Бумажные журналы регистрации документов — это прошлый век. Они теряются, в них сложно искать информацию, они занимают место и требуют ручного заполнения. Всё больше компаний переходят на электронные журналы регистрации документов. Рассказываем, как это сделать и какие преимущества вы получите.
Что такое электронный журнал регистрации документов
Это цифровая форма учёта, в которой фиксируются сведения о документах,
созданных, полученных или отправленных в электронном виде. Он может
вестись:
- в Excel — простой и доступный вариант для малого бизнеса;
- в Google Таблицах — удобно для удалённой работы;
- в системе электронного документооборота (СЭД) — полная автоматизация.
Как вести журнал в Excel
- Создайте новый файл и назовите его, например, «Журнал регистрации входящих документов».
- Оформите шапку таблицы: № п/п, Дата, От кого, Содержание, Исполнитель, Отметка.
- Настройте формат ячеек: для дат — «Дата», для номеров — «Числовой».
- Используйте автозаполнение для порядковых номеров.
- Настройте фильтры для быстрого поиска.
В конце года файл можно распечатать, прошить и сдать в архив.
Преимущества электронного журнала
По сравнению с бумажным:
- поиск документов — мгновенный, а не многочасовое перелистывание страниц;
- регистрация не требует ручного заполнения — достаточно внести данные в ячейки;
- можно работать с документом одновременно нескольким сотрудникам (в Google Таблицах или СЭД);
- история изменений сохраняется автоматически;
- данные не теряются при правильном резервном копировании.
Автоматизация в СЭД
В системах электронного документооборота (например, ELMA365 CSP) журнал регистрации ведётся автоматически.
Система сама присваивает номера, фиксирует даты, контролирует сроки и
хранит историю всех действий. Вам остаётся только работать с
документами, а учёт система возьмёт на себя.
Что выбрать?
- Excel — для небольших организаций (до 50–100 документов в месяц).
- СЭД — для среднего и крупного бизнеса с большим объёмом документооборота.
📌 Подробнее: какие виды журналов бывают, как правильно вести учёт и где скачать готовые бланки — читайте в полной статье: Журнал регистрации документов: виды, правила ведения и образцы в 2026 году