DM.Invent — приложение для инвентаризации ОС (основных средств) из линейки DataMobile. Оно устанавливается на терминалы сбора данных (ТСД), помогает проводить «ревизии» имущества и передает информацию в учетную программу. Но наличие такой системы — не обязательное условие для работы мобильного софта. Если у вас нет «1С:Бухгалтерия» или другого специализированного ПО, можно провести инвентаризацию, используя только Excel. Как это сделать, расскажем в статье.
Кому подходит автоматизация инвентаризации ОС через Excel
Прямая интеграция DM.Invent с учетной системой — это основной вариант для автоматизации. Но он доступен не всегда. Обмен данными через Эксель актуален в таких ситуациях:
- На предприятии нет учетной системы. Вся информация хранится в Excel, и компания не готова внедрять специализированное ПО только ради инвентаризации ОС. Данные готовятся в привычных таблицах, переносятся в приложение, а результаты после «ревизии» выгружаются в Excel для анализа и хранения.
- Пользователь хочет настроить обмен данными со своей системой учета, но для нее нет готовой обработки DM.Invent. Для таких случаев в приложении предусмотрена интеграция через форматы обмена данными. Можно описать структуру файлов — перечень полей, правила выгрузки и загрузки, — по которым мобильное ПО будет взаимодействовать с Excel.
Программа для инвентаризации DM.Invent позволяет настраивать обмен под требования конкретной системы учета. Это дает возможность интеграции с нетиповыми «1С» и другими решениями, включая кастомные разработки.
Функции приложения DM.Invent для инвентаризации ОС
В стандартном сценарии работа с DM.Invent строится на двух компонентах: само приложение на терминале сбора данных и обработка, которая устанавливается в учетную программу и обеспечивает синхронизацию с ТСД. В «1С» появляется дополнительный раздел DM.Invent, в котором можно:
- настраивать работу с мобильным софтом;
- выгружать на ТСД справочники основных средств;
- передавать результаты, собранные на терминале.
Если учетной программы нет, работа выполняется только на ТСД. При этом все функции мобильного софта остаются доступными. Для работы с приложением нужно активировать бессрочную лицензию или купить подписку в сервисе DMcloud (до 12 месяцев).
Основные возможности ПО DM.Invent
С помощью приложения можно решать такие задачи:
- проводить инвентаризацию имущества, сканируя штрих-коды или радиочастотные метки;
- выявлять расхождения между учетными и фактическими данными;
- фиксировать основные средства, подлежащие списанию (с указанием причины);
- назначать материально ответственных лиц (МОЛ);
- «привязывать» ОС к конкретному помещению или отделу;
- создавать этикетки для маркировки имущества и отправлять их на печать;
- формировать акты для бухгалтерии.
Все перечисленные инструменты можно использовать для сбора данных и отправки в Excel для последующего анализа и хранения.
Учет основных средств по UHF-меткам
Если имущественный учет на предприятии ведется по радиометкам (UHF), к приложению DM.Invent нужно подключить дополнительный программный модуль RFID. Его возможности доступны всем пользователям, независимо от наличия учетной системы.
RFID-технология позволяет достичь максимальной скорости инвентаризации ОС. При однократном нажатии на кнопку приложение распознает сотни меток одновременно на расстоянии нескольких метров. Если нужно найти конкретный объект ОС, используйте функцию поиска RFID-метки. На экране ТСД появится шкала дальности.
Чем сильнее радиосигнал, тем ближе расположен объект.
Какой ТСД выбрать для инвентаризации основных средств
Приложение функционирует полностью в офлайн-режиме. Информация об объектах имущества, помещениях, МОЛ, штрих-коды заранее выгружаются на ТСД, поэтому терминал должен обладать достаточным запасом памяти: минимум 3 ГБ ОЗУ и 32 ГБ флеш.
При покупке ТСД учитывайте условия эксплуатации. Для помещений с повышенной влажностью и уличных площадок (стадионов, открытых кафе) нужен терминал с защитой корпуса IP67 и выше.
В качестве примеров рассмотрим три универсальных ТСД, которые подойдут для большинства сценариев учета по штрих-кодам:
ОС - ATOL OS (на базе Android 13)
Экран, дюймы - 5,5
Емкость АКБ, мАч - 5 200
ОЗУ/flash - 6/64
Защита от пыли и влаги (IP) - IP67
ОС - Android 14
Экран, дюймы - 5,5
Емкость АКБ, мАч - 5 000
ОЗУ/flash - 4/64
Защита от пыли и влаги (IP) - IP67
ОС - Android 11
Экран, дюймы - 5,45
Емкость АКБ, мАч - 5 000
ОЗУ/flash - 3/32
Защита от пыли и влаги (IP) - IP68
Если объекты промаркированы UHF-метками, понадобится ТСД со встроенным RFID-считывателем или отдельно подключаемой RFID-насадкой.
Подготовка к инвентаризации: загрузка данных из Excel в мобильное приложение
Данные для инвентаризации выгружаются из Excel в виде файла с заполненной таблицей. Пример документа доступен для скачивания в «Базе знаний». Структура файла выглядит так:
Дальнейший порядок действий:
- Заполните таблицу: добавьте ОС, места хранения, МОЛ, штрих-коды и RFID-метки (при наличии).
- Переместите файл во внутренний каталог обмена с ТСД.
Информация загружена, можно приступать к работе на мобильном устройстве.
Инвентаризация ОС с помощью терминала сбора данных: порядок действий
Пользователь ТСД открывает приложение DM.Invent, загружает данные и переходит в справочник основных средств. Если загрузка прошла успешно, отобразится список имущества. При переходе в карточку объекта можно увидеть его штрих-код, МОЛ и место хранения.
Инструкция по проведению инвентаризации:
- Пользователь ТСД создает новый документ в разделе «Инвентаризация ОС».
- Начинает сканировать штрих-коды (или RFID-метки) со всех объектов в помещении.
- При необходимости указывает количество вручную.
- Проводит визуальный осмотр имущества.
Приложение DM.Invent фиксирует количество ОС в соответствии с отсканированными идентификаторами. По завершении работы нужно нажать кнопку «Выгрузить для просмотра в Excel».
Файл отправляется во внутренний каталог обмена.
Выгрузка информации из приложения в Excel
Скопируйте файл из локального каталога на рабочий компьютер. Содержимое формы выглядит так:
В таблице появились сведения о новом месте хранения и МОЛ — пользователь ТСД указал их при создании документа в приложении, а также фактическое количество ОС.
Эту информацию можно загрузить в исходную таблицу для сверки учетных и реальных остатков. Остальные задачи решаются с помощью типовых формул и макросов Excel. Подробное видео — на нашем канале.
Какие ошибки могут возникать при проведении инвентаризации в Excel
Несмотря на простоту сценария работы через Excel, на практике могут возникать проблемы, которые мешают корректно отправить данные или получить итоговый отчет. Чаще всего они связаны с настройками файла или порядком действий при выгрузке. Вот несколько распространенных ошибок:
- Неверная кодировка. По умолчанию приложение использует формат UTF-8. Если файл сохранен в другой кодировке, данные отображаются некорректно или вовсе не загружаются. Настройки выполняются в разделе «Обмен» приложения.
- Файл не в том каталоге. Для загрузки документ нужно поместить в специальную папку обмена на терминале. Если он окажется в другом месте, приложение его не увидит.
- Проблемы при выгрузке документа с ТСД. В интерфейсе DM.Invent есть две кнопки: «Выгрузить» и «Выгрузить для просмотра в Excel». Результаты инвентаризации для Эксель сохраняются только при нажатии на вторую.
Для правильной настройки обмена рекомендуем обратиться на портал техподдержки.
Итог
DM.Invent — это решение для инвентаризации ОС на терминалах сбора данных. Учетная система для работы с приложением не обязательна: информацию можно загружать и выгружать через Excel. Это удобно при отсутствии специализированного ПО или при настройке обмена с нестандартными конфигурациями «1С». Такой подход позволяет быстро перейти к мобильной инвентаризации, используя только ТСД и привычные таблицы, без внедрения полноценной учетной системы на старте.
Ответы на вопросы
Если переместить или списать имущество в приложении, отобразится ли эта информация в Excel-файле?
Любые операции, которые выполняются на ТСД, будут отражены в таблице Excel. Это касается перемещения, списания, назначения нового МОЛ, добавления комментариев и др.
Как подключить ТСД к компьютеру для отправки таблиц?
Для передачи данных между ТСД и компьютером в DM.Invent используется несколько способов, например, подключение через USB. В этом случае файлы для выгрузки в приложение копируются в специальный каталог обмена. Также можно настроить синхронизацию через FTP-сервер или «Яндекс.Диск».
Почему приложение не видит загруженный файл?
Проверьте, что файл находится в правильном каталоге обмена на терминале, а его название соответствует требованиям: n_type.xlsx, где n — порядковый номер файла, type — тип данных. Также убедитесь, что кодировка файла — UTF-8.