Электронная заказ-заявка создается в системе обмена электронными перевозочными документами (ЭПД) и содержит ключевые сведения о перевозке груза.
Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ) – это документ в системе 1С-ЭПД, который оформляется перед перевозкой груза и используется для согласования условий транспортировки между грузоотправителем и перевозчиком (Рисунок 1).
ЭЗЗ запускает процесс электронного документооборота – он создается до начала перевозки и фиксирует договоренности сторон. При этом, электронная заявка оформляется при наличии договора перевозки, а электронный заказ используется при отсутствии договора.
В процессе перевозки участвуют две стороны – грузоотправитель и перевозчик. Взаимодействие между ними происходит через систему электронного документооборота, что исключает возможность допустить ошибки, а также ускоряет обмен.
При формировании документа указываются сведения о сторонах, маршруте и адресах подачи транспорта, характеристиках груза и условиях перевозки. При наличии договора информация также оказывается в созданных документах. Таким образом, ЭЗЗ задает структуру всей будущей перевозки и снижает риск недопонимания между участниками.
После получения заказа перевозчик рассматривает его и принимает решение о возможности перевозки. В случае согласия компания подтверждает ЭЗЗ и дополняет информацией о транспортном средстве, водителе и стоимости перевозки (Рисунок 2). В случае отказа – заказ отклоняется с указанием причины.
Электронный заказ играет ключевую роль в цепочке электронного документооборота. На его основе в дальнейшем формируются другие документы (например, электронная транспортная накладная). Все этапы сопровождаются электронным подписанием и передачей через оператора ЭДО – это помогает сохранять историю перевозки.
Использование электронного формата упрощает работу компаний: оформление занимает меньше времени, снижается количество ошибок за счет автоматизации, а все статусы документов становятся прозрачными.
Результат – бизнес получает более управляемый и быстрый процесс логистики без бумажной нагрузки и ручного ввода данных.
📞 79-88-87 | 📧 promo@neosystems.ru
Читайте нас в MAX