Кажется, что проще сделать самому? Так и живут люди, которые вечно перерабатывают
На связи Weeek – сервис по управлению проектами. Помимо айтишных тем, мы обожаем без занудства рассуждать о личной эффективности, планировании и том, как не превратить жизнь в бесконечный список задач со статусом «в процессе».
Проверить письма, написать пять ТЗ, заказать пиццу на день рождения сотрудника… О, вот и конец рабочего дня! Правда, почему-то задачи всё ещё не выполнены, а усталость такая, словно работать пришлось за троих. Знакомо? Если да, то у нас для тебя плохие новости: ты совсем не умеешь делегировать задачи. Но это можно исправить
Разбираемся, почему делегировать не так страшно, как кажется, с каких задач стоит начать и как организовать процесс, который не рухнет в первый же день твоего отпуска.
Почему делегирование не получается с первого раза
Ты даёшь сотрудникам задание и пытаешься переключиться на более важные вещи, но вдруг что-то идёт не так: дедлайны передвигаются, в документации появляются грубые ошибки, а коллеги не понимают, чего ты от них хочешь. Сразу появляются мысли: «Это бессмысленно. Лучше сделаю всё самостоятельно». Такое бывает, если попытаться разделить обязанности непродуманно.
Вот три главные причины, почему попытки делегировать проваливаются:
1. Боишься потерять контроль
Иногда нам кажется, что, если мы перестанем контролировать каждую мелочь, всё развалится. В итоге, даже когда мы поручаем задачу другому сотруднику, то продолжаем пристально наблюдать за её выполнением, тратя на это свои внутренние ресурсы.
2. В проекте нет системы
Нет конкретики — нет результата. Нельзя сказать сотруднику «Просто сделай красиво». Скорее всего, так получится совсем не тот результат, которого ожидаешь.
Без регламентов и чёткого описания задач хорошее делегирование не получится.
3. Кажется, что всё и так понятно
Иногда возникает мысль: «Ну всё же очевидно, работники точно поймут меня с полуслова». К сожалению, это не всегда так. То, что понятно тебе, для другого сотрудника может стать откровением. Делись своими ожиданиями касательно проекта прямо и чётко, не упуская деталей. Кроме того, лучше всегда уточняй у работников, понятны ли им твои запросы. Без общего понимания прогресса не достичь.
Как делегировать впервые
Начинать нужно с малого. Не пытайся сходу отдавать важные задачи, от которых зависит работа всей компании. Так ты только усилишь свой страх перед делегированием, да и неподготовленный сотрудник может не справиться с задачей.
С каких задач начать?
Выбери простые, повторяющиеся и некритичные процессы. То, что не повлияет на жизнь компании, если будет сделано с небольшими ошибками. Например:
- сбор и структурирование данных для отчёта
- организация встречи или созвона
- подготовка проекта договора или типового письма
- ведение простых таблиц
Главный принцип первого делегирования: готовься к тому, что результат может отличаться от твоего идеала. Твоя задача на этом этапе — не получить идеал, а запустить процесс и научиться доверять своим коллегам.
Как превратить делегирование в систему
Разовые попытки делегирования ничего не изменят. Чтобы освободить своё время и сконцентрироваться на более важных задачах, нужна система. И здесь на помощь приходят инструменты, которые заменят бесконечные переписки в мессенджерах.
Делегирование становится системой, когда у тебя есть:
1. Понятные и записанные регламенты. Описания процессов, стандарты работы
2. Чёткие чек-листы. Пошаговые инструкции для типовых задач
3. Единое пространство. Место, где хранятся все задачи, документы и договорённости
Со всем этим тебе поможет Weeek. В нём есть всё, чтобы делегирование стало нормой.
База знаний — твой сборник регламентов
Если у тебя нет времени объяснять каждому новичку, как оформлять отчёт или работать с возражениями, просто запиши это один раз. В сервисе База знаний можно создать структуру документов: инструкции, регламенты, стандарты. Сотрудник всегда может зайти и подсмотреть, как правильно.
С Weeek делегирование выглядит так: «Сделай, пожалуйста, отчёт. Все требования — в документе “Регламент ежемесячной отчётности” в Базе знаний».
Чек-листы, чтобы ничего не забыть
Главная проблема делегирования — исполнитель может упустить важные детали. Именно поэтому после выполнения работы нужно заполнять чек-листы (они же список подзадач). Когда ставишь задачу, сразу прикрепляй к ней чек-лист.
- Если задача разовая, опиши шаги прямо в комментарии или в описании
- Если задача типовая, создай в Задачах подзадачи. Например, в задаче «Подготовить договор для клиента» подзадачами будут: «Сверить реквизиты», «Заполнить шаблон», «Отправить на согласование юристу»
Это освобождает тебя от необходимости каждые пять минут отвечать на вопрос «А что делать дальше?»
В Weeek ты всегда видишь, на каком этапе находится задача: в работе, на проверке или уже готова. Это даёт ощущение контроля без необходимости дёргать сотрудника. И никакого лишнего микроменеджмента!
Подробнее о том, как создавать крутые чек-листы и регламенты, мы рассказали в нашей статье: «Как составить чек-лист».
Типичные ошибки при делегировании
Вот три самые частые ошибки, которые возникают в команде при делегировании:
1. Вы не договорились о результате. «Сделай презентацию» — плохая задача. «Сделай презентацию на 10 слайдов для партнёров, цель — показать нашу экспертность с помощью статистики и отзывов» — уже лучше. Результат должен быть измеримым и понятным.
2. Вы не проверили, что всё правильно поняли. Самый надёжный способ убедиться, что тебя поняли, — попросить сотрудника своими словами рассказать, что он будет делать. Часто на этом этапе выясняется, что ты говорил про одно, а он услышал про другое.
3. Постановщик задачи исчез до дедлайна. Делегировать задачу и пропасть на две недели — равно гарантированно в последний момент получить результат, который тебя, скорее всего, не устроит. Не забывай иногда проверять работу, чтобы вовремя подкорректировать её, пока ещё есть время.
Ещё по теме
Контроль работы сотрудников: методы и инструменты для управления персоналом
Как составить план на день и придерживаться его
Топ-20 методов и техник тайм-менеджмента