Допустим, компания понимает, с кем работает. Кто должен проверить этого подрядчика перед тем, как ему доверят груз?
Логист? Закупщик? Служба безопасности? Руководитель? Или каждый раз решение принимается по ситуации?
На практике именно здесь начинается большинство проблем. Потому что очень часто компании уверены, что процесс проверки существует. А на деле он находится в голове одного конкретного сотрудника.
Самый частый вариант — логист
Обычно именно логист первым контактирует с подрядчиком. Получает ставку. Согласовывает сроки. Запрашивает документы. Проверяет детали перевозки. Поэтому в большинстве компаний проверка автоматически становится его зоной ответственности.
На первый взгляд всё логично. Но есть нюанс.
Проверка работает только до тех пор, пока работает конкретный логист.
Уходит человек в отпуск — процесс начинает буксовать.
Увольняется — часть знаний уходит вместе с ним.
Появляется срочная отгрузка — какие-то проверки начинают пропускаться.
Получается не система, а личный опыт сотрудника.
Закупки: порядок есть, понимания логистики не всегда хватает
В некоторых компаниях проверкой подрядчиков занимается отдел закупок. Плюс такого подхода очевиден. Появляются стандарты. Появляются процедуры. Появляется единый подход к выбору контрагентов.
Но есть и обратная сторона.
Закупщик может отлично разбираться в коммерческих предложениях и тендерах, но не всегда понимает специфику перевозок.
Для него две транспортные компании могут выглядеть одинаково.
Для логиста разница между ними может быть огромной.
Поэтому без участия специалистов по логистике такая проверка редко бывает полной.
Служба безопасности проверяет одно, логистика — другое
Крупные компании часто подключают службу безопасности. И это правильно.
Она помогает проверить:
- регистрационные данные;
- судебные дела;
- исполнительные производства;
- деловую репутацию;
- различные открытые реестры.
Но важно понимать:
служба безопасности отвечает на вопрос:
«Насколько благонадёжен этот контрагент?»
Логистика отвечает на другой вопрос:
«Сможет ли этот подрядчик качественно выполнить перевозку?»
Это две разные проверки. И одна не заменяет другую.
Самая опасная схема
Есть ещё один вариант. Наверняка вы его встречали.
«Мы уже с ними работали».
«Нам их рекомендовали».
«Всегда возили нормально».
На этом проверка заканчивается.
Именно так работает огромное количество компаний. Причём до определённого момента всё действительно может быть хорошо.
Но проблема в том, что рекомендации не являются бизнес-процессом.
Сегодня менеджер помнит, почему выбрал этого подрядчика. Через полгода уже никто не сможет объяснить это решение. А через год сотрудника может вообще не быть в компании.
Что работает лучше всего
На практике наиболее устойчивой оказывается самая скучная схема. Когда проверка подрядчика становится частью процесса. Не зависит от конкретного человека. Не зависит от настроения. Не зависит от срочности перевозки.
Перед началом работы выполняется понятный перечень действий:
✔ проверка реквизитов;
✔ определение роли подрядчика (перевозчик или экспедитор);
✔ проверка необходимых документов;
✔ проверка открытых источников и реестров;
✔ фиксация результата проверки.
Ничего сложного. Но именно такая система позволяет избежать ситуации, когда каждый сотрудник действует по своим правилам.
Почему этот вопрос становится всё актуальнее
Рынок постепенно становится более прозрачным. Появляются новые требования. Появляются новые реестры. Появляются новые электронные документы.
И если раньше часть процессов могла существовать исключительно «в голове логиста», то сегодня этого уже недостаточно.
Чем больше требований появляется на рынке, тем важнее становится не просто проверять подрядчиков, а делать это одинаково каждый раз.
Проверьте себя
Попробуйте честно ответить на один вопрос.
Если завтра ваш основной логист уйдёт в отпуск на две недели, сможет ли другой сотрудник проверить подрядчика по тем же правилам?
Если ответ вызывает сомнения — значит процесс пока существует только в голове конкретного человека.
А это уже риск. Не потому что сотрудники плохие. А потому что любая система должна работать независимо от того, кто сегодня находится на рабочем месте.
Хорошо. Допустим, проверка подрядчиков у вас есть. Но возникает следующий вопрос. Как именно компании проверяют подрядчиков сегодня?
По рекомендациям? По ИНН? Через службу безопасности? Через реестры? Или существует более надёжный способ?
Об этом поговорим в следующем материале.
И помните, кто владеет информацией — не платит дважды.
GL TRANS GROUP
Логистика без боли.