Если вы перевозите грузы или организуете перевозки, забудьте о бумажных документах с 1 сентября 2026 года. Транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские расписки оформляются только в электронном виде. Это всё называется ЭПД — электронные перевозочные документы.
В статье разберём, что именно нужно сделать, как выбрать систему и каких рисков лучше не допускать.
Главное об электронных перевозочных документах (ЭПД)
- ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года для всех участников перевозок, независимо от тоннажа и наличия записи в реестрах
- Для работы с ЭПД нужно подключиться к аккредитованному оператору ИС (информационную систему) ЭПД
- Водителям нужна простая электронная подпись и смартфон
- Специальных штрафов именно за ЭПД пока нет, применяются общие нормы КоАП за отсутствие перевозочных документов
Что такое ЭПД и как устроена система
ЭПД — электронные перевозочные документы. Это не просто сканы бумажных накладных, а полноценные юридически значимые документы в цифровом формате. Они создаются, подписываются и хранятся в системе оператора, а данные автоматически уходят в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Система работает так: каждый участник перевозки подписывает свою часть документа электронной подписью. Грузоотправитель создаёт накладную, перевозчик принимает груз и подписывает свой титул, грузополучатель подтверждает получение. Все данные хранятся в системе и доступны онлайн — контролирующим органам, участникам сделки и налоговой.
Два уровня системы
➡️ Оператор ИС ЭПД — аккредитованная Минтрансом компания, через которую вы создаёте, подписываете и обмениваетесь документами. Это ваша точка входа в систему.
➡️ ГИС ЭПД — государственная система, куда оператор автоматически передаёт данные. Туда же заглядывают инспекторы ГИБДД при проверке: водитель показывает QR-код, инспектор сканирует — и видит всю информацию о перевозке.
Какие документы стали обязательными в электронном виде
С 1 сентября 2026 года в электронный формат переходят:
✅ Транспортная накладная (ЭТрН)
Основной документ, подтверждающий факт перевозки. Заменяет бумажную ТТН. Подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель
✅ Заказ-заявка (ЭЗЗ)
Документ между грузоотправителем и перевозчиком о согласовании условий перевозки: маршрут, груз, стоимость, сроки
✅ Заказ-наряд (ЭЗН)
Документ для перевозок, выполняемых на основании заказа-наряда
✅ Сопроводительная ведомость (ЭСВ)
Применяется при централизованных перевозках
✅ Договор фрахтования (ЭДФ)
Для перевозок по договору фрахтования транспортного средства
✅ Экспедиторская расписка
Подтверждает, что экспедитор принял груз для организации перевозки
✅ Складская расписка
Подтверждает принятие груза на хранение
✅ Путевой лист (ЭПЛ)
Обязателен для перевозки алкоголя, для остальных пока в переходном периоде (но многие заказчики уже требуют его по договору)
Что пока остаётся на бумаге
Путевые листы в электронном виде пока необязательны для большинства перевозчиков — исключение составляют перевозки алкоголя. Но даже если для вашей деятельности ЭПЛ пока не требуется по закону, многие заказчики уже включают его в договор как условие. Лучше заранее обсудить это с ключевыми клиентами. Законодательство в этой сфере меняется — следите за обновлениями.
Кто участвует в подписании ЭТрН
Если в перевозке участвует экспедитор, он также подписывает свои документы — экспедиторскую расписку и заказ-заявку.
→ Подробнее в нашей статье про реестр экспедиторов
Как выбрать оператора ИС ЭПД
Список аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса. Оператор ИС ЭПД — это не обычный сервис ЭДО. Он умеет работать с логистическими документами и автоматически передаёт данные в ГИС ЭПД. На что смотреть при выборе:
➡️ Аккредитация Минтранса
Работать можно только с аккредитованными операторами. Проверьте статус аккредитации и срок её действия — она выдаётся на определённый период
➡️ Интеграция с вашей учётной системой
Если работаете в 1С или другой ERP, проверьте наличие готового модуля интеграции. Ручной ввод данных в отдельный интерфейс — это риск ошибок, задвоения и потеря времени. Попросите оператора показать, как именно происходит синхронизация с вашей системой
➡️ Мобильное приложение для водителей
Водитель должен подписывать документы прямо в рейсе. Убедитесь, что у оператора есть удобное мобильное приложение с поддержкой офлайн-режима — связь на дороге бывает нестабильной
➡️ Роуминг
Если ваши контрагенты подключены к другому оператору, нужно настроить роуминг — обмен документами между разными системами. Уточните у оператора, с какими системами он работает и как быстро настраивается роуминг
➡️ Техподдержка
При запуске системы возникнут вопросы — проверьте, как работает поддержка: есть ли выделенная линия, как быстро отвечают
➡️ Тарифная модель
Операторы берут плату по-разному: за документ, за месяц или за пакет. Посчитайте стоимость исходя из вашего объёма перевозок
Что нужно для перехода на ЭПД
Выберите оператора и заключите договор
Изучите список аккредитованных операторов на сайте Минтранса. Запросите демо-доступ у нескольких — посмотрите интерфейс, проверьте интеграцию с вашими системами.
Выпустите электронные подписи
Разным участникам процесса нужны разные подписи:
- Руководитель и бухгалтер используют УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись), которую получают в ФНС или у доверенных удостоверяющих центров
- Логисты и диспетчеры, подписывающие документы от имени компании, используют УКЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД), при этом МЧД подписывается УКЭП руководителя, иначе документ могут признать недействительным
- Водители используют простую электронную подпись (ПЭП), для получения которой достаточно авторизоваться через Госуслуги, например через приложение «Госуслуги Транспорт»
💡 Для некоторых типов документов (например, медицинских) требуется именно УКЭП — простой подписью не обойтись. Уточните у оператора, какие подписи нужны для каждого типа документов в вашей ситуации.
Подключите контрагентов
Все участники перевозочной цепи должны работать в системе: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель. Если кто-то из них подключён к другому оператору — настройте роуминг.
Начните переговоры с ключевыми партнёрами заранее: некоторые крупные заказчики уже выдвигают требование работать только через конкретных операторов.
Оснастите водителей
Водителю нужны смартфон или планшет с выходом в интернет и установленным приложением оператора. Через него водитель подписывает свой титул при погрузке и предъявляет QR-код инспектору ГИБДД при проверке.
Убедитесь, что у водителей есть устройства и они умеют с ними работать. Для старших водителей может потребоваться отдельный инструктаж.
Обучите персонал
Проведите обучение для всех, кто будет работать с ЭПД: диспетчеры, логисты, бухгалтеры, водители. Подготовьте памятки для рабочих мест — что делать при погрузке, при получении груза, при проверке на дороге.
Протестируйте до дедлайна
Не запускайте систему в боевом режиме с первого дня. Проведите тестовые перевозки с ключевыми контрагентами — выявите технические проблемы, настройте роуминг. Отдельно проверьте, как система формирует QR-код для водителя: убедитесь, что инспектор ГИБДД сможет его корректно отсканировать и увидеть данные о перевозке.
Роуминг между операторами — что это и как работает
Роуминг нужен, если ваш контрагент подключён к другому оператору ЭПД. Без него документ, который вы создали в своей системе, контрагент просто не увидит в своей.
Хорошая новость: настраивать ничего самому не нужно. Операторы договариваются между собой. Вам остаётся только найти контрагента в своём сервисе по ИНН или ID и отправить ему приглашение к обмену.
Но есть нюанс: роуминг работает не для всех документов. Например, для электронного путевого листа он вообще не предусмотрен — все, кто его подписывает (компания, медработник, механик), должны быть у одного оператора.
💡 При выборе оператора сразу спросите, с какими другими операторами у него есть роуминг. Если большинство ваших партнёров работают в конкретной системе — выбирайте того, кто с ней уже дружит.
ЭПД и налоговая: как это связано
Электронная транспортная накладная — первичный документ для налогового учёта. Если перевозка оформлена через ГИС ЭПД, налоговая видит её в системе и не ставит под сомнение реальность операции.
Если перевозка прошла без ЭТрН или с ошибками в документе — налоговая вправе усомниться в реальности расходов на перевозку и отказать в вычете НДС. Это риск не только для перевозчика, но и для его клиентов.
Штрафы и риски
Специальных составов именно за работу с бумажными накладными вместо ЭПД на момент написания статьи не принято. Поправки в КоАП дорабатываются.
Пока за отсутствие перевозочных документов применяются общие нормы КоАП. Но главный риск уже сейчас — налоговый. Если при проверке ФНС увидит, что расход на перевозку подтверждён бумажной накладной (когда по закону нужна электронная), она вправе не признать эти затраты. Следствие — отказ в вычете НДС, доначисление налога на прибыль, пени. Причём риск касается не только перевозчика, но и его клиентов.
Дополнительный риск — репутационный: крупные заказчики уже сейчас требуют от партнёров работы в системе ЭПД и могут отказаться от сотрудничества с теми, кто не перешёл.
💡Закрепите порядок работы не на словах, а в договоре. Пропишите, что обмен документами идёт в электронном виде, установите сроки подписания каждого титула и опишите порядок действий при технических сбоях. Это защитит обе стороны в спорных ситуациях.