Несмотря на растущий уровень цифровизации в крупном бизнесе, значительная часть компаний в России по-прежнему ведет учет сотрудников и расчеты с исполнителями вручную — в Excel и Google-таблицах. По оценкам экспертов, проникновение электронного документооборота в крупнейших компаниях превышает 98%, однако в сегменте МСП остается на уровне около 45% в 2025 году. Об этом сообщил юрист платформы для эффективных и законных отношений с самозанятыми «Консоль» Александр Поштак.
По словам эксперта, во многих компаниях кадровый учет фактически не централизован и выполняется сотрудниками смежных функций — аналитиками или операционными менеджерами. В результате Excel становится основной системой учета исполнителей, а ответственность за данные распределяется между подразделениями и не закреплена формально. Эксперт отмечает, что это создает системную проблему: учет существует, но единого владельца процесса и синхронизации данных нет.
Отдельные риски возникают в расчетах с исполнителями. На практике документы передаются по электронной почте, затем попадают в бухгалтерию, после чего формируются платежи. Такая схема создает множество точек ручного вмешательства, где возникают ошибки — от некорректных реквизитов до задержек выплат и потери документов между подразделениями.
«Это влечет не только операционные сбои, но и юридические риски: нарушение сроков исполнения обязательств, сложности с подтверждением расходов и повышенное внимание со стороны налоговых органов при проверках», — говорит эксперт.
Еще одной проблемой остается отсутствие интеграции между кадровым учетом и бухгалтерскими системами. В ряде компаний бухгалтерия ведется в 1С или на аутсорсе, однако обмен данными осуществляется вручную — через Excel-файлы, электронную почту и ссылки на чеки. В результате данные о сотрудниках, актах и выплатах существуют в разных системах, что усложняет контроль и повышает риск расхождений в учете.
Эксперт подчеркивает, что ручной учет сохраняет работоспособность только при ограниченном количестве исполнителей. По мере роста компании Excel-модель перестает справляться с нагрузкой: теряется целостность данных и управляемость процессами.
Ключевые проблемы в этом случае — отсутствие единой базы исполнителей, дублирование информации, зависимость учета от конкретного сотрудника и невозможность оперативно сверять выплаты и статусы документов.
Использование таблиц вместо специализированных систем приводит не только к росту нагрузки на сотрудников, но и к прямым финансовым потерям. Среди основных рисков — переплаты и ошибки в расчетах, задержки выплат, потеря или отсутствие закрывающих документов, сложности при налоговых и финансовых проверках, а также рост административных затрат при увеличении числа исполнителей.
Несмотря на риски, бизнес сохраняет ручной учет из-за кажущейся простоты и привычки к контролю через таблицы. На ранних этапах это позволяет быстро выстроить процессы без внедрения специализированных решений, однако по мере роста такая модель перестает выдерживать нагрузку.
По словам эксперта, ключевая проблема заключается не в отсутствии цифровых инструментов, а в фрагментированности процессов — когда учет, выплаты и бухгалтерия продолжают существовать отдельно друг от друга.
«Ручной учет создает иллюзию контроля, но при масштабировании превращается в источник системных ошибок и финансовых потерь», — заключил эксперт.