Вы когда-нибудь делали план-график в Excel, который через месяц превращался в ад из 500 строчек и, как следствие, способствовал срыву сроков? Я — инженер, руководитель с более чем 15-летним стажем. И я вас понимаю. Excel великолепен для таблиц, но он не знает, что такое «связь задача-задача» и «критический путь». А вот MS Project — знает.
В этом небольшом цикле статей мы на реальном примере (разработка основных технических решений для строительства промышленного объекта) пройдем путь от набора данных к управляемому расписанию. В первой части поговорим про фундамент: как создать работающий календарный план, даже если вы открыли программу впервые.
PS: Я использую MS Project 2024, но подойдет любая версия начиная с 2016. Сокращения: ПКМ — правый клик мыши, ЛКМ — левый.
Внимание, немного личной информации. Статьи на канале выходить будут, но реже - к сожалению, в настоящее время все время уходит на рабочие вопросы.
Методология работы
Программа предназначена в первую очередь для управления задачами и расписанием проекта. Даже при самом примитивном применении MS Projectпутем метода календарно-сетевого планирования можно легко получить график реализации с автоматическим расчетом общей длительности для мероприятия.
По мере освоения программы возможности для пользователя увеличиваются.
Однако, давайте обо всем по порядку. Начнем с ответа на вопросы: «сколько времени это у нас займет?» и «сколько времени еще осталось, если все пойдет по плану?»
Календарно-сетевое планирование
Напомню, что календарно‑сетевое планирование (КСП) — это метод управления проектами, сочетающий календарное планирование (распределение задач во времени) и сетевое моделирование (анализ логических связей между задачами). Его результатами являются сетевой график (диаграмма) и календарное расписание.
Проект представляется в виде сети, где узлами (вершинами) являются задачи или события, а линии (или стрелки) определяют зависимости между ними. Какие? Например, события могут начинаться либо одновременно, либо одно только после окончания другого. После расстановки зависимостей становится видным критический путь, а именно последовательность задач, определяющая минимальную длительность проекта (то есть, когда изменение срока выполнения любой из задач последовательности приводит к сдвигу даты завершения всего проекта). Задачи этой последовательности называются критическими, но при этом суммарное время их выполнения определяет резервы времени для выполнения иных, некритических задач.
Календарное расписание выполняется путем привязки сетевого графика с определенными длительностями задач к реальным датам с учетом производственного календаря.
Так сетевой график мы часто прикладываем в качестве приложения к заданию или договору, когда начало работ неизвестно. В процессе реализации, понятное дело, осуществляется его корректировка и переход к фактическому календарному расписанию.
Инструментом календарного расписания является диаграмма Ганта, которая позволяет в удобной визуальной форме (для каждой задачи на временной шкале показывает ее длительность) осуществлять определение сроков выполнения этапов проекта, сводя воедино сроки задач, их последовательность, зависимости между ними и ответственными лицами. Она является базовой для работы в MS Projectи, как правило, когда говорят о календарном графике, имеют прежде всего ее.
Создание и настройка проекта
Основные настройки содержатся в ФАЙЛ — ПАРАМЕТРЫ. На первом этапе нам следует установить тип планирования и свойства задач.
Возможно сразу задать способ определения длительности: автоматически или вручную (директивно). Также это возможно сделать при открытии нового проекта.
Несмотря на то, что разработчики MS Projectрекомендуют использовать только автоматическое планирование, на практике существует несколько случаев, когда это нежелательно.
Вообще смысл директивного планирования в том, чтобы обеспечить возможность работы как в Excel. В MS Project реализовано огромное количество функций точно таких же, как в Excel. То есть, если вы знаете, как что-то сделать там, то скорее всего сможете реализовать это и здесь.
На раннем этапе планирования, когда многие детали проекта еще неизвестны для учета известных данных удобно использовать ручное планирование: при этом поля «Начало», «Окончание» и «Длительность» можно заполнить любыми требуемыми данными. Я лично иногда в таком формате заполнял протоколы разных совещаний. Ну знаете, когда в столбце срок надо указать «как можно быстрее».
Второй важный аспект директивного планирования — это определение сроков «сверху-вниз», который для нашей реальности является наиболее распространенным. Его суть в том, что вы получаете от руководства конкретные сроки, когда должны справиться со своим пулом задач. Необходимо извернуться ужом, но сложить пасьянс задач, чтобы исполнить их к требуемой дате.
Теперь можно создать новый проект ФАЙЛ —> СОЗДАТЬ —> НОВЫЙ ПРОЕКТ. Тут все стандартно.
Информация в программе может представляться в различных форматах. Для удобства быстрого переключения целесообразно сразу подключить ПАНЕЛЬ ПРЕДСТАВЛЕНИЙ. Для этого нужно в левой части окна через ПКЛ перейти в контекстное меню и выбрать соответствующую опцию.
Карточка проекта
В меню ПРОЕКТ можно вызвать и настроить карточку проекта через выбор СВЕДЕНИЯ О ПРОЕКТЕ.
Укажите способ планирования: «от даты начала».
Выберите календарь проекта (календарь может учитывать рабочие/нерабочие дни, отпуска и т. д.). По умолчанию предлагается стандартный календарь. Однако тут же через меню ПРОЕКТ — ИЗМЕНИТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ имеется возможность создать свой новый календарь.
Формирование списка задач (содержание проекта)
Разработка иерархической структуры работ
Работа начинается с формирования перечня работ (задач) и определения этапов (отделов) работ. Задачи проекта принято формулировать по схеме «глагол + существительное» (хотя есть и альтернативное мнение о задаче, как о результате), то есть необходимо подобрать конкретные действия (разработать, проанализировать, создать, подготовить, собрать, оформить и т. д.) и указать объекты (результаты), к которым эти действия относятся. Опционально добавляют уточнения или иные характеристики для результата.
NB! Вообще каждый конечный результат также должен иметь свое описание, цели и функции. По части разделения: я стараюсь, чтобы количество уровней не превышало 2-3, а затрачиваемое время на одну элементарную задачу находилось в диапазоне 1-10 рабочих дней (8-80 часов).
В случае необходимости, как и в Excel(е) мы можем вставлять пропущенные сроки с помощью команды контекстного меню ВСТАВИТЬ ЗАДАЧУ. Предположим, нам надо добавить ключевую точку (веху) о начале работ.
Веха — это работа или задача с нулевой длительностью (то есть для нее необходимо задать длительность равную ноль дней), отражающая важное событие в календарном плане. Я думаю, что не надо пояснять, что по таким вехам осуществляют контроль хода реализации проекта. На диаграмме Ганта в MS Project она будет отображаться в виде ромбовидной точки.
Некоторые задачи для идентификации удобно выделять цветом (выделяем строку и определяем цвет фона из меню).
Давайте закончим формирование перечня работ. Конечно, мы будем формировать график в упрощенном виде. Даже для ОТР, как правило, законченных задач, на выходе которых имеется значимый для проекта результат куда больше. Средний проект в части разработки только проектной документации может включать три и более сотни строк.
Далее формируется многоуровневая иерархическая структура с помощью кнопок ПОВЫШЕНИЯ/ ПОВЫШЕНИЯ УРОВНЯ ЗАДАЧИ на вкладке ЗАДАЧА. Можно выбирать сразу несколько строк для данной операции.
Для каждой задачи необходимо выбрать РЕЖИМ ЗАДАЧИ (если вы не сделали это ранее): планирование вручную, автоматическое планирование. Режим задачи устанавливает то, как будут определяться сроки — директивно (вручную) или с помощью алгоритмов программы. Давайте все-таки выберем для всех АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
Обратите внимание, что, выбрав значение его, как в Excel, можно протянуть на требуемую глубину строк.
Далее для каждой задачи расставляется длительность (в днях), как вы это видите. Скорее всего это результат никому не понравится, но это нормально — все приходит с опытом. Выскажу также крамольную мысль, что на этапе первичного планирования слишком сильно детализировать задачи проекта не стоит (ибо бессмысленно), а вот когда выходите на реализацию какой-то конкретной, тогда ее обязательно нужно уточнять. Это позволит отслеживать, во-первых, хронологию, во-вторых, фактически затрачиваемые ресурсы. Ну и для микроменеджмента полезно.
Длительность можно также задавать через начало и окончание работ. Однако данный функционал имеет смысл при ручном (директивном) планировании.
Знак вопроса рядом с длительностью присутствует для вновь созданных задач до момента задания конкретного значения пользователем. Вернуть знак вопроса (а это означает, что у вас есть сомнения и требуются дальнейшие уточнения) можно в карточке задачи на любой вкладке с помощью чек-бокса «Предв.оценка».
Совмещение режима автоматического и ручного планирования
А что, если часть задач планировать автоматически, а часть оставить в ручном режиме? Такое, конечно, возможно. В этом случае нестыковки будут отслеживаться, а пользователю предлагаться каким-то способом устранить конфликт.
Давайте для какого-то раздела переведем режим планирования «вручную». На первом этапе ничего не изменится, но если для задачи нижней иерархии увеличить длительность, то возникший конфликт в дате окончания блока работ подсветится красным подчеркиванием. И на графике длительность также изменит цвет. Программа предложит либо вручную исправить дату, либо перейти в режим автоматического планирования.
И это иногда очень удобно для отслеживания сдвига каких-то ключевых вех в сложном проекте, так как позволяет видеть и согласовывать смещение сроков.
Определение связей между задачами
Можно выполнить несколькими способами. Либо графическим, когда на диаграмме Ганта выделяют требуемую задачу, далее зажав ПКМ, перекидывают ее на задачу, с которой надо установить связь.
Либо для выделенных задач (доступно множественное выделение!) активизацией команды на ленте в меню «Задача» в группе «Планирование» кнопкой «Связать выделенные задачи»: ЗАДАЧА —> ПЛАНИРОВАНИЕ —> СВЯЗАТЬ ВЫДЕЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ (выделение осуществляется стандартными средствами через клавиши «SHIFT» или «CTRL»). Еще один способ — выделив задачи нажать [CTRL+F2]. Разорвать выделенные и связанные задачи можно с помощью [CTRL+SHIFT+F2].
NB! Связывают, как правило, задачи нижних уровней иерархии, верхние уровни стараются не трогать.
Давайте свяжем задачи внутри наших этапов, путем выделения и активизации соответствующей команды. По умолчанию одна задача будет начинаться только по завершению другой задачи. Можно установить несколько связей между одной и другими задачами.
После определения связей для задач в режиме автоматического планирования будет осуществлено определение совместного срока выполнения. Если для части задач был установлен директивный режим установки сроков, то конфликты между директивными и автоматическими расчетными длительностями будут подсвечиваться выделением в таблице и цветом в диаграмме. Программа предложит либо перейти к автоматическому режиму, либо исправить задаваемые сроки.
Задание типов связей между задачами
По умолчанию между задачами при их связывании устанавливается связь типа «окончание-начало» (ОН). Однако могут быть также установлены следующие типы:
- начало-начало (НН);
- окончание-окончание (ОО);
- начало-окончание (НО).
Чтобы выбрать тип связи, нужно дважды кликнуть по ней на диаграмме. Появится окно ЗАВИСИМОСТЬ ЗАДАЧ. Также здесь можно задать запаздывание между ними в днях (когда следующая задача может начаться только через какое-то время, например, после проверки раздела ГИПом). Ну или УДАЛИТЬ связь, если она потеряла актуальность.
Также тип связи можно скорректировать в карточке задачи (переходим двойным ЛКМ на строке задачи) на вкладке ПРЕДШЕСТВЕННИКИ.
Давайте определим связи и их типы между задачами разделов исходя из следующей (конечно, упрощенной, не учитывающей промежуточные согласования, итерационные уточнения заданий и т. д.) технологической последовательности:
- после начала работы ГИП приступает к сбору исходных данных, после чего готовит подробное внутреннее задание для сотрудников (задание ГИПа);
- начинают работать технологи, готовя задание для всех смежников, в первую очередь для строителей (далее они будут корректировать свои решения минимум дважды, после получения подоснов от архитектурно-строительного отдела, а также решений от сетевиков);
- после получения технологического задания архитектор переводит каракули технологов в планы и эскизы зданий и сооружений, передает далее материалы генпланисту для планировки земельного участка и конструктору для разработки конструктивных решений (при этом фундаменты конструктор сможет выполнять после посадки зданий и по-хорошему надо бы разделить его работу на каркас и фундаменты);
- архитектурно-строительный отдел выдает общее задание, включающее подосновы смежникам (технологам и сетевикам):
- при этом сначала работают специалисты тепловодоснабжения и водоотведения, так как им надо будет передать электротехническому отделу задание на подключение их оборудования к электропитанию и связи (внутри также может быть своя иерархия, так как подвод воды и отведение стоков от теплового пункта требует проработки последнего);
- после того как все инженерно-технологические сети проработаны свои разделы должны скорректировать технологи и строители (и это хорошо, если изменения тут только косметические — что-то подвинуть, добавить проемы и отверстия, а не выполнить замену всей технологии);
- контроль хода проектирования осуществляет ГИП после выдачи задания и до передачи ему всех готовых разделов (срок программа рассчитает нам автоматически);
- далее ГИП организовывает согласование всех разделов, печать и отправку готовой документации заказчику (что в общем случае также не происходит гладко, без переработки каких-то разделов).
По итогу у нас получится сложна диаграмма, а также общая длительность реализации проекта в 99 дней (или 4,5 месяца). Вот вам и спроектировать объект за две недели.
Кстати, обычно не рекомендуется связывать одну веху с двумя задачами разными типами связей (ОО и ОН). Если необходимость существует, то лучше посмотреть корректность ее срабатывания путем тестирования, сразу изменяя длительность связанных таким образом задач. Частая проблема: длительность будет двигаться «не туда» из-за конфликта между связями. Кроме того, к такому финалу может привести еще ряд причин (например, установка какого-то процента от завершения или иные забитые вручную данные в карточку). Потом отследить и понять, почему так при сотнях задач крайне затруднительно.
Отображение критического пути
Давайте посмотрим критический путь, который нам покажет программа. Для этого перейдите на вкладку «Диаграмма Ганта» (при активном соответствующем представлении).
В меню «Формат» включите отображение КРИТИЧЕСКИЕ ЗАДАЧИ (на диаграмме они выделяться красным). Далее можно проанализировать цепочку задач, определяющих общую длительность проекта, и оптимизируйте их при необходимости.
Там же (через галочку ВРЕМЕННОЙ РЕЗЕРВ) можно отобразить резервы времени по некритическим задачам.
Использование временной шкалы
Даже для небольшого проекта количество связей и работ может затруднить анализ диаграммы Ганта. Конечно, путем свёртывания отдельных этапов ситуацию можно улучшить, но в MS Project также имеется еще один инструмент фокуса внимания.
Имеется возможность выносить отдельные задачи и вехи на временную шкалу. Для этого следует выбрать требуемую задачу и через контекстное меню выбрать ДОБАВИТЬ НА ВРЕМЕННУЮ ШКАЛУ. Сверху рабочего поля появится отдельное пространство с отображением вынесенных задач.
Давайте вынесем на нее ключевые вехи и основные этапы работы над проектом и получим упрощенную диаграмму, которую затем можно скопировать в презентацию или отчет для руководства.
Создание базового плана и отслеживание прогресса
Хорошо. Предположим, план-график проекта через тернии был составлен, утвержден и далее ушел в реализацию. Теперь необходимо отслеживать его выполнение. Для этого сохраните эталонную версию проекта («базовый план») через меню «ПРОЕКТ — ЗАДАТЬ БАЗОВЫЙ ПЛАН».
Можно сохранять до одиннадцати вариантов планов (включая ненумерованный базовый план) и отслеживать относительно них изменения. После сохранения базового плана дата его сохранения будет добавлена вместе с ним в список базовых планов, которые можно использовать повторно.
Разместим в таблицу расписания столбец «Базовая длительность». Вообще столбец можно добавить разными способами, но проще всего щелкнуть ПКМ по заголовку любого существующего столбца, затем в контекстном меню выбрать «Вставить столбец». В появившемся списке выбрать нужное поле (или начните вводить его название). Новый столбец появится слева от того столбца, на котором вы кликнули.
Соответственно, чтобы убрать столбец следует сделать все то же самое, только для выделенного столбца в контекстном меню выбрать «Скрыть столбец».
Также добавим, например, столбец «Отклонение окончания».
Теперь если указывать фактическую длительность или объективное изменение сроков выполнение задачи, то можно видеть отклонение для ключевых вех проекта.
NB! Если вы хотите, чтобы при изменении длительности при отслеживании изменялся конечный срок выполнения задач, следите, чтобы не был задан процент от выполнения. Программа воспринимает это так: раз задача уже частично сделана, то менять ее дату начала нельзя.
Анализ и отчетность
Имеется возможность генерировать отчёты о статусе проекта, отклонениях от базового плана и т. д. Подробно останавливаться на них не будем, вы можете ознакомиться с базовыми формами на ленте ОТЧЕТ.
Итак, мы построили диаграмму Ганта проекта, расставили связи и нашли критический путь, а также научились отслеживать отклонения по срокам при изменении длительности задач. А в следующей статье поговорим про ресурсный метод и как превратить наше, по сути, расписание в работающий план.
Ознакомиться с содержанием журнала.
Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи. При желании вы можете поблагодарить автора чашкой кофе для стимулирования мыслительного процесса и блогерского энтузиазма.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.
Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.