Когда хватит 1С:Бухгалтерии, а когда пора на ЗУП
Понедельник, 10:15. Главбух открывает «Начисление зарплаты», а там — 47 сотрудников, трое в отпуске, один на больничном, у двоих алименты. И вопрос: «А может, нам уже ЗУП нужен?». Знакомо?
Давайте начистоту. 1С:Бухгалтерия 3.0 умеет считать зарплату — но не всю и не для всех. Если в компании до 60 человек, нет сменных графиков, сдельщины и сложных надбавок — встроенного функционала хватает. Если больше — каждое закрытие месяца превращается в квест. Я лично через это проходил: 80 человек, два цеха, ночные смены — и Бухгалтерия начала «плыть» уже к третьему месяцу.
Признаки, что Бухгалтерии уже мало:
- более 60 сотрудников в штате
- сменные графики, ночные, праздничные часы
- сдельная оплата, бригадные наряды
- премии по KPI с расчётом от показателей
- удержания по нескольким исполнительным листам у одного сотрудника
- районные коэффициенты + северные надбавки
Если ни одного пункта — остаёмся в Бухгалтерии. Ладно, погнали по шагам.
Шаг 1. Включаем учёт зарплаты в настройках
Сначала надо сказать программе, что мы вообще будем считать зарплату здесь, а не где-то ещё. Иначе раздел просто не появится.
Идём: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Выбираем «Учёт расчётов по зарплате и кадровый учёт ведутся в этой программе». Тут же — порядок учёта: «полный» или «упрощённый».
Разница простая. Упрощённый — для микробизнеса до 10 человек, без графиков работы и табеля. Полный — всё остальное. Если сомневаетесь — берите полный, лишним не будет.
- Способы отражения зарплаты в учёте — куда списываем (20, 26, 44 счёт)
- Начисления и удержания — список того, что вообще можем начислять
- Кадровый учёт — нужен ли учёт по подразделениям
Шаг 2. Принимаем сотрудника и заводим табель
В Бухгалтерии нет полноценного кадрового модуля, но базовое есть. Раздел Зарплата и кадры → Сотрудники. Создаём карточку, заполняем ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт. Это пригодится для отчётности в СФР и ФНС.
Дальше — приём на работу: Зарплата и кадры → Приёмы на работу. Указываем дату, должность, оклад, способ отражения. Документ автоматически создаст плановое начисление — то, что будет повторяться каждый месяц.
А вот тут важный момент про табель. Отдельного документа «Табель учёта рабочего времени» в Бухгалтерии нет. Программа считает, что сотрудник отработал норму по производственному календарю. Если кто-то болел или брал отпуск — это вводится отдельными документами (Больничный лист, Отпуск), и норма пересчитывается автоматически.
Работает? Работает. Но только для пятидневки с фиксированным окладом.
Шаг 3. Начисляем зарплату и считаем удержания
Главный документ месяца: Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. Кнопка «Заполнить» — и программа сама подтянет всех, кому положено за этот месяц.
- НДФЛ по прогрессивной шкале — 13% с дохода до 2,4 млн руб. в год, далее 15% и выше по действующим ставкам НК РФ
- стандартные вычеты на детей — если заведены в карточке сотрудника
- Страховые взносы по единому тарифу 30% в пределах базы (для МСП из приоритетных отраслей — действует пониженный тариф страховых взносов на часть выплат сверх установленного порога МРОТ; с 2026 года льгота уже не для всех МСП, проверьте свою отрасль по действующему перечню)
- взносы на травматизм по ставке ФСС
А что НЕ считается само и требует ручного ввода:
- алименты и удержания по исполнительным листам — документ «Исполнительный лист»
- удержания за неотработанные дни при увольнении
- удержания недостач, переплат, подотчётных сумм
Проводки формируются автоматически после проведения документа:
- Дт 26 (20, 44) Кт 70 — начислена зарплата
- Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ
- Дт 26 (20, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы
- Дт 70 Кт 76.41 — удержаны алименты
Шаг 4. Формируем ведомость и платим
Зарплата начислена — теперь её надо выплатить. Документ Ведомость в банк (или «Ведомость в кассу», если выдаём наличкой).
Создаём, нажимаем «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате с учётом всех удержаний и аванса. Если используем зарплатный проект — выгружаем файл для банка прямо отсюда.
Сейчас будет важное — не пропустите. По действующим правилам НДФЛ удерживается с каждой выплаты — и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца (по действующим правилам НК РФ). Поэтому в ведомости на аванс тоже будет удержание НДФЛ. Честно? Я до сих пор сталкиваюсь с бухгалтерами, которые по привычке ждут, что налог пойдёт только с основной выплаты — и потом удивляются цифрам в 6-НДФЛ.
- Дт 70 Кт 51 — выплачена зарплата
- Дт 68.01 Кт 51 — перечислен НДФЛ через ЕНС
- Дт 69 Кт 51 — перечислены взносы
Типичные ошибки, которые ловлю чаще всего
За последние месяцы консультаций по чатам коллег накопилось топ-5 граблей:
1. Забыли указать способ отражения в карточке сотрудника. Зарплата начислится, но «зависнет» — проводки сформируются криво, на закрытии месяца обнаружится разрыв. Помню случай — клиент позвонил в пятницу вечером: «у меня сальдо по 70-му не сходится на 180 тысяч». А дело было в одном новом сотруднике без указанного счёта затрат. Лечится: в карточке указать счёт явно.
2. Вычеты на детей применяются после превышения лимита 450 000 руб. Если в карточке не указана дата прекращения права на вычет — программа продолжит его применять. Проверяйте справку о доходах сотрудника (бывшую 2-НДФЛ) перед закрытием года.
3. Больничный за первые 3 дня списан не на тот счёт. По закону первые 3 дня — за счёт работодателя (Дт 26 Кт 70), остальное — за счёт СФР напрямую сотруднику. В 1С эту настройку часто забывают, и все дни уходят в расходы компании.
4. Сотруднику с двумя детьми поставили один вычет. Банальная невнимательность при заведении карточки. Проверяется отчётом «Анализ НДФЛ по сотрудникам».
5. Аванс посчитали «от балды» — 40% от оклада. ТК РФ требует, чтобы аванс соответствовал фактически отработанному времени за первую половину месяца. Если за пол-месяца сотрудник отработал больше, а получил «фиксированные 40%» — это нарушение. Я считаю, что эту схему пора оставить в прошлом — она удобна только бухгалтеру, но не работнику и не инспекции по труду.
Итог: когда Бухгалтерии хватает, а когда нет
1С:Бухгалтерия 3.0 закрывает зарплатный учёт для небольших компаний со стандартной пятидневкой и окладной системой. Базовая зарплатная отчётность формируется штатно. ЕНС и уведомления — тоже.
Но как только появляются сложные графики и сдельщина, переход на ЗУП окупается за пару месяцев — только за счёт сэкономленного времени бухгалтера. Из моей практики — на проекте с производством на 90 человек после миграции в ЗУП закрытие месяца сократилось с 4 дней до полутора.
Главное правило — не пытайтесь натянуть Бухгалтерию на задачи ЗУП.
Костыли в виде ручных корректировок начислений рано или поздно приводят к расхождениям в РСВ, а оттуда — к необходимости сдать уточнённый расчёт и риску получить требование о представлении пояснений в рамках камеральной проверки.
У кого был похожий случай? Расскажите в комментариях — это может помочь другим 👇
Есть задача в 1С, которую в вашей бухгалтерии некому делать? На koderion.ru — спецы с часовой оплатой, без найма и долгих собеседований. Описали проблему → получили расчёт → работаете.