С 1 января 2026 года электронный документооборот (ЭДО) перестал быть просто удобным инструментом. Теперь это обязательное требование для всех, кто работает с электронными первичными документами.
Приказ ФНС отменил старые электронные форматы ТОРГ-12 и актов. Вместо них — только УПД в формате 5.03. Разбираем главное, что нужно знать бизнесу в 2026 году.
⏰ Сроки отправки УПД: два главных правила
Для обычных товаров — УПД нужно отправить не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Для маркированных и прослеживаемых товаров — срок жёстче: не более 3 рабочих дней.
Важный нюанс: датой отправки считается момент поступления файла оператору ЭДО, а не момент подписания.
🖊️ Сроки подписания УПД: главная ловушка
Для покупателя срок подписания УПД законом не установлен. Это значит, что контрагент может затягивать подписание без формальных нарушений, если сроки не прописаны в договоре.
Что делать? Закрепляйте в договоре или соглашении об ЭДО срок подписания. Рекомендуемый вариант — 1 рабочий день с момента получения УПД.
🚚 Транспортный ЭДО: дедлайн 1 сентября 2026
С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, вводящий обязательный транспортный ЭДО.
В электронный формат нужно перевести:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки на перевозку;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки.
Переход на ЭПД с учётом подключения контрагентов и тестирования занимает от двух до шести месяцев. Начинайте подготовку сейчас.
⚖️ Штрафы: что грозит за нарушения
- Непредставление документов по требованию ФНС (ст. 126 НК РФ) — 200 рублей за каждый непредставленный документ.
- Нарушение учёта доходов и расходов (ст. 120 НК РФ) — до 30 000 рублей.
- Искажение отчётности (ст. 15.15.6 КоАП) — до 50 000 рублей на должностное лицо.
- Нарушение порядка документооборота (ст. 15.15.10 КоАП) — до 200 000 рублей на организацию.
Важное уточнение: если главбух выстроил систему контроля и зафиксировал факты нарушений, ответственность за искажение отчётности может быть возложена на конкретного исполнителя, а не на руководителя.
🧩 Сложные ситуации: что делать
Ситуация 1. УПД отправлен в 2026 году по отгрузке 2025 года
Нарушение срока выставления счёта-фактуры не влияет на момент определения налоговой базы по НДС. Но чтобы избежать споров с ФНС, лучше отправлять УПД в установленные законом сроки.
Ситуация 2. Поставщик не подписал УПД
Право на вычет НДС возникает только по подписанному обеими сторонами УПД со статусом «1». Если поставщик не выходит на связь — факт поставки можно подтвердить в суде другими документами.
Ситуация 3. Ошибка в дате подписания
Дата подписания не может быть раньше даты отгрузки. Иначе — риск отказа в вычете НДС. Решение: аннулировать документ и запросить новый.
Ситуация 4. Покупатель не подписывает УПД
Если сроки не прописаны в договоре — формально покупатель не нарушает закон. Но для поставщика это риски: невозможность подтвердить поставку для налоговой, задержка с признанием выручки, проблемы с оплатой.
💡 Что делать уже сейчас
✅ Закрепите срок подписания УПД в договоре (рекомендуется 1 рабочий день).
✅ Соблюдайте срок отправки УПД — 5 календарных дней.
✅ Для маркированных товаров — 3 рабочих дня.
✅ Используйте только формат УПД 5.03.
✅ Проверяйте даты: подписание не раньше отгрузки.
✅ Начинайте подготовку к транспортному ЭДО до 1 сентября 2026.
📖 Детальный разбор всех сроков, штрафов и ситуаций — в полной статье на нашем сайте
Подписывайтесь на наш канал, чтобы первыми получать разборы новых законов и инструкции для бизнеса.