Наконец-то - опись! Продолжаю раскрывать тему формирования домашнего архива. Предыдущая статья туть!
#️⃣ В догонку статье выше повторюсь: архиву нужна структура. Без неё он превращается в склад из документов, фотографий, памятных вещей или какого-то хлама.
#️⃣ Структура создаётся путём сортировки: отделяются фотографии от документов, документы разбиваются по временным периодам или персонам, выбрасываются ненужные бумаги и т.д.
По итогам сортировки формируется опись имеющихся документов.
🗂️ Что такое опись и зачем она нужна?
#️⃣ Официальное определение: архивная опись - это систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Что ещё за фонды и единицы хранения? Сложновато для новичка. Давайте разбираться.
Говоря простым языком, опись - это полный список документов (дел), хранящихся в архиве.
#️⃣ Что касается функций описи, то отчасти я её уже обозначила - формирование структуры архива. Структура в свою очередь создаёт удобство для хранения и быстрого поиска нужных сведений.
Но хочется добавить ещё кое-что. Бывают ситуации, когда человек передаёт домашний архив на хранение в государственный. В таком случае наличие описи будет очень кстати, и упростит работу сотрудникам госучреждения.
🪪 Домашний архив vs государственный: структура
В рамках этой статьи я позволила себе разделить архив на домашний и государственный. Дело в том, что существуют отличия между домашней описью и описью в государственных архивах. В последних структура хранения документов несколько сложнее. Она строится по принципу пирамиды: фонд → опись → дело. То есть опись здесь - только часть структуры.
- Фонд - это большое собрание документов, объединённых одной темой
- Опись - это список дел внутри конкретного фонда
- Дело - это единица хранения
#️⃣ Структура домашнего архива выглядит намного проще: обычно достаточно только описи всех документов. Конечно, можно выстроить тот же принцип хранения, что и в госархивах, но это будет большим геморроем😄. Во всяком случае я пока для такого не созрела!
Как по мне, к фондовой системе стоит прибегнуть только если имеется невероятнейшее количество документов, из которых можно сформировать эти самые фонды и описи. Ну и время, разумеется. Времени на это потребуется супер много.
Перейдём к наглядным примерам для лучшего понимания описи.
💻 Опись госархива ЕАИС Курской области
Попробую объяснить цепочку "фонд - опись - дело" на примере электронного архива Курской области.
1️⃣ Заходим в личный кабинет (вход через ГосУслуги) единой архивной системы Курской области (ЕАИС КО). Первое, с чем мы столкнёмся после входа - "Путеводитель по фондам".
2️⃣ Далее, перейдя в "Путеводитель", видим разделение фондов на группы:
- "Фонды дореволюционного периода"
- "Фонды советского и постсоветского периода"
То есть фонд - это первое, что мы выбираем при работе с государственным архивом. В данном примере фонды сгруппированы для удобства поиска во времени: до революции, во времена Советов и после них.
3️⃣ Далее переходим в "Фонды дореволюционного периода":
4️⃣ Едем дальше. Выбираем фонд №1 "Канцелярия Курской губернии ...":
5️⃣ И вот мы подобрались к делам. Выбираем "1 Опись №1...", и открывается список дел внутри описи:
#️⃣ Получается та самая пирамидка, где основание - фонд, выше - опись, и верхушка - дело. Забегая вперёд, скажу, что именно в такой последовательности ведутся поиски в государственных архивах: не важно, электронный он, или мы посещаем его лично. Нужна знать номер фонда, номер описи и номер дела для запроса искомых сведений.
🏠 Опись домашнего архива на личном примере
Идём от сложного к простому - домашней описи. В ней указываются все документы, находящиеся в домашнем архиве. Короче говоря, это просто пронумерованный список документов с некоторыми дополнениями. Никаких фондов или дел.
#️⃣ Опись может быть одна или несколько. Тут уж у кого какой архив по объёму и тематике. Пример из личного опыта:
Я решила создать по одной описи на каждого предка: дедушку, бабушку, прадеда и прабабушку по линии матери. Пока только на них, поскольку поиск сейчас сосредоточен вокруг этих предков.
❓ Что указать
В каждой описи я обозначила следующие столбцы:
- порядковый номер документа
- название документа
- оригинал/копия
- на кого оформлен документ
- дата выдачи/написания
- примечания
- количество страниц в документе
❓ Где и как оформить
Сначала я создала черновой вариант в Word. Но я терпеть не могу в нём работать. У меня постоянно всё едет, поля улетают, получается коряво. Поэтому я открыла для себя мир Google Таблиц. Оформила максимально простецкие описи на каждого предка:
#️⃣ Конечно, можно использовать любую другую программу: Excel, Яндекс Таблицы, тот же Word, а можно оформить опись от руки. Как удобно!
#️⃣ Все документы вписываю в хронологическом порядке: от наиболее старых к свежим.
#️⃣ В одной таблице можно создать несколько листов - на каждого предка свой лист.
#️⃣ После завершения создания описей можно сохранить их на компьютер в нужном формате и распечатать. Можно печатать сразу, без скачивания. Я себя страхую, поскольку это всё-таки Google, мало ли, завтра доступ закроют.
#️⃣ Когда опись распечатана - её можно вложить в папку/конверт - в зависимости от того, в чём хранятся документы. Лучше оставлять на листе пустое местечко, чтобы можно было что-то дописать при необходимости.
#️⃣ Кстати, по подобному образцу можно оформлять описи фотографий. В примечании указывать, кто и что изображено, когда сделаны снимки.
❓ Как систематизировать
#️⃣ Я рассортировала все документы домашнего архива по персонам. Под каждого предка завела большой конверт. Получилось 4 предка - 4 конверта - 4 описи.
#️⃣ Внутри конверта каждый документ в отдельном файлике. Файлы пронумерованы. Номера соответствуют порядковому номеру документа в описи. Напомню, что в канцелярских файлах документы хранить нельзя. Бумага должна храниться в бумаге. За неимением такого количества бумаги пока что храню документы в файлах.
#️⃣ Теперь когда мне нужно найти определённый документ, я не копошусь в папках, а читаю опись и достаю нужную бумагу по номеру из описи. Это супер выручает, когда документов уже накопилось достаточно много. Память обманет, но опись поможет!
🧾Готовый шаблон описи
Если вам по вкусу такой стиль оформления описи, пользуйтесь! Прикрепляю бесплатный шаблон для скачивания:
📌 Опись домашнего бумажного архива_ШАБЛОН
🗝️ Полезные материалы по теме
🗿 Итоги
✅ Опись - это не бюрократическая прихоть, а наш главный помощник в мире памяти. Создание описи занимает порой много времени, но потом мы экономим время в разы больше, когда ищем нужную бумагу среди десятков папок.
✅ Не бойтесь, если опись получится не идеальной. Её можно дополнять и править в любой момент. Главное - начать. А ещё - важно, чтобы опись была удобной и радовала именно вас!
Когда сам на практике осознаёшь, как систематизированный архив облегчает поиски, то уже не можешь без него жить!
P.S. Ну что ж, гештальт с описью бумажного домашнего архива закрыт. Впереди опись электронного домашнего архива. Будем учиться!
Систематизируйте, совершенствуйте и не останавливайтесь!