Многие небольшие компании годами работают без штатного расписания — и узнают о его отсутствии только на проверке. Разбираемся, что это за документ, обязателен ли он и как составить его правильно.
Обязательно ли штатное расписание
Трудовой кодекс прямо не обязывает работодателя иметь штатное расписание. Но ст. 57 ТК РФ требует, чтобы в трудовом договоре была указана «трудовая функция» — должность в соответствии со штатным расписанием. То есть договор ссылается на документ, которого нет. Это уже нарушение.
Трудовая инспекция при проверке запрашивает штатное расписание в числе первых документов. Его отсутствие — повод для штрафа по ст. 5.27 КоАП: до 50 000 ₽ для юрлица.
Для ИП с сотрудниками логика та же: если есть наёмный персонал и трудовые договоры — расписание нужно.
Что должно быть в штатном расписании
Стандартная форма — унифицированная Т-3. Использовать именно её необязательно, но она содержит все нужные реквизиты, поэтому проще адаптировать под себя, чем придумывать с нуля.
В документе фиксируется:
• наименование структурных подразделений (если они есть) • название должностей • количество штатных единиц • оклад или тарифная ставка по каждой позиции • надбавки (если предусмотрены)
Фамилии сотрудников в штатном расписании не указываются — это принципиальный момент. Документ описывает структуру, а не конкретных людей.
Расписание утверждается приказом руководителя. Дата утверждения и период действия — обязательные реквизиты.
Как вести расписание при изменениях
Штат меняется: кто-то уходит, появляются новые должности, пересматриваются оклады. Каждое такое изменение нужно оформлять.
Есть два варианта:
Утвердить новое расписание. Подходит при масштабных изменениях — реструктуризации, введении нескольких новых позиций.
Внести изменения приказом. Удобнее для точечных правок: переименовали должность, повысили оклад одному отделу, убрали вакантную ставку.
Важно: если меняется оклад действующего сотрудника, это затрагивает его трудовой договор. Нужно дополнительное соглашение к договору и уведомление за два месяца (ст. 74 ТК РФ) — если изменение происходит по инициативе работодателя.
Шаблон из интернета не учитывает эти нюансы — он просто даёт пустую таблицу без пояснений о том, что и когда нужно делать дальше. Это риск, оформленный в Word.
---
Штатное расписание — один из тех документов, которые кажутся формальностью, пока не начинается проверка или трудовой спор. Лучше привести его в порядок заранее.
Если хотите, чтобы кадровые документы были актуальными и хранились в одном месте — посмотрите на bejure.ru: все документы подписываются электронно, обновляются при изменении законодательства и доступны в любой момент без поиска по папкам.
—
Команда Bejure
Вы развиваете бизнес, мы оформляем документы.
Документы в порядке. Бизнес под защитой.
https://bejure.ru/product