Есть частый запрос: «Нужен ответственный секретарь. Чтобы можно было доверить задачи и не перепроверять».
Начинаем разбирать, и почти всегда ситуация похожая. Человек на позиции есть или был, задачи вроде выполняет, звонки принимает, документы отправляет… но руководитель всё равно держит это в голове, постоянно уточняет, перепроверяет и не чувствует, что стало легче.
И появляется ощущение: «Ну нет ответственных людей».
На практике чаще всего проблема не в людях. Проблема в том, как понимают саму эту должность.
Ответственный секретарь — это не просто человек, который отвечает на звонки и ведёт календарь. Это точка контроля. Через него проходит информация, задачи, договорённости. И если в этой точке нет порядка, хаос начинает расползаться по всей компании.
- Поэтому первое, с чего стоит начать — понять, что именно вы хотите от этой роли. «Чтобы был ответственным» — это не задача. Нужно разложить по действиям. Например: не терять входящие заявки, фиксировать договорённости, напоминать о встречах, контролировать выполнение поручений, держать порядок в документах. Когда это не описано, секретарь работает «как понимает», а руководитель остаётся недоволен.
- Дальше важно проверить, как кандидат думает и действует в рабочих ситуациях. Потому что ответственность — это не качество из резюме, это поведение в конкретных моментах.
Можно задать простые вопросы. Например: «Вам поручили задачу, но руководитель не обозначил срок. Что будете делать?» Сильный кандидат уточнит сроки или предложит свой вариант. Слабый скажет «сделаю, когда получится».
Или: «Вы забыли передать важную информацию, из-за этого сорвалась встреча. Ваши действия?» Здесь важно не то, что человек «не ошибается», а как он реагирует: признаёт ли, исправляет ли, делает ли выводы.
Ещё пример: «У вас одновременно несколько задач от разных руководителей, всё срочно. Как будете действовать?» Сильный кандидат начинает расставлять приоритеты и уточнять, что важнее. Слабый — пытается «сделать всё» и в итоге проваливает.
Очень хорошо показывает уровень простая бытовая вещь — как кандидат ведёт коммуникацию уже на этапе подбора. Как быстро отвечает, уточняет ли детали, держит ли договорённости. Если человек пропадает, забывает, отвечает размыто — в работе будет ровно так же.
- Следующий момент — тестовое задание. Для секретаря оно должно быть максимально приближено к реальности.
Например: дать несколько задач и посмотреть, как кандидат их структурирует. Или попросить оформить короткое письмо клиенту, составить план дня, зафиксировать информацию после разговора. Сильный кандидат делает аккуратно, структурно, без лишних вопросов. Слабый — теряет детали, путается, делает «примерно».
Есть ещё важная вещь, которую часто упускают:
Ответственность не возникает в пустоте. Если в компании нет системы — задач, сроков, приоритетов — даже хороший секретарь будет выглядеть слабым. Он не может «угадать», что для вас важно, если вы это не проговорили.
Поэтому здесь работает простая логика. Секретарь усиливает порядок. Но если порядка нет, он не создаст его сам.
И в итоге всё сводится к одному вопросу. Вы ищете человека, который «просто будет сидеть на ресепшене», или человека, который станет точкой опоры в операционке?
Потому что это два разных уровня требований и два разных результата.
Если у вас сейчас есть ощущение, что «вроде человек есть, а легче не становится», скорее всего, дело не в кандидате, а в том, как выстроена роль и как вы его выбирали. Мы как раз с этим и помогаем: разбираем задачи, формируем понятный профиль и подбираем людей, которые реально держат процессы, а не просто присутствуют. Это сильно снижает нагрузку на руководителя и убирает постоянный контроль.
Следите за новостями в мире рекрутинга вместе с нами:
📌 Сайт, где вы можете оставить заявку на подбор
📌 Телеграм канал с полезными материалами по найму