Почему база знаний нужна любой компании и как ее создать: 5 простых шагов
Что такое база знаний и когда она нужна?
База знаний - это централизованное, структурированное хранилище информации (документов, инструкций, ответов, гайдов), доступное для сотрудников для быстрого поиска и обмена знаниями.
Она помогает систематизировать опыт, сократить время поиска информации и снизить нагрузку на техподдержку и коллег, превращая разрозненные данные в полезный ресурс, похожий на онлайн-энциклопедию
Пока команда небольшая, всё может держаться на личном контроле конкретного человека. Но чем больше задач, тем сложнее управлять ими вручную .Когда бизнес завязан на конкретных людях, это создаёт риски. Если вся информация о процессах хранится только в голове владельца, работа может замедлиться или даже встать, стоит ему уйти в отпуск или заболеть. А если компанию покидает опытный сотрудник, вместе с ним уходит и накопленная экспертиза. Это создаёт дополнительные сложности, увеличивает нагрузку на предпринимателя и мешает развитию бизнес
После создания базы знаний вам не придется по 100 раз повторять новым сотрудникам одну и ту же информацию о вашей компании, или отвечать на одинаковые вопросы о процессе работы. Достаточно только 1 раз основательно поработать над системой и собрать материалы, чтобы дальше база работала на вас.
С чего начать разработку базы знаний?
•С цели
•Структуры
•Платформы
•Результата
Цель:
•Определите, зачем вам нужна база знаний: для сокращения времени обучения, помощи новичку в освоении компании и обязанностей, или для других целей адаптации.
•Проведите опрос сотрудников: узнайте, какая информация им нужна и какая информация им не хватает.
Структура:
После определения цели, важно сделать подобие “оглавления”, в котором вы перечислите основные темы, которые хотите затронуть в базе знаний. Это поможет и вам структурировать для себя информацию, которую нужно собрать.
Подробнее о структурировании материала смотрите в разделе “ Работа с материалом”
После определения цели, важно сделать подобие “оглавления”, в котором вы перечислите основные темы, которые хотите затронуть в базе знаний. Это поможет и вам структурировать для себя информацию, которую нужно собрать.
Подробнее о структурировании материала смотрите в разделе “ Работа с материалом”
Платформа:
Выберите платформу, на которой будете реализовывать базу.
Это может быть как закрытый телеграм чат с ветками, или же облачное хранилище или же специализированное решение, так и функционал внутри вашей текущей корпоративной системы.
Далее работаем с материалом:
Соберите контент:
Если вы собираете базу знаний для новых сотрудников, то вам точно будет полезно добавить информацию:
•О компании: миссия, цели, история, корпоративная культура, структура.
•О работе: должностные инструкции, процессы, правила, стандарты.
•Обучающие материалы: руководства, статьи, видео, онлайн-курсы.
•Часто задаваемые вопросы: ответы на типовые вопросы новых сотрудников.
Структурируйте информацию:
•Используйте логическую иерархию: организуйте информацию от общих тем к более конкретным, с использованием категорий и подкатегорий.
•Сделайте контент понятным: избегайте слишком длинных и сложных текстов. Используйте изображения, видео и другие элементы для наглядности.
Для изучения всевозможных принципов изложения материала рекомендуем ознакомиться с книгой
Тестируйте и обновляйте:
База знаний - это живой организм. Важно тестировать ее на актуальность информации, удобство пользования, обновления стандартов и правил.
Возьмите себе за правило при появлении новых бизнес-процессов и процедур - обновлять базу и добавлять свежее.
Если весь этот процесс кажется вам сложным, требующим большого вложения сил и ресурсов, которых сейчас нет, то приходите к нам за организацией процесса сбора и подготовки базы знаний под ключ
Поможем определить цели и задачи
Првоедем короткие интерьвю
Соберем и структурируем материал
Подготовим платформу
Соберем информацию и переложим ее простым языком
Разместим и подготовим обучение вашей команды по работе с базой знаний
Пишите нам в телеграм: @centr_4K