— Закрыла месяц, а у Петрова зарплата за полный месяц. — Так он же 10-го уволился? — Вот и я думаю.
Классика жанра. Человека уволили, а 1С спокойно начислила ему оклад, как будто он всё ещё ходит на работу. И хорошо, если поймали до выплаты. А если деньги уже ушли на карту? Помню случай — мне написали в пятницу вечером, деньги ушли в четверг, а в понедельник сотрудник уже не отвечал на звонки. Вот это веселье.
Что сделать прямо сейчас, если зарплата уволенному уже начислилась
Первым делом — не паникуем и не удаляем документы задним числом. Открываем расчётный листок сотрудника и сверяем дату увольнения в кадровом приказе с периодом начисления.
Если деньги ещё не выплачены — просто пересчитываем начисление. Если выплачены — оформляем перерасчёт и возврат, без задним числом стёртых документов. Дальше расскажу как.
Почему 1С начисляет зарплату уволенному: 4 типовые причины
В ЗУП и в Бухгалтерии с расчётом зарплаты механизм один — начисление опирается на кадровые документы. Если в них дырка, программа честно платит «фантому».
- Увольнение не проведено — приказ создан, но висит как черновик. Сотрудник по базе всё ещё работает.
- Дата увольнения позже фактической — кадровик поставил 30-е вместо 10-го. Программа начислила за полмесяца лишнего.
- Увольнение провели после расчёта зарплаты — сначала посчитали оклад всем, потом задним числом уволили. Документ начисления не пересчитали.
- Сотрудник в нескольких подразделениях — уволили из одного, во втором он остался активным. Редкая, но злая ситуация.
Чаще всего виновата третья причина. Спешка перед закрытием месяца — и привет. У меня в 3 из 5 последних разборов именно она и всплывала.
Как найти ошибку в базе 1С: пошаговая диагностика
Не надо вручную перелистывать всех. Есть быстрые способы.
- Отчёт по начислениям за период (раздел зарплатных отчётов) → отбор по периоду. Сверяем список начисленных с реально работающими.
- «Личные данные сотрудников» или список «Сотрудники» → колонка «Дата увольнения». Сортируем — видим всех уволенных, у кого есть начисления в текущем месяце.
- Расчётный листок конкретного человека → смотрим, за сколько дней посчитан оклад. Если за полный месяц при увольнении 10-го — вот она.
- Проводки по 70 счёту (ОСВ по счёту 70) → ищем сотрудников с оборотом по Кт 70, которых в штате уже нет.
Минут пять-десять, и картина ясна. Я обычно начинаю с ОСВ по 70-му — там «фантомы» вылезают сразу.
Как исправить лишнее начисление и пересчитать НДФЛ и взносы
Порядок зависит от того, выплачены деньги или нет. Разберу оба.
Деньги ещё НЕ выплачены
- Проводим или правим увольнение. Ставим верную дату. Если приказ висел черновиком — проводим.
- Пересчитываем начисление зарплаты. В документе начисления зарплаты пересчитываем сотрудника — оклад пересчитается по фактически отработанным дням.
- Проверяем НДФЛ и взносы. После пересчёта они уменьшатся пропорционально. Сверяем расчётный листок.
Всё. Если документы ещё не закрыты выплатой — это самый чистый сценарий. Тут радоваться надо, что поймали вовремя.
Деньги уже ВЫПЛАЧЕНЫ на карту
Тут сложнее. Удалять выплату нельзя — она реально прошла через банк.
- Пересчитываем начисление по фактическим дням — как выше. Получаем сумму, которую человек должен был получить.
- Считаем переплату. Разница между выплаченным и пересчитанным — это излишне выплаченное.
- Оформляем возврат. Сотрудник возвращает деньги добровольно (приходник или возврат на счёт), либо удерживаем из других выплат — но только с его письменного согласия Важно: размер удержаний из зарплаты ограничен трудовым законодательством. Если же сотрудник уже уволен — удерживать не из чего, остаётся только добровольный возврат или суд. и с учётом ограничений на удержания из заработной платы, установленных трудовым законодательством.
- Корректируем НДФЛ. Излишне удержанный налог возвращаем сотруднику в порядке, установленном Налоговым кодексом, либо засчитываем в счёт будущих удержаний.
- Корректируем взносы. Переплата по взносам идёт на уменьшение текущих начислений или возврат из СФР.
Бухгалтерия отражает сторно лишнего начисления: Дт 20 (26, 44) Кт 70 сторно, и аналогично по НДФЛ и взносам. Главное — не нарушить корреспонденцию задним числом в закрытом периоде.
Сейчас будет важное — не пропустите. Самая частая засада именно тут: человек уже уволен, а вернуть переплату по-хорошему отказывается. И вот без его письменного согласия удержать вы не можете. Честно? Я раньше думал, что это формальность, но один спор с бывшим сотрудником быстро переубедил.
Как исправить 6-НДФЛ и РСВ после перерасчёта
Это та часть, из-за которой потом приходят пояснения по ТКС.
Если ошибку поймали внутри того же отчётного периода — отчёты ещё не сданы, просто формируем их заново с верными суммами. Никаких уточнёнок.
Если период уже закрыт и отчёты сданы:
- Расчёт по НДФЛ — сдаём уточнённый расчёт за период, где было завышение. В 1С перезаполняем и формируем корректировку с нужным номером.
- РСВ — аналогично, уточнёнка за тот квартал, где завышены взносы. База уменьшается, взносы пересчитываются.
- Персонифицированная отчётность по физлицам — если меняется сумма по конкретному человеку, корректируем и её.
Обратите внимание: при завышении начислений вы переплатили НДФЛ и взносы в бюджет — то есть недоимки нет, а значит и пеней по ст. 75 НК РФ здесь не возникает. После уточнёнок излишне перечисленные суммы сформируют положительное сальдо на ЕНС, которое можно зачесть или вернуть по заявлению. ФНС может запросить пояснения в рамках камеральной проверки по ст. 88 НК РФ. Ничего страшного, если уточнёнку сдали сами и переплату вернули — это нормальный рабочий процесс.
Как больше не платить «фантомам»: короткий вывод
Правило простое: сначала кадры — потом расчёт. Все увольнения месяца проводим ДО начисления зарплаты, а не после.
И перед закрытием месяца — пять минут на отчёт по уволенным с начислениями. Эта привычка экономит часы на уточнёнках и нервы на пояснениях. Ну вы поняли, к чему я веду.
Что разобрать в следующей статье? Пишите в комментариях 👇
Если по какому-то пункту чек-листа нужна помощь — на koderion.ru подберёте 1С-специалиста под конкретную задачу. Биржа без посредников, часовая оплата, проверенные исполнители.
Материал — рабочая практика, не заменяет письма ФНС и консультацию аудитора. Если в вашей базе картина отличается — это нормально, ЕНС и 1С не всегда совпадают. Пишите в комменты, разбираем.