Битрикс24 установлен, менеджеры зарегистрированы, сделки заводятся. Но через месяц руководитель смотрит на CRM и видит хаос: половина сделок висит на стадии «В работе», непонятно кто за что отвечает, и всё равно непонятно сколько реально денег в воронке.
Это не проблема менеджеров. Это проблема воронки — она либо не настроена вообще, либо настроена «по умолчанию», без учёта реального процесса продаж.
В этой статье — пошаговая инструкция как настроить воронку в Битрикс24 так, чтобы она отражала реальный процесс и давала руководителю понятную картину. Где нужно — покажем где найти нужный раздел в интерфейсе.
Что такое воронка продаж в Битрикс24 и зачем её настраивать
В Битрикс24 воронка продаж — это набор стадий через которые проходит сделка от первого контакта до закрытия. По умолчанию стадии выглядят примерно так: Новая → Подготовка документов → Счет на предоплату → В работе → Финальный счет → Выиграна / Проиграна.
Это универсальный шаблон который не подходит почти никому. Стадия «Подготовка документов» и «Счёт на предоплату» — в чём разница? Когда сделка переходит с одной на другую? Непонятно.
Правильно настроенная воронка отвечает на несколько вопросов сразу. Где сейчас находится каждая сделка? Что менеджер должен сделать на этой стадии? Почему клиент не купил? Где узкое место — на какой стадии теряется больше всего сделок?
Без этого CRM — просто дорогой блокнот.
Шаг 1. Разберитесь с процессом продаж до того как заходить в Битрикс24
Главная ошибка при настройке воронки — сразу идти в интерфейс и начинать переименовывать стадии. Так получается та же универсальная схема, только с другими словами.
Сначала — на бумаге или в любом текстовом редакторе — опишите как у вас реально происходит продажа. Шаг за шагом.
Например для бизнеса по услугам это может выглядеть так: клиент оставил заявку → менеджер перезвонил и квалифицировал (подходит ли клиент вообще) → отправил КП → провёл встречу или демо → выставил счёт → получил оплату.
У каждого шага есть конкретное действие которое его завершает. Перезвонил и поговорил — значит можно переходить к следующей стадии. Отправил КП — есть факт отправки. Это важно: стадия должна отражать факт, а не намерение.
Запишите этот список. Это и будет основа вашей воронки.
Шаг 2. Откройте настройки воронки в Битрикс24
В Битрикс24 воронки настраиваются в разделе CRM. Сделки могут вестись в двух режимах — лиды отдельно от сделок, или всё в одной воронке. Для большинства малого бизнеса удобнее работать со сделками напрямую, без отдельного этапа лидов — меньше путаницы.
Стадии можно редактировать в таком страшном редакторе как на скрине выше. Для этого нужно открыть редактор воронок:
Можно и проще, редактировать прямо на странице канбана той воронки, которую нужно настроить. Наведите курсор на шапку стадии воронки и увидите управляющие кнопки
Шаг 3. Настройте стадии воронки
Вы видите список текущих стадий. Их можно переименовать, удалить, добавить новые и изменить порядок (просто перетащив за шапку):
Как называть стадии. Название должно отвечать на вопрос «что уже произошло», а не «что происходит». Не «Переговоры», а «КП отправлено». Не «В работе», а «Квалифицирован». Когда менеджер видит стадию «КП отправлено» — ему понятно что следующий шаг это follow-up звонок через 2–3 дня. Когда видит «В работе» — непонятно ничего.
Сколько стадий нужно. Оптимально 5–8 активных стадий. Меньше — теряется детализация. Больше — менеджеры путаются и не переставляют сделки.
Пример нормальной воронки для бизнеса по услугам:
- Новая заявка
- Взят в работу (менеджер позвонил, квалифицировал)
- КП отправлено
- Встреча / демо проведены
- Счёт выставлен
- Оплата получена ✅
Стадии закрытия — отдельно:
— Не наш клиент (не подошёл по параметрам)
— Отказ: дорого
— Отказ: ушёл к конкуренту
— Не дозвонились
Стадии отказа — это не мусор. Это аналитика. Через три месяца вы увидите что 40% отказов — «дорого» и поймёте что нужно либо менять цену, либо лучше объяснять ценность.
Шаг 4. Установите цвета стадий
Мелкая деталь которая реально помогает. В Битрикс24 каждой стадии можно назначить цвет — он отображается на канбан-доске.
Логика простая: зелёные оттенки — сделка движется хорошо, жёлтые — требует внимания, красные — проблемная зона или стадии отказа. Руководитель открывает канбан и за 10 секунд видит общую картину без чтения каждой карточки.
Шаг 5. Настройте обязательные поля для перехода между стадиями
Это самый важный шаг который пропускают почти все.
Без обязательных полей менеджер может перетащить сделку с «Новая заявка» сразу в «Счёт выставлен» не сделав ничего. Данные в CRM будут неполными, аналитика — неправильной.
В Битрикс24 для каждой стадии можно задать поля которые менеджер обязан заполнить перед тем как двинуть сделку дальше. Попытается перетащить — система не даст и покажет что нужно заполнить.
Что обычно делают обязательным:
— При переходе на «Взят в работу»: имя контакта, телефон, источник заявки
— При переходе на «КП отправлено»: сумма сделки, дата отправки КП
— При переходе на «Счёт выставлен»: реквизиты, дата выставления счёта
— При закрытии в отказ: причина отказа (из списка)
Не делайте обязательными слишком много полей — менеджеры начнут заполнять их мусором лишь бы пройти дальше. Выберите 2–3 действительно важных для каждой стадии.
Шаг 6. Создайте несколько воронок если нужно
Если у вас разные типы продаж с разными процессами — для каждого нужна своя воронка. Один процесс для входящих заявок с сайта, другой для холодных звонков, третий для повторных продаж.
В Битрикс24 можно создать несколько воронок в рамках одного раздела «Сделки». Менеджер при создании сделки выбирает в какую воронку её поместить.
Не увлекайтесь — три-четыре воронки это уже много для большинства малого бизнеса. Лучше одна хорошо настроенная, чем пять запутанных.
Шаг 7. Настройте автоматизацию на стадиях
Когда воронка настроена, можно добавить роботов — автоматические действия которые система выполняет при переходе сделки на стадию. Это не обязательный шаг для старта, но значительно упрощает работу.
Несколько простых сценариев которые стоит настроить сразу.
При попадании на «Новая заявка» — создаётся задача менеджеру «Позвонить в течение 15 минут». Если задача не выполнена — приходит уведомление руководителю.
При переходе на «КП отправлено» — автоматически ставится задача на follow-up через 3 дня. Менеджер не забудет, даже если у него 50 активных сделок.
При зависании на стадии больше N дней — руководителю приходит уведомление. Сделка «Счёт выставлен» висит 7 дней без движения? Значит что-то пошло не так и нужно разобраться.
При переходе в «Оплата получена» — через 14 дней ставится задача менеджеру позвонить клиенту. Начало работы над повторной продажей.
Роботов лучше добавлять постепенно. Начните с одного-двух, убедитесь что работают правильно, потом добавляйте следующие.
Шаг 8. Проверьте воронку в работе
Когда всё настроено — создайте тестовую сделку и пройдите её через все стадии самостоятельно. Проверьте что обязательные поля запрашиваются в нужный момент, роботы срабатывают правильно, цвета отображаются на канбане.
Потом попросите одного менеджера поработать с новой воронкой неделю — и соберите обратную связь. Скорее всего выяснится что какую-то стадию стоит переименовать, или одного обязательного поля не хватает, или наоборот какое-то лишнее. Это нормально — воронка дорабатывается под реальную работу, а не под теорию.
Типичные ошибки при настройке воронки
За время работы с Битрикс24 мы видели одни и те же ошибки достаточно часто, чтобы вынести их отдельно.
Слишком много стадий. 15 стадий в воронке — это не детализация, это путаница. Менеджеры перестают понимать куда двигать сделку и начинают игнорировать CRM. Если у вас больше 8–9 активных стадий — укрупните.
Стадии без смысла. «В процессе», «Обработка», «Активная» — это не стадии, это описание состояния. Стадия должна отражать конкретный факт который произошёл в реальном мире.
Нет стадий отказа с причинами. Все отказы сваливаются в одну стадию «Проиграна» без разбивки по причинам. Теряется ценнейшая аналитика.
Воронка настроена один раз и забыта. Бизнес меняется, процессы меняются. Воронку нужно пересматривать раз в полгода — убирать стадии которые не используются, добавлять новые которых не хватает.
Нет обязательных полей. Менеджеры заводят сделки без суммы, без источника, без имени контакта. Аналитика становится бесполезной.
Чеклист: воронка настроена правильно если
Стадии
— Каждая стадия отражает конкретный факт («КП отправлено», а не «В работе»)
— Стадий не больше 8–9 активных
— Есть отдельные стадии закрытия с разными причинами отказа
— Названия понятны менеджеру без объяснений
Поля и данные
— На ключевых стадиях есть обязательные поля
— Поле «Источник» заполняется при создании каждой сделки
— Поле «Сумма» заполняется не позже стадии отправки КП
Автоматизация
— На новую заявку ставится задача менеджеру
— На зависшую сделку приходит уведомление руководителю
— Follow-up после отправки КП автоматизирован
Общее
— Канбан-доска даёт понятную картину без погружения в каждую карточку
— Руководитель видит узкие места воронки в отчётах
— Менеджеры понимают на какой стадии что делать
FAQ
Лиды и сделки — нужно использовать оба раздела?
Для большинства малого бизнеса — нет. Лиды удобны когда входящий поток большой и нужно сначала отсеять нецелевые обращения перед тем как заводить сделку. Если у вас до 50–100 заявок в месяц и менеджер квалифицирует каждую — работайте сразу со сделками, меньше лишних кликов и путаницы.
Можно ли настроить разные воронки для разных менеджеров?
Воронки в Битрикс24 общие для всего отдела, но сделки можно фильтровать по ответственному. Если у разных менеджеров принципиально разные процессы — лучше сделать отдельные воронки под каждый процесс, а не под каждого человека.
Что делать с старыми сделками при перенастройке воронки?
Старые сделки останутся на своих стадиях. Если вы переименовали стадию — старые сделки автоматически перейдут на переименованную. Если удалили стадию — Битрикс24 попросит указать куда перенести сделки с этой стадии. Делайте перенастройку в конце рабочего дня чтобы не создавать путаницу в разгар работы.
Роботы и триггеры — в чём разница?
Роботы — это действия которые выполняются когда сделка переходит на стадию или выходит с неё. Триггеры — это события которые сами двигают сделку на другую стадию (например письмо от клиента автоматически переводит сделку в «Ответил»). Для начала достаточно роботов — они проще в настройке и покрывают большинство задач.
Сколько времени занимает настройка воронки?
Если процесс продаж уже описан на бумаге — 1–2 часа на базовую настройку стадий и обязательных полей. Ещё час-два на роботов. Итого полдня — и у вас рабочая воронка которая реально помогает, а не просто существует.
Итог
Воронка продаж в Битрикс24 — это не технический вопрос, это отражение вашего реального процесса продаж. Сначала опишите процесс, потом переносите его в систему.
Главные принципы: стадии отражают факты, не больше 8 активных стадий, обязательные поля на ключевых переходах, стадии отказа с причинами. Роботы добавляют постепенно.
Настроенная под реальный процесс воронка даёт руководителю картину где деньги прямо сейчас, а менеджерам — понимание что делать дальше с каждой сделкой.
Если хотите — поможем настроить воронку под ваш процесс продаж. Сначала разберёмся в процессах, потом перенесём в Битрикс24.
Оставьте заявку на a--2.ru или напишите напрямую — все контакты по ссылке links.a--2.ru
Мы также в Telegram: t.me/a2creative