Коротко
- Безвозмездное пользование автомобилем — это передача машины организации или ИП без арендной платы по договору ссуды. Автомобиль остаётся в собственности владельца.
- Чаще всего автомобиль бесплатно передают учредители, директор, сотрудники или родственники предпринимателя.
- Для оформления заключают договор безвозмездного пользования и составляют акт приёма-передачи. В документах подробно описывают автомобиль, срок использования и порядок оплаты расходов.
- При расчёте налогов можно учитывать расходы на бесплатную машину, если она используется для бизнес-задач, а затраты подтверждены документами.
- При безвозмездном пользовании не удерживают НДФЛ и не платят страховые взносы, пока владельцу машины ничего не компенсируют и не перечисляют деньги.
- Налоговая признает бесплатное использование ТС экономической выгодой или скрытой арендой, если компания постоянно пользуется автомобилем, но ничего не платит владельцу.
- Безвозмездное пользование подходит для временного использования машины. Если ТС нужно для постоянных задач, лучше оформить аренду.
Что такое безвозмездное пользование автомобилем
Безвозмездное пользование автомобилем — это использование ТС для работы без арендной платы. Машина остаётся в собственности владельца, а организация или ИП получает право доставлять на ней товары, выезжать на встречи к клиентам или решать другие задачи.
Несмотря на отсутствие оплаты, стороны всё равно заключают соглашение — договор ссуды. В нём прописывают сроки использования ТС, порядок оплаты бензина, ремонта, страховки и возврата.
Кто может передать автомобиль в безвозмездное пользование
Никому не запрещено передавать свой автомобиль в безвозмездное пользование организациям и предпринимателям. На практике выделяют четыре распространённые ситуации.
Учредитель → ООО. Учредитель передаёт своей организации личный автомобиль. Такую схему часто используют на старте, когда нет денег, чтобы купить или арендовать ТС.
Директор → ООО. Руководитель имеет такое же право, как и учредитель. Особенно когда это один и тот же человек.
Сотрудник → работодатель. Если сотрудник часто ездит на своей машине к клиентам, организация оформляет безвозмездное пользование, чтобы не было проблем с принятием расходов на топливо и обслуживание.
Родственник → ИП. Предприниматели используют автомобили супругов, родителей и других родственников. Например, ИП берёт машину жены, чтобы развезти заказы клиентам. Схема такая же, как у учредителя с организацией.
Как оформить безвозмездное использование автомобиля
Чтобы оформить безвозмездное пользование, стороны заключают письменное соглашение и составляют акт приёма-передачи ТС.
Заключить договор безвозмездного пользования
Договор безвозмездного пользования автомобилем оформляют письменно. Устных договорённостей не хватит, чтобы защитить свои интересы в споре с владельцем или подтвердить расходы при налоговой проверке.
Простой письменной формы достаточно, обращаться к нотариусу не нужно. Как и регистрировать соглашение в Росреестре, даже если срок превышает 11 месяцев.
Что обязательно указать в договоре
Что указывать в договоре, зависит от договорённостей сторон. Главное, чтобы содержание не нарушало законы и позволяло определить, какое ТС передали в безвозмездное пользование.
Реквизиты сторон. Для физлица указывают ФИО, паспортные данные и адрес регистрации. Для ИП — ФИО, ИНН и ОГРНИП. Для организации — название, ИНН, ОГРН и данные представителя, который подписывает договор.
Предмет. Подробные характеристики ТС:
- марка и модель;
- год выпуска;
- VIN;
- государственный номер;
- номер ПТС или СТС;
- цвет кузова.
Срок. До какого момента ИП или организация пользуются автомобилем. Лучше указывать точную дату: например, до 31.12.2026 года. Можно сделать договор бессрочным — тогда он будет действовать, пока одна из сторон не решит его прекратить.
Распределение расходов. Прописывают, кто оплачивает бензин, парковки, техобслуживание, текущий и капитальный ремонт. Налоговая при проверке всегда смотрит на этот пункт. Если не описан порядок оплаты, могут не принять расходы на ГСМ и ремонт.
Здесь же указывают, кто оплачивает штрафы ГИБДД с камер, которые приходят собственнику. Обычно закрепляют, что расходы на штрафы компенсирует ссудополучатель.
Страхование. Фиксируют, кто оформляет и оплачивает полис ОСАГО, а также каких водителей в него включать.
Порядок возврата. Когда и где организация или ИП возвращает ТС владельцу. Например, можно выбрать независимый автосервис, чтобы сразу проверить состояние машины.
В остальном соглашение составляют по стандартным правилам договора ссуды, о которых рассказали в другой статье.
Нужно ли оформлять акт приёма-передачи
Стороны не обязаны оформлять акт приёма-передачи, но лучше это сделать и при получении машины, и при её возврате. Акт подтвердит, что вы получили ТС, а при возврате зафиксирует состояние. Если потом получите претензию по повреждению, которое не указано в документе, легко выиграете спор.
Что указывать в акте:
- дату передачи автомобиля;
- марку и модель машины;
- VIN и госномер;
- пробег на момент передачи;
- техническое состояние автомобиля;
- царапины, сколы и другие повреждения;
- комплект ключей;
- документы, которые передают вместе с машиной.
Например, стороны могут указать, что вместе с автомобилем переданы СТС, полис ОСАГО и два комплекта ключей. На левой передней двери — царапина. При возврате автомобиля владелец уже не скажет, что царапина на левой передней двери появилась после передачи.
Акты приёма-передачи подтверждают, когда начали и закончили пользоваться машиной. Если налоговая придёт с проверкой, документы обоснуют расходы на бензин, парковки, обслуживание и другие затраты на ТС.
Образец акта приёма-передачи при передаче ТС
Образец акта приёма-передачи при возврате ТС
Можно ли учитывать расходы на автомобиль при УСН и ОСНО
Расходы на автомобиль, полученный в безвозмездное пользование, можно учитывать при расчёте налогов, если используете ТС для решения бизнес-задач. Например, доставляете товары, ездите к клиентам, закупаете продукцию и подобное.
Затраты должны быть подтверждены документами. Для этого собирайте и храните:
- договор безвозмездного пользования;
- акт приёма-передачи автомобиля;
- чеки и счета на бензин;
- документы на ремонт и обслуживание;
- путевые листы.
Путевой лист подтверждает, что автомобиль использовали именно для работы. В нём фиксируют маршрут, дату поездки, водителя и показания одометра.
В случае с топливом одних чеков может быть недостаточно. Инспекторы также смотрят обоснованность расходов. Например, появятся вопросы, если объём бензина не соответствует пробегу автомобиля по путевым листам.
Если потеряете какие-то документы, после проверки могут отказать в принятии расходов. Тогда инспекторы доначислят налоги и выпишут штраф.
Налоги при безвозмездном пользовании автомобилем
Безвозмездное пользование позволяет экономить на транспорте. Но если перестараться, вместо сокращения расходов получите доначисление налогов и штрафы.
Нужно ли удерживать НДФЛ и платить страховые взносы
Компания ничего не платит за владельца машины — тогда удерживать НДФЛ и взносы не с чего.
Но как только вы оплатили бензин, страховку или ремонт, ситуация меняется. По ст. 41 НК РФ доход — это любая экономическая выгода, которую можно оценить. А п. 2 ст. 211 НК РФ прямо говорит: оплата товаров и услуг за человека — это доход в натуральной форме.
Поэтому налоговая вправе посчитать стоимость бензина или ремонта личным доходом сотрудника. Компания обязана удержать с этой суммы НДФЛ и начислить страховые взносы — даже если сотрудник не видел этих денег на карте.
Возникает ли доход у ООО или ИП
Бесплатное использование чужой машины могут признать экономической выгодой. Её рассчитают по рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля. Например, если Toyota Camry в Екатеринбурге сдают за 60 000 ₽ в месяц, на такую сумму инспекторы увеличат налоговую базу.
Это произойдёт, если налоговая найдёт обоснование:
- постоянно используете ТС в бизнесе, но не отражаете доход от бесплатного пользования;
- автомобилем пользуется директор или учредитель без путевых листов и подтверждений рабочих поездок;
- договор заключили формально, но фактически машина работает как арендованный автомобиль.
Самый распространённый пример: учредитель передаёт свой автомобиль организации, она оплачивает топливо, ремонт и обслуживание. При этом он ездит на машине по личным делам, а не рабочим. Налоги уменьшаются, но экономическая выгода от бесплатного пользования не учитывается. Это подтверждает письмо Минфина России от 27.08.2019 № 03-03-07/65526.
Интересно, что учредители с долей в ООО 50% и более надеются, что в подобной ситуации воспользуются льготой по п. 11 ст. 251 НК РФ. Суды с этим мнением соглашаются не всегда. Они указывают, что льгота распространяется на безвозмездно полученное имущество в собственность, а не на право пользования имуществом. Поэтому бесплатное пользование автомобилем учредителя все равно образует налогооблагаемый доход.
Например, такое решение есть в постановлении АС Северо-Западного округа от 22.03.2019 по делу № А56-115357/2017. Но при этом судебная практика по этой льготе остается неоднородной. Каждая ситуация рассматривается отдельно — и если вы столкнетесь с подобной претензией, готовиться к защите нужно с опытным юристом.
Нужно ли начислять НДС
Компания бесплатно передала машину сотруднику в пользование — это не реализация, и НДС с этого платить не нужно. Но если бизнес получает доходы и одновременно пользуется услугами сотрудника на этой машине, налоговая может заинтересоваться.
Также важно, работает ли компания с НДС или без него. Даже если налоговая переквалифицирует бесплатное пользование в скрытую аренду, требовать НДС с суммы «экономической выгоды» она обычно не будет, потому что выгода — это не реализация. Однако спорные ситуации встречаются, поэтому безопаснее сверяться с разъяснениями ФНС и судебной практикой.
Какие риски видит налоговая
В безвозмездном пользовании автомобилем ключевую роль играет не только договор, но и то, как фактически фирма пользуется машиной. Налоговая проверяет такие сделки на распространённые риски, особенно когда в них участвуют учредитель, директор или сотрудник организации.
Скрытая аренда. Организация постоянно пользуется автомобилем, платит за бензин, ремонт, страховку и обслуживание. При этом сам собственник не берёт ТС для личных целей.
Когда соглашение заключают на длительный срок, инспекторы могут посчитать, что стороны скрыли договором ссуды обычную аренду. Тогда в налоговую базу добавят доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый по рыночным ценам на аренду такого же имущества. Такая позиция приводится в письме ФНС России от 20.03.2015 № ГД-4-3/4430@.
Подмена зарплаты. Такой сценарий рассматривают, когда организация бесплатно пользуется машиной директора или сотрудника и перечисляет компенсации за ремонт и обслуживание.
Налоговая может признать это скрытой зарплатой, доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.
Что безопаснее: безвозмездное пользование или аренда
Выбор между безвозмездным пользованием и арендой зависит от того, как пользуетесь автомобилем в работе. ФНС больше любит стандартную аренду, потому что безвозмездное пользование часто используют для уклонения от налогов.
Безвозмездное пользование подходит для временного или нерегулярного использования машины. Например, вы монтируете кондиционеры и летом берёте у брата машину для выездов к клиентам. Автомобилем пользуетесь 3-4 раза в неделю, арендной платы нет, расходы на бензин небольшие. В такой ситуации безвозмездное пользование выглядит естественно и не вызывает вопросов.
Если же автомобиль нужен постоянно, то с арендой будет спокойнее и безопаснее. Представим ситуацию: директор каждый день ездит на личной машине по делам компании, ООО оплачивает бензин, ремонт, ОСАГО, парковки и другие расходы. Машина работает на фирму, но стороны оформили безвозмездное пользование.
Для налоговой такая схема будет спорной: организация содержит автомобиль, но аренду владельцу не платит, НДФЛ не удерживает. Сделку могут признать скрытой арендой, доначислить НДФЛ, страховые взносы и пересчитать другие налоги.
Если только открываете бизнес, для экономии начните с безвозмездного пользования. А дальше, если постоянно пользуетесь машиной, оформите аренду или купите ТС в лизинг.
Как оформить аренду, рассказали здесь. Про лизинг тоже есть подробная и интересная статья.
Образец договора безвозмездного пользования автомобилем
Образец договора безвозмездного пользования автомобилем
Вопросы и ответы
Чем договор ссуды отличается от аренды автомобиля?
Главное отличие договора ссуды от аренды — отсутствие арендной платы. При безвозмездном пользовании автомобиль передают бесплатно, а при аренде организация или ИП платят владельцу за использование машины.
Может ли директор передать свой автомобиль ООО бесплатно?
Да, директор может бесплатно передать свой автомобиль ООО по договору безвозмездного пользования. Для этого стороны заключают письменное соглашение ссуды и оформляют акт приёма-передачи.
Нужно ли платить НДФЛ при безвозмездном пользовании автомобилем?
При безвозмездном пользовании автомобилем НДФЛ не удерживают, потому что организация или ИП не платят владельцу машины деньги. Но если компания начнёт компенсировать личные расходы собственника или перечислять ему выплаты, возникнут НДФЛ и страховые взносы.
Можно ли списывать бензин при безвозмездном пользовании автомобилем?
Да, расходы на бензин можно учитывать при УСН и ОСНО, если автомобиль используют для бизнеса. Для подтверждения понадобятся договор безвозмездного пользования, чеки на топливо и путевые листы с маршрутами и пробегом.
Возникает ли доход у ООО при бесплатном использовании автомобиля?
Да, налоговая может признать бесплатное использование автомобиля экономической выгодой для ООО. Это произойдёт, если постоянно пользуетесь машиной в бизнесе и оплачиваете все расходы по ТС.
Нужен ли путевой лист при использовании чужого автомобиля?
Да, путевой лист лучше оформлять даже при использовании чужого автомобиля по договору безвозмездного пользования. Он подтверждает, что машину использовали для рабочих поездок, и помогает обосновать расходы на бензин и обслуживание перед налоговой.
Можно ли оформить безвозмездное пользование автомобилем между родственниками?
Да, родственники могут оформить безвозмездное пользование автомобилем по обычному договору ссуды. Например, предприниматель вправе бесплатно взять машину супруга, родителей или других родственников для рабочих поездок и доставки товаров.