В этой статье от команды проекта 42Clouds рассказываем на примере клиента, как автоматизировать создание платежных поручений, сократить время на обработку документов и минимизировать ошибки при массовых платежах.
Одна ошибка в реквизитах — и деньги уходят не по назначению
Когда компания регулярно получает несколько документов от одного контрагента, бухгалтеру приходится выбирать один из двух вариантов работы:
- оформлять отдельное платежное поручение по каждому поступлению;
- объединять несколько поступлений в один платеж на общую сумму.
У каждого подхода есть свои сложности. Если создавать отдельные платежки, количество документов быстро увеличивается, а контроль становится более трудоемким. Если объединять платежи, необходимо вручную рассчитывать суммы, проверять договоры и корректно составлять назначение платежа.
Именно на этом этапе чаще всего возникают ошибки при массовых платежах.
Обычно процесс выглядит следующим образом: бухгалтер открывает каждый документ, копирует реквизиты, создает платежное поручение и повторно проверяет все данные. При объединении нескольких поступлений дополнительно приходится вручную подсчитывать итоговую сумму и составлять расшифровку.
Представьте ситуацию: конец рабочей недели, накопилось большое количество платежей, и хочется быстрее завершить работу. Достаточно ошибиться в одной цифре ИНН или выбрать не того контрагента, чтобы в дальнейшем тратить время на возврат средств и выяснение обстоятельств.
Именно с такой проблемой столкнулась Ольга — бухгалтер оптовой компании. Каждую неделю она тратила около четырех часов на подготовку платежных поручений. Если требовалось объединять платежи, времени уходило еще больше.
Кроме того, несколько раз в месяц возникали ошибки:
- указывались неверные суммы;
- выбирались не те договоры;
- платежи отправлялись не тем контрагентам.
Исправление каждой такой ситуации занимало не менее часа и требовало дополнительных согласований.
Проблема: рутинные операции увеличивают риск ошибок
Ольга ежедневно обрабатывала десятки поступлений. Для каждого документа требовалось оформить отдельное платежное поручение.
Последовательность действий выглядела так:
- Открыть поступление или накладную.
- Проверить реквизиты контрагента.
- Создать новое платежное поручение.
- Заполнить данные: сумму, договор, дату и другие реквизиты.
- Еще раз проверить информацию и отправить документ.
На обработку одного документа уходило около 2–3 минут.
В результате:
- 20 поступлений занимали около часа;
- 50 документов требовали уже нескольких часов работы;
- при обработке 100 поступлений рабочий день практически полностью уходил на создание платежек.
Дополнительные сложности возникали, когда от одного контрагента поступало несколько документов. В таком случае бухгалтеру приходилось:
- суммировать все платежи;
- проверять соответствие договоров;
- вручную составлять назначение платежа с указанием оснований для оплаты.
На эти действия уходило еще от одного до двух часов.
Решение: массовое создание платежных поручений
Чтобы сократить время на выполнение однотипных операций, Ольга начала использовать обработку для массового создания платежных поручений.
Теперь процесс выглядит значительно проще.
1. Выбор документов
Бухгалтер отмечает необходимые поступления непосредственно в списке документов.
2. Выбор способа формирования платежей
Система предлагает два варианта работы:
- «На каждое поступление» — по каждому документу автоматически создается отдельное платежное поручение.
- «Общее для контрагентов» — все поступления одного контрагента объединяются в единый платежный документ.
3. Автоматическое заполнение данных
Программа самостоятельно переносит необходимые сведения:
- реквизиты контрагентов;
- суммы оплат;
- информацию по договорам.
4. Формирование назначения платежа
В назначении платежа автоматически появляется расшифровка с указанием документов-оснований и их номеров.
В результате вместо нескольких часов рутинной работы Ольга тратит на подготовку платежей всего 15–20 минут.
Автоматизация позволила практически исключить ошибки при массовых платежах, поскольку все данные подставляются непосредственно из системы.
Сколько времени можно сэкономить
Если работа с платежными поручениями входит в ежедневные задачи, экономия становится заметной уже в первые недели использования автоматизации.
Примерная оценка выглядит следующим образом:
- при обработке 20 поступлений в день можно экономить до 4 часов в неделю;
- при работе с 50 поступлениями — до 8 часов в неделю;
- при обработке 100 документов — до 12 часов еженедельно.
Дополнительно стоит учитывать время, которое обычно тратится на исправление ошибок.
В среднем устранение одной неточности занимает от 30 минут до часа. Поэтому снижение количества ошибок дает дополнительную экономию рабочего времени и снижает нагрузку на сотрудников.
Какие процессы можно автоматизировать дополнительно
Подобный подход подходит не только для создания платежных поручений.
В Маркет42 доступны решения для автоматизации и других повторяющихся операций:
Если одна и та же задача выполняется несколько раз в день, стоит оценить возможность ее автоматизации. Это помогает сократить количество ручных операций и снизить вероятность ошибок.
Итог
После внедрения автоматизации Ольга перестала тратить часы на подготовку платежных поручений и устранение ошибок.
Теперь ей достаточно:
- выбрать необходимые документы;
- указать способ формирования платежей;
- запустить обработку.
Система автоматически переносит реквизиты, суммы и сведения по договорам. Если требуется объединить несколько поступлений одного контрагента, программа выполняет это без дополнительных расчетов.
Если вы сталкиваетесь с аналогичными задачами, не обязательно самостоятельно искать решение методом проб и ошибок. Опишите специалистам Маркет42, какой процесс требует автоматизации. Это поможет подобрать подходящий сервис или найти более простой способ решения задачи.