В проектных компаниях часто тормозит не само проектирование, а путь до него.
Коммерческое предложение нужно подготовить.
Тендерные документы — согласовать.
Договор — подписать.
Предоплату — проконтролировать.
Задачи — передать отделам.
Документы — не потерять.
Сроки — удержать.
Когда всё это живёт в чатах, таблицах и ручных напоминаниях, проектный цикл становится непрозрачным. Именно с такой задачей к нам обратилась компания АМ-Групп.
О клиенте
АМ-Групп занимается проектированием объектов инфраструктуры:
— автомобильные дороги
— сети газоснабжения
— инженерные изыскания
— архитектурные и конструктивные решения
Компания ведёт полный цикл проектных работ: от коммерческого предложения и участия в тендерах до разработки проектной документации, прохождения экспертизы и сдачи рабочей документации.
В процессе участвуют разные подразделения: ОУП, ПТО, СДО, отдел автомобильных дорог, газоснабжения, инженерных систем, сметный отдел и другие команды.
Что было до внедрения
Главная проблема — не было единой точки контроля проектного цикла.
Процесс выглядел так:
КП → контракт → предоплата → разработка → финальная оплата → закрытие
Но на практике каждый этап требовал ручного контроля.
Что мешало работе:
— не было прозрачного статуса по каждому проекту
— задачи между ГИПом и отделами распределялись вручную
— документы хранились в разных местах
— сроки приходилось контролировать через напоминания
— права доступа между отделами были настроены недостаточно гибко
— часть информации приходилось уточнять отдельно у сотрудников
В итоге ГИПы и руководители тратили время не только на управление проектами, но и на постоянное информирование команды.
Задача
Создать в Битрикс24 централизованную систему управления проектным циклом.
Цель — чтобы каждый проект проходил по понятному маршруту:
— от КП и тендера
— до договора
— оплаты
— разработки
— закрывающих документов
— финального результата
Без ручного распределения задач и потери документов.
Что мы настроили
1. Воронку сделок «Договор»
Мы создали воронку из 7 этапов:
- КП / Конкурс
Подготовка коммерческого предложения или участие в тендере: расчёт смет, согласование, подача заявки, назначение ГИПа. - Заключение контракта
Согласование и подписание договора, фиксация суммы, сроков и передача данных в бухгалтерию. - Предоплата
Выставление счёта, контроль поступления аванса и согласование перехода к разработке. - В работе
Запуск смарт-процесса разработки, постановка задач исполнителям, контроль исходных данных. - Финальная оплата
Подготовка актов, финального счёта и контроль оплаты. - Завершение
Фиксация результата сделки и формирование итогового отчёта. - Успех / Проигрыш
Закрытие сделки с указанием результата и причин.
Так у команды появился единый маршрут проекта — без хаоса и лишних уточнений.
2. Смарт-процесс разработки
Для проектной части был настроен отдельный смарт-процесс.
В нём фиксируются:
— стадии разработки
— отделы-исполнители
— сроки
— согласования
— заключения
— документация по этапам
— файлы и результаты работ
Это позволило отделить коммерческую часть проекта от производственной, но сохранить связь между ними внутри Битрикс24.
3. Автоматическую постановку задач
При переходе сделки на новый этап система автоматически создаёт задачи для нужных сотрудников и отделов.
Например:
— проект перешёл в работу
— система запускает смарт-процесс
— ответственным приходят задачи
— ГИП видит статус
— отделы получают уведомления
— сроки фиксируются в системе
Без ручной рассылки сообщений и постоянных напоминаний.
4. Права доступа для 17 ролей
Так как в проекте участвует много подразделений, важно было правильно настроить доступы.
Мы настроили 17 ролей.
Ключевая логика:
— администрация и совет АДМ видят все данные
— технический отдел и ОУП могут читать все проекты, но редактируют только свои
— отделы разработки работают только со своими проектами и задачами
— сметный отдел получил расширенный доступ к финансовым документам и счетам
Результат: прозрачность для руководства сохранилась, но лишний доступ к данным был ограничен.
5. Пользовательские поля и документы
В карточках сделок настроили поля:
— тип контракта
— контрагент
— связанный проект
— ответственные лица
— кураторы
— наблюдатели
— суммы
— сроки
— календарные даты
— КП
— контракты
— счета
— акты
— проектная документация
Теперь документы не теряются в переписках и папках. Всё хранится внутри карточки проекта.
Что изменилось после внедрения
Главный результат — проектный цикл стал прозрачным и управляемым.
Срок согласования КП
Было: 5–7 дней
Стало: 2–3 дня
Сокращение — до 40%.
Подготовка документов для тендера
Было: 3 дня
Стало: 1 день
Прозрачность загрузки файлов
Было: около 60%
Стало: 100%
Ручные напоминания о сроках
Было: 10–15 в неделю
Стало: 0–2 в неделю
Ошибки в распределении задач
Было: 3–4 в месяц
Стало: 0–1 в месяц
Отзыв клиента
«После настройки воронки и смарт-процессов в Битрикс24 мы получили единую точку контроля по всем проектам. ГИПы больше не тратят время на ручное информирование отделов — задачи приходят автоматически. Особенно ценно, что система гибко учитывает, когда этап не требуется — можно просто отметить это в задаче, не ломая процесс».
Итог
Для АМ-Групп Битрикс24 стал не просто CRM, а системой управления проектным циклом.
Что получила компания:
— единый контроль этапов
— автоматическую постановку задач
— прозрачность по срокам и документам
— гибкие права доступа
— меньше ручных напоминаний
— меньше ошибок между отделами
— ускорение согласований и подготовки документов
Главная ценность автоматизации — не в том, что “задачи появились в CRM”.
А в том, что проект стал двигаться по понятному маршруту: от КП до закрытия, в одном окне и без лишнего ручного контроля.
Если в вашей компании проекты тоже проходят через несколько отделов, согласования, документы и ручные напоминания — возможно, Битрикс24 уже можно настроить так, чтобы система сама вела процесс вперёд.
Telegram | ВКонтакте
Art Solution24 - Платиновый партнер Битрикс24