Лето только набирает обороты, а у нас за плечами уже 24 мероприятия с начала года:
16 конференций, 5 выездных road-show и 3 мероприятия в трех городах на День семьи. География: Москва, Сочи, Иркутск, Казань, Калуга, Тюмень, Санкт-Петербург, Геленджик, Шерегеш, Самарканд, Грузия.
Масштаб: от 20 участников до 500+.
Каждое мероприятие со стороны выглядит примерно одинаково: гости приезжают в готовый зал, на сцене уже настроен свет, участников встречают координаторы и т.д.
Кажется, будто всё происходит легко и само собой. Но именно там, где для гостей всё спокойно, для команды часто начинается самое интересное.
Потому что за красивым мероприятием для гостей почти всегда стоит огромная работа по управлению рисками, сроками и бюджетом - то самое закулисье, о котором гости чаще всего даже не догадываются:
💡срочная замена подрядчика за сутки до мероприятия;
💡перенос тайминга прямо во время монтажа;
💡поиск переходников в незнакомом городе;
💡переговоры с площадкой в 23:40;
💡ведущий, застрявший в аэропорту;
💡 внезапно закончившиеся батарейки для микрофонов;
💡дождь за час до welcome на улице; и много еще чего
Иногда организатор за один вечер успевает побыть логистом, переговорщиком, техническим специалистом и немного психологом.
Одна из таких ситуаций произошла на мероприятии в Москве.
Кейс: как мы не дали сорвать мероприятие на 100+ гостей
Представьте...
Гала-ужин в отеле в центре Москвы. Более 100 гостей, живая музыка, караоке, вечер в самом разгаре. Все идет ровно так, как и планировалось.
Есть один нюанс: над банкетным залом отеля расположены дорогие апартаменты. С отелем изначально была договоренность, что шуметь можно до 01:00 ночи.
🕙22:50
В зал заходит Росгвардия и недовольный жилец с угрозами из апартаментов сверху😱
Формально у нас есть все основания продолжать. Площадка заранее согласована, договор позволяет работать до 01:00, все условия соблюдены. Но в реальности это уже про ситуацию, когда вечер может закончиться скандалом, а клиент получить репутационный удар.
В этот момент наш менеджер без лишнего шума и демонстрации проблемы клиенту собирает все стороны в диалог: жильца, представителей Росгвардии и площадки.
Наша главная цель: не доказать правоту, а найти решение, которое устроит всех.
Мы скорректировали уровень звука. Жильца это решение устроило, Росгвардия покинула помещение. Гости и клиент ничего не заметили.
Мероприятие прошло без сбоев и конфликтов.
Такие ситуации невозможно предусмотреть заранее на 100%. Поэтому мы не просто организуем мероприятия, а управляем рисками, коммуникацией и результатом, защищая интересы всех сторон и доводя мероприятие до результата, независимо от обстоятельств.
Работа команды часто остается за кадром. Но есть еще одна задача, которую гости не видят, — удержать проект в рамках бюджета, когда цены меняются, вводные корректируются, а форс-мажоры случаются в самый неподходящий момент.
О том, где при организации мероприятий чаще всего утекает бюджет и как этого избежать, рассказали в этой статье.