IBS внедрила систему электронного документооборота Directum
О компании
IBS бизнес- и технологический партнер лидеров российского бизнеса. Компания решает сложные задачи в сфере стратегического развития и повышения операционной эффективности, оказывая услуги в области оптимизации бизнес-процессов, создания систем управления, управления данными, анализа и моделирования, разработки, тестирования и сопровождения программного обеспечения, создания вычислительных центров и систем хранения, аутсорсинга обеспечивающих бизнес-процессов и кибербезопасности.
С января 2023 года в группе компаний IBS реализуется поэтапный процесс внедрения системы электронного документооборота на базе платформы Directum RX. Формирование единого пространства для работы с документами и корпоративным контентом повышает скорость и прозрачность внутренних процессов IBS, помогает оперативнее принимать управленческие решения.
Ход проекта
Корреспонденция
В ноябре 2023 года было введено в промышленную эксплуатацию первое решение Directum RX, успешно выполнена автоматизация процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На работу в новой системе перешли специалисты секретариата и сотрудники из региональных центров. Решение Directum RX Делопроизводство полностью заменило работу в используемой ранее системе, почте и цифровых таблицах в части обработки корреспонденции.
Договорная деятельность
Автоматизация согласования договоров
В декабре 2024 года в IBS запущено в промышленную эксплуатацию Согласование заявки текста договора . Оно помогло сократить время на согласование договоров за счет автоматического назначения ответственных в рамках утвержденной матрицы, автоматического перехода на следующий этап и опции Аналогичная заявка . В Directum настроена новая матрица согласования договоров, в которой сокращено количество ответственных. Теперь от службы обязательным согласующим является только один сотрудник, такая же логика применяется к утверждению договора со стороны бизнес-направлений.
Карточка договора
В начале 2026 года было запущено новое решение Directum RX Договоры и счета , реализована функциональность по автоматическому созданию карточек договоров и счетов. В IBS выполнена миграция из используемой системы СУП в Directum RX, перенесено около 50 000 карточек договоров и 250 000 документов.
Организационно-распорядительные документы
С начала 2025 года в промышленную эксплуатацию введена информационная система «Согласования организационно-распорядительных документов» на базе Directum RX. Благодаря этому согласование и регистрация приказов, а также распоряжений в компании проходят в единой системе электронного документооборота.
Закрывающие документы
С середины 2025 года в системе Directum RX появилось новое решение Заявка на выпуск закрывающих документов . С появлением удобного и интуитивного сервиса все операции в компании происходят централизованно, что делает работу с закрывающими документами более прозрачной. В перспективе все заявки на выпуск таких документов будут оформляться в системе Directum.
Проектный опыт
С декабря 2025 года на платформе Directum в IBS запущен процесс централизованного сбора базы проектного опыта компании. Благодаря ему вся ключевая информация по реализованным проектам становится структурированной и доступной для подготовки конкурсных заявок, маркетинговых материалов, пресейлов и формирования проектных команд с учетом прошлых результатов.
Единая база проектного опыта трансформирует многолетний опыт IBS в уникальное конкурентное преимущество. Данные о проектах собраны в одном месте и оформлены по единому стандарту, что позволяет быстро находить нужные примеры, лучше понимать, какие решения уже применялись, и помогает точнее подбирать релевантный опыт под запрос заказчика.
Планы компании по развитию
В части функциональности Карточка договора в тестировании уже находится интеграция с Контур.Диадок для быстрого и прозрачного согласования коммерческих договоров с заказчиками через ЭДО.
В долгосрочных планах:
- автоматизация формирования договоров и дополнительных соглашений из преднастроенных шаблонов;
- активное использование инструментов ИИ;
- внедрение дашбордов для контроля исполнительской дисциплины.
По модулю системы Закрывающие документы реализуется функциональность автоматического выпуска документов на основе заявки, а также создания проводок в учетной системе. В дальнейших планах обмен закрывающими документами по коммерческим договорам через Контур.Диадок. После автоматизации этих процессов предполагается их тиражирование на другие типы договоров (поставки, субподрядные, хозяйственные) и закрывающие документы по ним.
В рамках долгосрочного развития подсистемы Проектный опыт запланирована автоматизация и унификация заполнения резюме сотрудников. Данные будут загружаться из базы проектного опыта, систем РБП-КРП и Аттестация для подачи на конкурсы и проведения внутренней аттестации.
Над проектом трудится команда IBS, объединяющая специалистов из разных подразделений компании. Сотрудники компании продумали новые процессы и интерфейсы, протестировали систему, провели обучение для команд и собрали первые отзывы для дальнейшей оптимизации.