например, в решениях класса «долговременный архив» документы автоматически подготавливаются для многолетнего размещения: проверяется валидность ЭП, сохраняются доказательства юридической значимости и поддерживаются специализированные форматы.
Важно, что в СХЭД документы передаются и хранятся в формате PDF/A, определенном приказом Росархива от 23.07.2023 № 77:
п. 141. Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:
- файл основной части электронного документа (PDF/A);
- файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
- файлы электронной подписи (при наличии);
- файл описания с регистрационно-учетными сведениями о документе (метаданные).
Виды электронных архивов документов
Выбор архива зависит от типов документов, их объема, требований к безопасности, сроков хранения и степени цифровизации компании. Одни могут ограничиваться хранением файлов на внутренних серверах, другие строят полноценные ECM-системы с долговременным архивом и автоматическим контролем жизненного цикла документов.
На начальном этапе важно сразу разграничить, что документальный фонд имеет разное время хранения.
Сроки регламентируются различными перечнями, например Приказом Росархива № 236. В зависимости от значимости документа, период хранения может составлять от 1 года до бессрочного.
Ниже рассмотрим основные виды электронных архивов документов, их особенности, преимущества и ограничения.
Локальный архив (хранение силами компании)
Локальное электронное хранилище размещается на собственной ИТ-инфраструктуре организации. Такой вариант чаще выбирают крупные компании и предприятия с повышенными требованиями к информационной безопасности (ИБ).
Преимущество такого архива — полный контроль над данными. Вы самостоятельно управляете доступом, резервным копированием, обновлениями и политиками хранения документов. Это важно при работе с персональными данными, коммерческой тайной или документами длительного срока хранения.
Но с контролем появляются и дополнительные затраты:
- закупка серверного оборудования;
- поддержка ИТ-инфраструктуры;
- резервирование и отказоустойчивость;
- сопровождение системы хранения;
- регулярное обновление программного обеспечения.
Локальный архив редко существует отдельно. Как правило он становится частью ECM-системы.
Облачное хранилище (SaaS-решения)
Облачные архивы работают по модели SaaS: система размещается на серверах провайдера, а пользователи получают доступ через интернет. Такой подход дает возможность запуститься быстрее и не требует крупных вложений в собственную инфраструктуру.
Облачные решения особенно востребованы у среднего бизнеса и компаний с распределенной структурой. Пользователи могут работать из разных филиалов и удаленно, а обновления и техническое сопровождение берет на себя поставщик.
Преимущества облачного архива:
- быстрое внедрение;
- снижение затрат на инфраструктуру;
- масштабируемость;
- доступность из любой точки;
- автоматические обновления системы.
При выборе такого решения важно заранее проверить, где физически размещаются данные, соответствует ли система требованиям информационной безопасности, как организовано резервное копирование и поддерживается ли экспорт документов и метаданных при миграции.
Архив в системе ЭДО (хранение у оператора)
Многие компании используют архив, который встроен в систему электронного документооборота или предоставляется оператором ЭДО. Такой вариант удобен для оперативного хранения первичных документов вроде счетов-фактур, УПД, актов и договоров.
Оператор обеспечивает проверку ЭП, доступ к истории обмена и подтверждение факта отправки и получения документов.
Но здесь есть важное ограничение: такой эл. архив не подходит для долговременного хранения документов внутри компании. Так как решение ориентировано именно на обмен, а не на полноценное управление архивным фондом, в нем отсутствуют:
- гибкая номенклатура дел;
- поддержка долгих сроков хранения;
- централизованное хранение внутренних документов;
- интеграция с кадровыми или проектными архивами.
Исторические и долгосрочные архивы
Долговременные архивы предназначены для хранения документов сроком 10, 25, 50 лет и более. Это отдельный класс архивных систем, который учитывает требования законодательства, Росархива и стандарты долгосрочного хранения электронных документов.
Главная задача такого решения — сохранить юридическую значимость документа спустя десятки лет, даже если форматы файлов изменились, сертификат электронной подписи перестал действовать, компания сменила информационную систему или оператор ЭДО прекратил работу.
Для корректной работы используются специальные механизмы:
- хранение метаданных;
- перештамповка электронных подписей;
- контроль целостности документов;
- поддержка архивных форматов, например PDF/A;
- автоматическое управление сроками хранения и уничтожения.
Именно долговременные архивы становятся основой цифрового архива предприятия и помогают выстроить единый контур хранения документов на всем жизненном цикле.
Требования к хранению документов в электронном виде в 2026 году
В 2026 году электронный архив в некоторых компаниях — часть регламентированной системы управления документами. Вендоры и бизнес учитывают требования законодательства, нормативы Росархива, правила работы с электронной подписью и стандарты долговременного хранения.
Главная тенденция последних лет — переход от формального хранения документов к управлению их юридической значимостью на всем жизненном цикле.
Система должна уметь доказать:
- подлинность документа;
- неизменность содержимого;
- корректность электронной подписи;
- соблюдение сроков хранения;
- легитимность уничтожения документов.
Особое внимание в 2026 году уделяется соблюдению требований приказа Росархива №77 от 31.07.2023 и обновленным ГОСТам в области делопроизводства и архивного хранения. Такие законодательные инициативы постепенно формируют единые правила работы с электронными архивами и СХЭД.
Юридическая значимость и электронная подпись
Система должна обеспечивать юридически значимое хранение документов и подтверждать корректность электронной подписи спустя годы после подписания.
В России порядок использования электронной подписи регулирует Федеральный закон №63-ФЗ. В зависимости от типа документа компании могут использовать:
- простую электронную подпись (ПЭП);
- неквалифицированную электронную подпись (НЭП);
- квалифицированную электронную подпись (КЭП).
КЭП применяется для большинства юридически значимых документов. Но здесь возникает важная проблема: сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия. Через несколько лет после подписания проверить подлинность документа становится сложно. Поэтому системы архивного хранения используют постоянную поддержку информации о статусе сертификата, метки доверенного времени (МДВ), подтверждение действительности подписи на момент подписания и механизм перештамповки ЭП.
В 2026 году вопросам подтверждения юридической значимости электронных документов при их долговременном хранении уделяется особое внимание. Росархив и Минцифры последовательно движутся к закреплению требований по использованию МДВ.
Форматы файлов
Для долговременного хранения подходят не все форматы. Например, офисные документы, изображения или архивы могут некорректно отображаться спустя годы из-за изменений программного обеспечения или данных.
Поэтому предпочтительно использовать формат PDF/A — специализированный стандарт для долгосрочного хранения электронных документов. Его главная задача сохранить документ в неизменном виде независимо от программ, операционных систем и версий ПО.
Формат PDF/A:
- встраивает шрифты и служебные данные внутрь файла;
- исключает внешние зависимости;
- обеспечивает стабильное отображение документа;
- подходит для длительного хранения и передачи в архив.
Кроме самого файла, система должна сохранять метаданные: дату, автора, регистрационный номер, срок хранения, сведения об ЭП и принадлежность к номенклатуре дел.
В обновленном ГОСТ Р 7.0.8–2025 появились новые термины, связанные с системами хранения электронных документов, электронным документооборотом и техническими архивами. Это еще один признак того, что государство постепенно формирует единый понятийный аппарат.
Сроки хранения и порядок уничтожения
Для каждого электронного документа срок определяется требованиями законодательства и номенклатурой дел организации, а не форматом файла. Одни документы нужно хранить 3–5 лет, другие — 50 лет или постоянно.
Приказ Росархива №77 закрепляет требования к организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, включая электронные документы длительных сроков хранения.
Для компаний это означает, что электронный архив должен поддерживать:
- автоматический контроль сроков;
- привязку документов к номенклатуре дел;
- формирование описей;
- экспертизу ценности документов;
- разграничение доступа;
- процедуры уничтожения документов.
Удалять электронные документы без регламента нельзя, так как уничтожение должно подтверждаться актами и происходить только после того, как истечет срок и будет проведена экспертиза ценности.
Как создать электронный архив документов: пошаговая инструкция
Создание электронного архива — полная перестройка работы с документами в компании. Начинать проект с выбора программы может стать дорогой ошибкой, так как без определения требований бизнеса даже дорогое решение быстро превратится в «склад».
Основные этапы создания электронного архива документов
Шаг 1: аудит текущих процессов
Первый этап — анализ текущей ситуации. Бизнесу важно понять, какие документы создаются в компании и передаются в архив, какие документы продолжат существовать только на бумаге, как будут организованы сроки хранения и номенклатура дел. Чем детальнее проведен аудит, тем проще выбрать подходящую модель хранения и избежать дорогостоящих доработок после внедрения.
Шаг 2: выбор системы и ИТ-инфраструктуры
После компания определяет, где и как архив будет размещаться:
- локально на собственных серверах;
- в облаке;
- в гибридной инфраструктуре;
- в составе ECM- или СЭД-системы.
При выборе оцените возможности управления: поддержку юридически значимого хранения и электронной подписи, автоматизацию работы со сроками и номенклатурой дел, разграничение прав, масштабируемость и интеграцию с оператором ЭДО.
Шаг 3: оцифровка и индексация (сканирование бумажного фонда)
Если у компании накоплен значительный бумажный архив, следующим этапом становится оцифровка, которая обычно включает подготовку бумажного фонда, сканирование и распознавание документов, их индексацию и загрузку в архивную систему.
Главная задача здесь — превратить документы в структурированный цифровой архив с соблюдением перечня необходимых реквизитов.
Современные ECM-системы используют ИИ-сервисы для автоматического распознавания документов и извлечения. Это снижает объем ручного труда при массовой оцифровке бумаги.
Шаг 4: настройка прав доступа и безопасности
Электронный архив должен обеспечивать и хранение, и надежную защиту, поэтому безопасности данных посвящен отдельный этап проекта.
Обычно компании разграничивают доступ по подразделениям, ролям или уровням конфиденциальности.
Кроме прав система должна обеспечивать:
- резервное копирование;
- контроль изменений;
- защиту от удаления;
- журналирование действий пользователей;
- проверку целостности документов.
Шаг 5: обучение персонала
Любой технически сильный проект может провалиться, если сотрудники продолжают работать по-старому. Поэтому внедрение электронного архива обязательно сопровождается обучением персонала. Пользователи должны понимать все нюансы работы: как загружать документы, искать нужное, работать с ЭП.
Отдельное внимание обычно уделяют компетенциям руководителей подразделений и архивных служб, потому что они отвечают за соблюдение сроков хранения и корректность работы с документами.
На деле успешное внедрение электронного архива — масштабный ИТ-проект с изменением корпоративной культуры.
Преимущества перехода на цифровой формат
Миграция на электронный архив документов помогает компаниям сократить затраты на хранение бумажного фонда, ускорить поиск информации и снизить риски потери документов. Сотрудники получают быстрый доступ к данным, бизнес — прозрачную систему. Кроме операционных преимуществ, цифровой архив упрощает взаимодействие, помогает проходить проверки контролирующих органов.
Чтобы архив действительно оставался эффективным инструментом, важно опираться на опыт вендора, который понимает требования законодательства, специфику и задачи крупного бизнеса.
Узнайте подробнее о возможностях решения «Долговременный архив» от компании Directum и оставьте заявку для личной бесплатной консультации.