С 1 января 2026 года федеральный МРОТ вырос до 27 093 рублей. Налоговые инспекции перенастроили автоматические сверки и сразу после сдачи 6-НДФЛ и РСВ за I квартал начали массово рассылать требования о пояснениях работодателям, у которых средняя зарплата ниже нового минимума или ниже среднеотраслевого уровня по региону.
Игнорировать такое требование нельзя: штраф — 5 000 рублей, а за повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 рублей. При этом доначислить НДФЛ и взносы только из-за того, что зарплата ниже среднеотраслевой, инспекция не вправе — это лишь повод для пояснений и потенциальный критерий для выездной проверки.
Когда зарплата ниже МРОТ допустима
Законодательно запрещено платить меньше федерального МРОТ работнику, который полностью отработал норму рабочего времени и выполнил норму труда. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, начисление ниже минимума законно.
Типовые ситуации, когда зарплата за месяц правомерно оказывается ниже 27 093 рублей:
- работа на неполной ставке (0,25; 0,5; 0,75) по ст. 93 ТК РФ;
- внешнее совместительство: оплата пропорциональна отработанному времени;
- отпуск без сохранения заработной платы или больничный в течение месяца;
- невыполнение нормы труда по вине работника;
- прием или увольнение в середине месяца;
- простой по вине работника.
Важно! Испытательный срок не основание для оклада ниже МРОТ. На полной ставке работник на испытании получает не менее 27 093 рублей. Районные коэффициенты и северные надбавки начисляются сверх МРОТ. Доплаты за работу в выходные и праздничные дни, сверхурочные также не включаются в МРОТ, как и доплаты за работу в ночное время.
Когда налоговая требует пояснения по зарплате
Инспекция проверяет уровень зарплаты по двум источникам: 6-НДФЛ и РСВ. Среднемесячная зарплата на одного работника считается как сумма выплат, деленная на численность и количество месяцев. Это значение сверяется по двум контрольным точкам.
Первая точка — МРОТ. Если средняя зарплата ниже 27 093 рублей в 2026 году, инспектор отправит требование пояснений на основании п. 3 ст. 88 НК РФ.
Вторая точка — среднеотраслевой уровень. Данные по отраслям публикует Росстат, доступ к показателям открыт через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» и сайты территориальных управлений ФНС.
Формальной обязанности платить не ниже среднеотраслевого уровня в Трудовом кодексе нет. Но низкий показатель — это самостоятельный риск-фактор: работодателя могут вызвать на зарплатную комиссию и включить в план выездных проверок.
Как обосновать и подтвердить в налоговом учете потери, убытки и резервы
Александра Кадынцева
Как выглядит требование
Документ приходит через оператора ЭДО или в личный кабинет налогоплательщика. В нем указаны:
- основание — п. 3 ст. 88 НК РФ (запрос пояснений в рамках камеральной проверки) или пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ (вызов налогоплательщика для дачи пояснений, в том числе на зарплатную комиссию);
- период, за который выявлено расхождение;
- конкретные показатели: средняя зарплата по данным РСВ и сравнительная величина (МРОТ или среднеотраслевая);
- срок представления пояснений — 5 рабочих дней с даты получения.
Электронное требование считается полученным на шестой день со дня направления через оператора ЭДО, если работодатель не подтвердил квитанцию о приеме раньше. После этого у работодателя есть 5 рабочих дней на ответ по п. 3 ст. 88 НК РФ. С учетом дня получения общий практический запас времени — около 11 рабочих дней.
Как объяснить низкую зарплату и составить пояснение
Форма пояснения свободная: ни НК РФ, ни приказы ФНС не утверждают шаблон. Письмо оформляется на бланке организации, с реквизитами требования, кратким описанием причин и приложениями.
Структура рабочего пояснения:
- Реквизиты ИФНС и работодателя.
- Ссылка на требование (номер, дата).
- Период, по которому даны разъяснения.
- Причины отклонения с привязкой к конкретным сотрудникам или ситуациям.
- Подтверждение соблюдения МРОТ для сотрудников на полной ставке.
- Перечень приложений.
- Подпись руководителя (ЭП при отправке через оператора).
Главный принцип: каждое утверждение подкрепляется документом. Если пишете «трое сотрудников работают на 0,5 ставки» — приложите трудовые договоры или дополнительные соглашения и приказы.
Электронная подпись для ответа на требование ФНС — за 1 рабочий день
Для отправки пояснений через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика необходима УКЭП. Получите квалифицированную электронную подпись в УЦ «Калуга Астрал» — аккредитованном удостоверяющем центре, входящем в число крупнейших в РФ. Оформить электронную подпись
Пояснение по зарплате ниже среднеотраслевой
Здесь логика другая: работодатель не нарушает закон, поэтому пояснение строится на объективных факторах бизнеса. Подходящие аргументы:
- значительная доля сотрудников на неполной ставке;
- сезонный характер деятельности и связанные простои;
- начало деятельности компании, формирование штата;
- трудности отрасли, снижение выручки (с приложением финансовых показателей);
- большая доля молодых специалистов или работников без квалификационных надбавок;
- региональная специфика — компания в малом населенном пункте при сравнении со средними значениями по субъекту в целом.
В финале пояснения корректно указать, что зарплата каждого сотрудника на полной ставке не ниже федерального МРОТ, а работодатель добросовестно исчисляет и уплачивает НДФЛ и страховые взносы.
Освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ: кто платить не должен и как это оформить
Александра Кадынцева
Образцы пояснений
Ситуация 1. Зарплата ниже МРОТ из-за неполной ставки
В ИФНС России № по от ООО «», ИНН , КПП исх. № от ..2026
Пояснения по требованию № от ..2026
В ответ на требование сообщаем, что среднемесячная зарплата по данным РСВ за I квартал 2026 года составила 18 400 руб. на одного работника. Отклонение от МРОТ объясняется тем, что из 12 сотрудников 5 человек оформлены на 0,5 ставки на основании ст. 93 ТК РФ (бухгалтер Иванова И. И., менеджеры Петров П. П., Сидоров С. С., уборщица Кузнецова К. К., курьер Орлов О. О.).
Оклады в пересчете на полную ставку составляют от 32 000 до 45 000 руб., что не ниже федерального МРОТ 27 093 руб. По сотрудникам на полной ставке начисления за полностью отработанный месяц превышают МРОТ. Нарушения ч. 3 ст. 133 ТК РФ отсутствуют.
Приложения: трудовые договоры (5 шт.), приказы о приеме (5 шт.), штатное расписание, табели учета рабочего времени за январь–март 2026 г., расчетные листки.
Генеральный директор _
Ситуация 2. Зарплата ниже МРОТ из-за внешнего совместительства
В пояснениях указывается, что часть сотрудников работает по совместительству на основании ст. 282 и 285 ТК РФ. Оплата производится пропорционально отработанному времени и выполненному объему работ. По основному месту работы у этих сотрудников зарплата соответствует МРОТ или превышает его, что подтверждается справками 2-НДФЛ из других организаций (если получены) либо заявлением работника.
Приложения: трудовые договоры с пометкой «по совместительству», заявления сотрудников, табели, расчетные листки.
Ситуация 3. Зарплата ниже среднеотраслевого уровня
В ответ на требование сообщаем, что среднемесячная зарплата работников ООО «» за 2025 год составила 42 800 руб., среднеотраслевой показатель по виду деятельности (ОКВЭД ) в области — 58 600 руб.
Отклонение связано со следующими объективными причинами:
- 40% штата (8 из 20 сотрудников) работают на 0,5 и 0,75 ставки.
- Деятельность носит сезонный характер; в январе–феврале объем заказов снизился на 38%, что отражено в выручке.
- Семеро сотрудников приняты в IV квартале 2025 года на этапе формирования нового подразделения.
Зарплата каждого работника, отработавшего полную месячную норму, не ниже федерального МРОТ. НДФЛ и страховые взносы исчислены и уплачены в полном объеме, что подтверждается данными 6-НДФЛ и РСВ.
Приложения: штатное расписание, выписка из положения об оплате труда, помесячный расчет средней зарплаты, отчет о финансовых результатах за 2025 год.
Ситуация 4. Невозможность представить документы в срок
Если налоговая вместе с требованием пояснений запросила документы по ст. 93 НК РФ и 5 рабочих дней на их подготовку не хватает, в течение дня, следующего за днем получения требования, направьте уведомление о невозможности представить документы в срок.
Решение о продлении инспекция принимает в течение 2 рабочих дней. Отказ оформляется отдельным документом.
Уведомляем о невозможности представить в установленный срок документы по требованию № от ..2026 в связи с большим объемом запрашиваемых сведений и временным отсутствием главного бухгалтера. Просим продлить срок представления документов до ..2026.
Пошаговый алгоритм ответа
Шаг 1. Анализ требования.Зафиксируйте дату получения, проверьте полномочия инспекции (требование подписано должностным лицом, реквизиты совпадают). Определите, по какому основанию запрос: нарушение МРОТ или отклонение от среднеотраслевого уровня. От этого зависит линия защиты.
Шаг 2. Сбор документов. Поднимите штатное расписание, трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приеме и переводе, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости, положение об оплате труда. Сверьте оклады с МРОТ 27 093 руб. на полной ставке и пропорционально — на неполной.
Шаг 3. Подготовка пояснений. Сформулируйте причины отклонения с привязкой к конкретным сотрудникам и периодам. Не используйте общие фразы вроде «низкие финансовые возможности» без подтверждения. Цифры в пояснении должны совпадать с данными отчетности и приложений.
Шаг 4. Подбор приложений. К пояснению прилагают копии документов, заверенные подписью руководителя и печатью (если используется). При электронной отправке — сканы или PDF, подписанные ЭП.
Шаг 5. Отправка. Электронная подача через оператора ЭДО либо личный кабинет налогоплательщика. Бумажный вариант допустим, но менее удобен: отсчет сроков ведется по дате получения инспекцией. Сохраните квитанцию о приеме и подтверждение даты отправки.
Отправьте пояснения в ФНС прямо из 1С — без лишних шагов
Сервис 1С-Отчетность позволяет направлять пояснения и отчетность в ФНС непосредственно из программ «1С:Предприятие». Мониторинг доставки и уведомления о статусе — вы всегда знаете, что ответ получен инспекцией вовремя. Подключить 1С-Отчетность
Какие документы приложить
Документ - Что подтверждает
Штатное расписание - Структура должностей, оклады, ставки
Трудовые договоры и допсоглашения - Условия о неполной ставке, совместительстве
Приказы о приеме, переводе, отпуске за свой счет - Основания для отклонений в начислениях
Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13) - Фактически отработанное время
Расчетные листки и ведомости - Состав начислений, доплат, удержаний
Положение об оплате труда, премировании - Систему оплаты в организации
Больничные листы - Периоды нетрудоспособности
Помесячный расчет средней зарплаты - Логику расчета показателя
Прикладывать трудовые договоры на весь штат не обязательно — только на работников, чьи начисления вызвали вопросы. Объемные приложения сшиваются и нумеруются, в письме указывается общее количество листов.
Как отвечать на требования ФНС, не провоцируя проверку
Александра Кадынцева
Частые ошибки
- Молчание. Самый дорогой вариант. Помимо штрафа по ст. 129.1 НК РФ, отсутствие реакции — прямой повод для зарплатной комиссии и включения в план выездных проверок.
- Шаблонные пояснения без цифр. Фразы «у нас сложная ситуация», «зарплата соответствует возможностям компании» инспекция расценивает как отсутствие пояснений. Нужны конкретные суммы, фамилии, периоды.
- Несовпадение данных. Если в пояснении указано 12 сотрудников, а в РСВ — 14, это создает дополнительный повод для проверки.
- Включение надбавок в МРОТ. Районный коэффициент, северная надбавка, доплаты за ночные и сверхурочные начисляются сверх МРОТ. Включение их в минимум — нарушение, которое инспекция увидит сразу.
- Игнорирование возможности продлить срок. Уведомление о невозможности представить документы в срок — рабочий инструмент, но подать его нужно на следующий рабочий день после получения требования.
- Отказ от представления документов. Если налоговая отдельно истребовала документы по ст. 93 НК РФ, отказ или непредставление без уведомления о продлении грозит штрафом 200 руб. за каждый непредставленный документ. За непредставление самих пояснений — отдельный штраф 5 000 руб.
Штрафы за непредставление пояснений
Санкции установлены ст. 129.1 НК РФ:
- 5 000 рублей — за первое непредставление пояснений или нарушение срока (п. 1);
- 20 000 рублей — за повторное нарушение в течение календарного года (п. 2).
Дополнительно по п. 1 ст. 126 НК РФ — 200 рублей за каждый непредставленный документ, если инспекция отдельно запрашивала их по ст. 93 НК РФ. Должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ — штраф от 300 до 500 рублей.
Доначислить НДФЛ и страховые взносы только на основании отклонения от среднеотраслевого уровня инспекция не вправе: для доначислений нужны доказательства серых выплат (свидетельские показания, банковские выписки, объявления о вакансиях с другими суммами). Само по себе расхождение со средними значениями — основание для контроля, а не для пересчета налогов.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли платить зарплату не ниже среднеотраслевого уровня?
Нет. Трудовой кодекс обязывает платить не ниже федерального МРОТ работникам, отработавшим месячную норму (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Среднеотраслевой показатель — это критерий для назначения выездной проверки по приказу ФНС № ММ-3-06/333@, но не норма оплаты труда.
Какой МРОТ применяется в 2026 году?
Федеральный МРОТ — 27 093 рубля с 1 января 2026 года. В субъектах с региональными соглашениями применяется региональный МРОТ, если он выше федерального и работодатель не отказался от присоединения (ч. 1 ст. 133.1 ТК РФ). Например, в Москве региональный МРОТ на 2026 год выше федерального и устанавливается московским трехсторонним соглашением.
Нужно ли прикладывать трудовые договоры на всех сотрудников?
Нет. Прикладывайте документы только по сотрудникам, чьи начисления попали в зону вопросов: работающим на неполной ставке, по совместительству, принятым или уволенным в середине месяца. По остальным достаточно штатного расписания.
Что делать, если 5 дней не хватает?
В тот же или следующий рабочий день после получения требования направьте уведомление о невозможности представить документы в срок. Инспекция в течение 2 рабочих дней решает, продлить срок или отказать.
Может ли налоговая доначислить НДФЛ из-за низкой зарплаты?
Только при наличии доказательств выплат в обход кассы и расчетного счета: показаний работников, документов о фактических суммах, расхождений с банковскими операциями, объявлений о вакансиях с другими суммами. Разница со среднеотраслевым уровнем сама по себе не является основанием для доначисления.