Workflow – последовательность операций (задач), выполняемых над документом или данными в рамках бизнес-процесса [Шапошников С. В. Проектирование workflow-систем на основе BPMN. — с. 12.]. Система типа workflow автоматизирует передачу документа между участниками согласно правилам маршрутизации.
В контексте документооборота workflow-система отслеживает:
· текущее состояние документа (создан, на согласовании, утверждён, отклонён);
· ответственного исполнителя;
· срок выполнения задачи;
· историю переходов.
Типовая архитектура workflow-системы включает следующие компоненты [Шапошников С. В. Проектирование workflow-систем на основе BPMN. — С. 34–36.]:
1. workflow engine – движок, ядро системы, которое управляет состояниями процессов и очередями задач;
2. репозиторий процессов – хранилище описаний маршрутов (схем согласования);
3. хранилище документов – база данных или файловое хранилище для документов;
4. очередь задач (task queue) – список заданий для исполнителей;
5. API шлюз – интерфейс для интеграции с внешними системами;
6. веб-интерфейс или клиентское приложение.
Для описания маршрутов документов используются стандартизированные нотации и языки [Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения. — С. 112–115]:
Жизненный цикл документа в СЭД
В workflow-системе документ проходит следующие этапы [Петров В. И. Организация электронного документооборота на предприятии. — С. 67–70]:
1. Создание – загрузка файла или создание документа в системе.
2. Регистрация – присвоение уникального номера и даты.
3. Маршрутизация – автоматическая отправка на согласование согласно схеме.
4. Согласование – последовательное или параллельное визирование документа.
5. Утверждение – подписание документа руководителем (с использованием электронной подписи).
6. Исполнение – выполнение действий, предписанных документом.
7. Архивация – перемещение документа в долговременное хранилище.
Маршрутизация и бизнес-правила
Маршрут движения документа описывается с помощью бизнес-правил. Примерами правил могут быть:
· Если сумма договора > 1 млн руб., то добавить финансового директора.
· Если тип документа = «Счёт», то маршрут: бухгалтер → руководитель → директор.
В workflow-системе правила реализуются через шлюзы (gateways) BPMN-диаграммы: исключающие (XOR), параллельные (AND) или инклюзивные (OR).
Интеграция через API и очереди сообщений
Workflow-система должна обмениваться данными с ERP, CRM, 1С. Типовые механизмы интеграции [Петров В. И. Организация электронного документооборота на предприятии. — С. 112–115.]:
- REST API – синхронные запросы для получения / обновления данных;
- очереди сообщений (RabbitMQ, Apache Kafka) – асинхронный обмен событиями. При изменении статуса документа движок отправляет событие в очередь, а подписанные системы реагируют.
С точки зрения практики внедрения workflow-движков
Для развёртывания документооборота можно использовать как коммерческие продукты, так и open-source решения [Гагарина Л. Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. — С. 245–247]:
Выводы
1. Workflow-система представляет собой программный комплекс, ядром которого является движок, управляющий состояниями документов и очередями задач.
2. Для описания маршрутов документов используются стандартные нотации BPMN и язык XPDL.
3. Жизненный цикл документа включает этапы от создания до архивации, каждому этапу соответствует определённое состояние.
4. Маршрутизация реализуется на основе бизнес-правил и шлюзов BPMN.
5. Интеграция с внешними системами выполняется через REST API или очереди сообщений, например, "программное обеспечение с открытым исходным кодом eGroupWare... может быть развернуто в облаке или установлено локально на серверах организации" [Кортенко Л.В., Кортенко К.С. Aвтоматизированные информационные системы совместной работы пользователей по технологии GROUPWARE // Наукосфера. 2023. № 11-1. С. 176-181 - https://dzen.ru/a/aaFnuFDyKj0F_GeL]
6. Существуют открытые workflow-движки (Camunda, RunaWFE), пригодные для внедрения.
7. Внедрение workflow-системы позволяет автоматизировать документооборот предприятия и повысить прозрачность исполнительской дисциплины.