Некоторыми вещами в России я искренне горжусь. Если бы в то время, когда я занимался бизнесом, были такие штуки, я бы никогда его не закрыл и не ушел в онлайн. Меня тяготила привязка к рабочему месту и рабочему времени. У нынешних предпринимателей такой проблемы больше нет, рассказываю на примере.
Пятница, вторая половина дня
Нужно закрыть сделку, пока бухгалтерия контрагента не ушла на выходные. Отгрузка стоит. Деньги зависли. Для завершения нужно подписать всего один универсальный передаточный документ. Но удача сегодня не на вашей стороне, мы застряли в пробке по пути на склад. Компьютер с токеном остался в офисе.
Эта ситуация — не досадное исключение, а ежедневная реальность для тысяч предпринимателей. По статистике, 86% владельцев бизнеса откладывают подписание документов, если под рукой нет стационарного рабочего места. И не потому что они не хотят, чересчур серьезно или наоборот легкомысленно относятся к делу. Проблема в техническом барьере, который долгое время казался непреодолимыми.
Зависшие документы — это дорого
Электронный документооборот (ЭДО) внедрялся ради скорости и удобства. Но на практике мы часто получаем ситуацию, когда юридически значимые действия безальтернативно привязаны к физическому ключевому носителю (USB-токену) и компьютеру. Руководитель или ИП превращается в узника собственного кабинета. Ни детей на озеро отвезти, ни на море выбраться.
Потому что стоит только отойти, весь процесс встает. Контрагент ждет, менеджеры нервничают, бизнес-процессы замедляются. В ЭДО нет ничего технически сложного, но нужен компьютер и подпись, а их нет.
Логичным решением здесь было бы использование смартфона
Устройство, которое всегда при нас. Но долгое время мобильный ЭДО упирался в вопросы безопасности и отсутствия массовых интеграций. Сейчас барьер снят и этим можно гордиться! Стран, где существует похожий сервис, в мире пока мало.
В приложении «Моё дело: бизнес и финансы» появилась функция подписания документов через «Госключ». Важно понимать механизм, чтобы оценить уровень защиты: приложение не хранит вашу электронную подпись и не управляет ей. Ключ всегда находится исключительно в защищенном контуре государственного приложения «Госключ» и жестко привязан к смартфону владельца. Передать этот ключ другому лицу или скопировать его технически невозможно.
Для начала работы требуется разовая настройка: у вас уже должна быть выданная налоговой квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для юридического лица или ИП в приложении “Госключ” (оформляется бесплатно). В приложении «Моё дело: бизнес и финансы» вы переходите в раздел профиля, выбираете интеграцию с «Госключ» и подтверждаете, что личность ранее верифицирована в удостоверяющем центре. Система отправляет приветственный документ в «Госключ», вы подписываете его, и связка готова.
Главное удобство становится очевидным в процессе реальной работы
Пришло push-уведомление о новом входящем документе. Открываем его в интерфейсе «Моего дела», видим стандартный УПД, счет или неформализованный документ (базовый B2B-набор). Изучаем содержимое прямо на экране телефона. Затем нажимаем кнопку «Подписать в Госключе».
На этом этапе открывается приложение «Госключ» с этим же документом. Никакого фонового или автоматического подписания нет, система всегда требует явного, осознанного подтверждения от владельца сертификата. Проводим пальцем или подтверждаем паролем — и всё. Документ подписан. Контрагент получает свой экземпляр в тот же день, и статус сразу меняется в системе, а уведомления дублируются на Госуслуги.
Процесс занимает пару минут. Больше никакой необходимости доехать до компьютера, чтобы что-то подписать. Полный контроль над документооборотом всегда при себе, в кармане, в смартфоне.
Кому доступен функционал и что важно знать
Инструмент рассчитан непосредственно на первых лиц: индивидуальных предпринимателей и руководителей ООО. При этом используется именно УКЭП на юрлицо или ИП из приложения “Госключ”. В той версии, которую я опробовал, подпись физического лица не подходит. Подписывает всегда лично владелец бизнеса.
На старте покрыт базовый пул закрывающих документов для B2B-взаимодействия: счета, счета-фактуры и УПД, а также неформализованные документы. Подписание возможно только с того конкретного устройства, на котором установлен «Госключ» с вашим сертификатом. Это не ограничение, а элемент защиты — ключ нельзя увести.
Малый и средний бизнес давно ждал, когда ЭДО перестанет быть придатком стационарного ПК. Возможность достать телефон и закрыть сделку за минуту — тут нам и комфорт, и управление рисками, и высокая скорость закрытия обязательств. И, в конечном итоге, наша собственная репутация как надежного партнера.
Попробуйте мобильный ЭДО в работе по ссылке.