Вести бухгалтерию ИП самостоятельно - реально. По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 ИП вообще освобождены от обязанности вести бухгалтерский учёт в полном смысле слова [1]. Но налоговый учёт, отчётность и взносы никуда не деваются. На УСН «Доходы» со ставкой 6% и без сотрудников справляется большинство предпринимателей без бухгалтера. На ОСНО с НДС и штатом - уже сложнее. Ниже - конкретная инструкция: что считать, когда платить, какие сервисы использовать и где без специалиста не обойтись.
Ключевые факты
- ИП освобождены от бухучёта по закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, но обязаны вести налоговый учёт [1]
- На переход на УСН после регистрации ИП отводится 30 дней [1]
- Декларация по УСН за 2025 год - до 25 апреля 2026 года, налог - до 28 апреля 2026 года [1]
- Ставка УСН «Доходы» - 6% в общем случае [1]
- Фиксированные взносы ИП за 2025 год - 55 900 рублей (пенсионное 45 000 + медицинское 10 900) [5]
- Дополнительный взнос 1% с дохода свыше 300 000 рублей, максимальный размер взноса - 310 000 рублей [5]
- Срок уплаты дополнительного взноса за 2025 год - до 1 июля 2026 года [5]
- ИП с выручкой до 1 млн рублей в месяц, штатом до 5 человек и потоком до 10 документов в день справляется с учётом сам [2]
- Налоговая вправе проверить документы ИП в течение 3 лет после снятия с учёта [1]
- Ставка НДФЛ: 13% до 5 млн рублей дохода в год, 15% с суммы сверх 5 млн рублей [5]
Что значит «вести бухгалтерию» для ИП: разбираем термин
Многие предприниматели путают бухгалтерский учёт и налоговый учёт. Это разные вещи, и путаница дорого обходится.
Бухгалтерский учёт - не твоя обязанность
Закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 прямо говорит: индивидуальные предприниматели могут не вести бухгалтерский учёт [1]. Это означает, что составлять баланс, отчёт о финансовых результатах и другие формы бухгалтерской отчётности ИП не обязан. Никаких двойных записей по дебету и кредиту, никаких проводок - всё это удел организаций.
Но это не значит, что ИП вообще ничего не должен государству. Освобождение от бухучёта - это только про форму учёта, а не про отчётность как таковую [1].
Налоговый учёт - твоя прямая обязанность
Налоговый учёт - это фиксация доходов и расходов для расчёта налогов. Его ведут все ИП без исключения. Форма зависит от системы налогообложения: на УСН это Книга учёта доходов и расходов (КУДиР), на ОСНО - КУДиР плюс учёт НДС, на ПСН - Книга учёта доходов.
КУДиР не сдаётся в налоговую в обычном режиме, но хранится у предпринимателя и предъявляется по запросу при проверке. Налоговая инспекция может запросить документы в течение 3 лет после снятия ИП с регистрационного учёта [1]. Это значит, что выбрасывать первичку сразу после закрытия ИП - плохая идея.
Что входит в самостоятельный учёт
Когда говорят «вести бухгалтерию ИП самостоятельно», имеют в виду комплекс задач:
- Фиксировать все поступления и расходы в КУДиР
- Рассчитывать налоги и авансовые платежи
- Платить фиксированные и дополнительные страховые взносы
- Сдавать декларации и отчёты в ФНС и СФР
- Хранить первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки)
- Если есть сотрудники - считать НДФЛ и взносы с зарплаты, сдавать кадровые отчёты
Вести бухгалтерию ИП самостоятельно - реально, особенно при понимании своей системы налогообложения и чёткой организации учёта [5].
Когда ИП реально справится сам: критерии
Самостоятельный учёт подходит не всем. Есть чёткие параметры, при которых это работает без лишних рисков.
Критерии для самостоятельного ведения учёта
ИП вполне может вести бухгалтерию самостоятельно, если выполняются все условия: работает в рознице или оказывает услуги, оформляет не более 10 документов в день, в штате до 5 сотрудников, выручка не превышает 1 млн рублей в месяц [2].
Добавь к этому ещё один критерий - система налогообложения. На простых режимах, таких как УСН «Доходы» или ПСН, можно вести бухгалтерию ИП самостоятельно без специального образования [1]. На УСН «Доходы минус расходы» уже сложнее: основная трудность - сбор и правильное оформление подтверждающих расходы документов [1]. На ОСНО самостоятельный учёт возможен, но требует серьёзной подготовки.
Таблица: при каком режиме ИП справится сам
- Система налогообложения - Сложность учёта - Реально самому? - Что усложняет
- УСН «Доходы» 6% - Низкая - Да, легко - Авансовые платежи поквартально
- ПСН - Минимальная - Да, проще всего - Только книга доходов
- УСН «Доходы минус расходы» - Средняя - Да, но с усилием - Сбор и хранение первичных документов
- ЕСХН - Средняя - Да, при небольшом обороте - Учёт расходов
- ОСНО - Высокая - Сложно - НДС, НДФЛ, квартальные декларации
- НПД (самозанятый) - Минимальная - Да, через приложение - Нет наёмных сотрудников
Когда лучше нанять бухгалтера
Если у тебя ОСНО - квартальные декларации по НДС, расчёт НДФЛ и учёт расходов создают нагрузку, с которой без опыта легко ошибиться [1]. Штат от 5 человек и выше означает ежемесячную отчётность по НДФЛ и страховым взносам. Если оборот растёт и документов становится больше 10 в день - ручной учёт начинает давать сбои. В этих случаях аутсорсинг или штатный бухгалтер окупается уже на первом штрафе, который удалось избежать.
Страховые взносы ИП в 2025-2026 году: считаем сами
Взносы - это первое, с чем сталкивается каждый ИП. Их платят все, даже если дохода нет.
Фиксированная часть
За 2025 год фиксированные страховые взносы составляют 55 900 рублей: пенсионное страхование - 45 000 рублей, медицинское - 10 900 рублей [5]. Срок уплаты - до 31 декабря 2025 года. Можно платить сразу всей суммой или частями в течение года - главное, чтобы к 31 декабря всё было перечислено.
Платить частями поквартально выгоднее на УСН «Доходы»: уплаченные взносы уменьшают авансовый платёж по налогу в том же квартале. Если заплатить всё в декабре - уменьшишь только годовой налог, а авансы за первые три квартала придётся платить в полном объёме.
Дополнительный взнос 1%
Если доход за год превысил 300 000 рублей, с суммы превышения платится дополнительный взнос 1% [5]. При этом размер дополнительного взноса ограничен: максимум 310 000 рублей [5]. Срок уплаты дополнительного взноса за 2025 год - до 1 июля 2026 года [5].
Пример расчёта: ИП заработал за 2025 год 800 000 рублей. Дополнительный взнос = (800 000 - 300 000) × 1% = 5 000 рублей. Итого взносов за год: 55 900 + 5 000 = 60 900 рублей.
Взносы за сотрудников
Если у ИП есть наёмные работники, добавляются взносы с их зарплаты. Базовые ставки: пенсионное страхование - 22%, медицинское - 5,1%, социальное - 2,9% [5]. Плюс взносы на травматизм в ФСС - от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска вида деятельности [5]. Это уже серьёзная нагрузка на учёт: ежемесячные расчёты, уплата и отчётность.
Сроки отчётности и платежей: календарь ИП на 2026 год
Пропустить срок - значит получить штраф и пени. Держи все даты в одном месте.
Декларация по УСН
Срок сдачи декларации по УСН за 2025 год для ИП без работников - 25 апреля 2026 года. Налог надо уплатить не позже 28 апреля 2026 года [1]. Авансовые платежи по УСН платятся поквартально: за I квартал, полугодие и 9 месяцев - в течение года.
Отчётность по сотрудникам
Если есть работники, добавляются регулярные отчёты:
- 6-НДФЛ - ежеквартально, плюс годовой до 25 февраля следующего года [5]
- РСВ (расчёт по страховым взносам) - до 25 числа месяца, следующего за кварталом [5]
- НДФЛ с зарплаты - ежемесячно: до 25 числа текущего месяца и до 3 числа следующего месяца [5]
Таблица: ключевые сроки для ИП на УСН в 2026 году
- Платёж / отчёт - Срок - Кто платит
- Декларация УСН за 2025 год - 25 апреля 2026 - Все ИП на УСН
- Налог УСН за 2025 год - 28 апреля 2026 - Все ИП на УСН
- Дополнительный взнос 1% за 2025 год - 1 июля 2026 - ИП с доходом свыше 300 000 руб.
- 6-НДФЛ за 2025 год - 25 февраля 2026 - ИП с сотрудниками
- РСВ за I квартал 2026 - 25 апреля 2026 - ИП с сотрудниками
- НДФЛ с зарплаты (текущий месяц) - 25 числа каждого месяца - ИП с сотрудниками
- НДФЛ с зарплаты (следующий месяц) - 3 числа следующего месяца - ИП с сотрудниками
- Фиксированные взносы за 2026 год - 31 декабря 2026 - Все ИП
Декларации по НДС на ОСНО
ИП на ОСНО сдают декларацию по НДС ежеквартально [1]. Это четыре декларации в год плюс ежеквартальная уплата налога. Декларация по НДС подаётся только в электронном виде через оператора ЭДО - это дополнительные расходы и техническая настройка.
Как выбрать систему налогообложения: первый шаг после регистрации
Выбор системы налогообложения определяет всю дальнейшую нагрузку на учёт. Сделать это нужно быстро.
30 дней на решение
После получения свидетельства о регистрации ИП на переход на УСН отводится 30 дней [1]. Пропустишь срок - автоматически окажешься на ОСНО до конца года. ОСНО - самый сложный режим с НДС, НДФЛ и полным учётом расходов. Для большинства начинающих ИП это избыточная нагрузка.
Как выбрать между УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы»
УСН «Доходы» со ставкой 6% подходит, если расходы небольшие или их сложно документально подтвердить [1]. Учёт минимальный: фиксируешь только поступления в КУДиР, раз в квартал платишь аванс, раз в год сдаёшь декларацию.
УСН «Доходы минус расходы» выгодна, когда расходы составляют более 60% от выручки и все они подтверждены документами. Основная сложность - необходимость сбора подтверждающих расходы документов [1]. Каждый расход должен быть обоснован и подкреплён первичкой: накладной, актом, чеком, договором.
ПСН (патент) - самый простой вариант для розницы, общепита и бытовых услуг. Налог фиксированный, декларацию сдавать не нужно, учёт минимальный.
Сервисы для самостоятельного ведения учёта: обзор и сравнение
Онлайн-бухгалтерия - главный инструмент ИП, который ведёт учёт без бухгалтера. Сервис считает налоги, формирует отчёты и напоминает о сроках.
Что умеют онлайн-сервисы
Хороший сервис онлайн-бухгалтерии закрывает большинство задач ИП: автоматически рассчитывает налоги и взносы, формирует КУДиР, готовит декларации, отправляет отчёты в ФНС и СФР через ЭДО, напоминает о сроках платежей. Некоторые интегрируются с банковским счётом и подтягивают операции автоматически.
Контур.Эльба
Контур.Эльба - один из самых популярных сервисов для ИП на УСН и ПСН. Подходит для предпринимателей без сотрудников и с небольшим штатом. Интерфейс простой: вводишь доходы, сервис сам считает налог и формирует декларацию. Есть интеграция с банками, выставление счётов, учёт взносов.
Моё Дело
Моё Дело охватывает все режимы налогообложения, включая ОСНО. Подходит ИП с сотрудниками: есть расчёт зарплаты, формирование 6-НДФЛ и РСВ. Сервис также ведёт складской учёт и помогает с первичными документами.
Онлайн-бухгалтерия СберРешений
Тариф для ИП на УСН 6% составляет 800 рублей в месяц или бесплатно для владельцев пакета услуг Банка [3]. Демо-доступ предоставляется на 7 дней [3]. Есть ограничение по доходу: годовой налогооблагаемый доход не должен превышать 60 млн рублей в 2025 году, 20 млн рублей в 2026 году, 15 млн рублей в 2027 году, 10 млн рублей в 2028 году [3].
Таблица: сравнение сервисов онлайн-бухгалтерии для ИП
- Сервис - Режимы - Сотрудники - Цена от - Особенности
- Контур.Эльба - УСН, ПСН - До нескольких человек - По тарифу - Простой интерфейс, интеграция с банками
- Моё Дело - УСН, ОСНО, ПСН - Да, полный расчёт - По тарифу - Зарплата, склад, первичка
- СберРешения - УСН 6% - Ограниченно - 800 руб./мес. или бесплатно - Лимит дохода до 20 млн руб. в 2026 г.
Таблицы и Excel как альтернатива
Если обороты совсем небольшие и документов мало, КУДиР можно вести в Excel или Google Таблицах. Шаблон КУДиР есть на сайте ФНС. Минус - нет автоматических напоминаний и расчётов, всё считаешь вручную. При росте бизнеса такой подход быстро перестаёт работать.
Пошаговая инструкция: как организовать учёт с нуля
Конкретный порядок действий для ИП, который только начинает или хочет навести порядок в учёте.
Шаг 1: Определись с системой налогообложения
Сразу после регистрации подай заявление на УСН - у тебя есть 30 дней [1]. Выбери объект налогообложения: «Доходы» (6%) или «Доходы минус расходы». Если не уверен - считай по своей модели: если расходы меньше 60% выручки, берёшь «Доходы».
Шаг 2: Открой расчётный счёт
Расчётный счёт разделяет личные и предпринимательские деньги. Это упрощает учёт: все поступления от бизнеса видны в выписке, расходы на бизнес проходят через счёт. Многие банки предлагают интеграцию счёта с онлайн-бухгалтерией - операции подтягиваются автоматически.
Шаг 3: Выбери инструмент учёта
Для УСН «Доходы» без сотрудников достаточно простого сервиса типа Контур.Эльба или СберРешений. Для УСН «Доходы минус расходы» нужен сервис с учётом расходов и хранением первичных документов. Для ОСНО - полноценная онлайн-бухгалтерия или бухгалтер на аутсорсе.
Шаг 4: Настрой хранение документов
Каждый договор, акт, накладная, чек - это первичный документ. Храни их минимум 3 года после снятия с учёта [1]. Удобнее всего - электронный архив: сканируй бумажные документы и сохраняй в облаке. Оригиналы тоже храни - часть документов нужна в бумажном виде.
Шаг 5: Поставь напоминания о сроках
Занеси в календарь все ключевые даты: авансовые платежи по УСН, уплату взносов, сдачу декларации. Просроченный платёж - это пени, просроченная декларация - штраф. Большинство онлайн-сервисов отправляют напоминания автоматически.
Шаг 6: Разберись с взносами и их влиянием на налог
На УСН «Доходы» уплаченные страховые взносы уменьшают налог. ИП без сотрудников может уменьшить налог на всю сумму взносов. Если взносы больше налога - налог обнуляется. Это важная экономия: при доходе 900 000 рублей в год налог 6% составит 54 000 рублей, а фиксированные взносы 55 900 рублей - налог к уплате будет нулевым.
Что точно нельзя делать без бухгалтера или специалиста
Есть ситуации, где самостоятельный учёт создаёт реальные риски.
ОСНО с НДС
Ежеквартальные декларации по НДС, расчёт налоговых вычетов, книга покупок и книга продаж - это полноценная бухгалтерская работа [1]. Ошибка в декларации по НДС может стоить доначислений и штрафов. Если твои контрагенты работают с НДС и требуют счета-фактуры - без понимания этого налога не обойтись.
Штат от 5 человек и выше
С ростом команды растёт объём кадровой документации и отчётности. 6-НДФЛ ежеквартально [5], РСВ ежеквартально [5], ежемесячная уплата НДФЛ [5], взносы на травматизм от 0,2% до 8,5% [5] - всё это требует времени и точности. Одна ошибка в расчёте зарплаты - и сотрудник идёт в трудовую инспекцию.
Совмещение режимов
Если ты совмещаешь УСН и ПСН, нужно вести раздельный учёт доходов по каждому режиму. Доходы по патенту не включаются в базу УСН. Расходы, которые нельзя однозначно отнести к одному режиму, распределяются пропорционально доходам. Это нетривиальная задача: ошибка в распределении меняет налоговую базу по обоим режимам. Если совмещаешь режимы впервые - лучше проконсультироваться с бухгалтером хотя бы один раз, чтобы правильно настроить учёт.
Судебные споры и налоговые проверки
Если налоговая назначила выездную проверку или прислала требование о пояснениях - это точно не момент для самостоятельных экспериментов. Здесь нужен специалист, который знает, как отвечать на запросы и что показывать проверяющим.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести бухгалтерский учёт?
По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 ИП освобождены от обязанности вести бухгалтерский учёт в классическом смысле [1]. Баланс, отчёт о финансовых результатах и другие формы бухгалтерской отчётности ИП не составляет. Но налоговый учёт - фиксация доходов и расходов для расчёта налогов - обязателен для всех. Форма налогового учёта зависит от системы налогообложения: на УСН это КУДиР, на ОСНО - КУДиР плюс учёт НДС.
Сколько стоит самостоятельное ведение учёта?
Онлайн-бухгалтерия для ИП на УСН 6% стоит от 800 рублей в месяц [3]. Некоторые сервисы предоставляют бесплатный доступ при наличии расчётного счёта в банке-партнёре [3]. Демо-доступ для знакомства с сервисом - 7 дней [3]. Это несопоставимо дешевле штатного бухгалтера или даже аутсорсинга. Для ИП на УСН без сотрудников онлайн-сервис полностью закрывает потребности в учёте.
Что будет, если не сдать декларацию вовремя?
Просроченная декларация - это штраф. Налоговая также вправе заблокировать расчётный счёт ИП. Декларация по УСН за 2025 год должна быть сдана до 25 апреля 2026 года [1]. Налог уплачивается до 28 апреля 2026 года [1]. Авансовые платежи платятся поквартально в течение года - их просрочка влечёт пени, но не штраф за декларацию.
Как долго хранить документы ИП?
Налоговая инспекция вправе проверить документы по деятельности ИП в течение 3 лет после снятия с регистрационного учёта [1]. Это минимальный срок хранения первичных документов: договоров, актов, накладных, чеков, выписок по счёту. КУДиР также хранится минимум 3 года. Документы по сотрудникам (трудовые договоры, приказы) хранятся дольше - по правилам архивного законодательства.
Можно ли вести учёт в Excel без специальных программ?
Можно, если обороты небольшие. КУДиР можно заполнять в Excel по форме с сайта ФНС. Но при росте числа операций это становится трудоёмким и рискованным: легко ошибиться в формулах, пропустить срок, неправильно рассчитать аванс. Онлайн-сервис за 800 рублей в месяц [3] автоматизирует расчёты и напоминает о сроках - это выгоднее, чем тратить время на ручной учёт.
Нужен ли бухгалтер при переходе на ОСНО?
На ОСНО ИП платит НДФЛ по ставке 13% с дохода до 5 млн рублей в год и 15% с суммы сверх 5 млн рублей [5], плюс НДС с ежеквартальными декларациями [1]. Это два разных налога с разными базами, ставками и отчётностью. Самостоятельно разобраться реально, но потребует времени на изучение. При обороте выше среднего и активной работе с контрагентами на НДС - бухгалтер на аутсорсе окупается быстро.
Как уменьшить налог на УСН «Доходы» за счёт взносов?
ИП без сотрудников уменьшает налог на всю сумму уплаченных страховых взносов. Фиксированные взносы за 2025 год - 55 900 рублей [5]. Если налог по УСН за год меньше суммы взносов - он обнуляется. Чтобы уменьшать авансовые платежи поквартально, взносы нужно платить частями в течение года, а не единой суммой в декабре. Дополнительный взнос 1% с дохода свыше 300 000 рублей тоже уменьшает налог [5].
Что делать, если ИП совмещает УСН и ПСН?
При совмещении режимов нужен раздельный учёт доходов по каждому режиму. Доходы по патенту не включаются в базу УСН. Расходы, которые нельзя однозначно отнести к одному режиму, распределяются пропорционально доходам. Это нетривиальная задача: ошибка в распределении меняет налоговую базу по обоим режимам. Если совмещаешь режимы впервые - лучше проконсультироваться с бухгалтером хотя бы один раз, чтобы правильно настроить учёт.
Когда платить дополнительный взнос 1%?
Дополнительный взнос 1% платится с дохода, превышающего 300 000 рублей за год [5]. Максимальный размер дополнительного взноса - 310 000 рублей [5]. Срок уплаты дополнительного взноса за 2025 год - до 1 июля 2026 года [5]. Этот взнос, как и фиксированный, уменьшает налог на УСН «Доходы» - его выгодно учитывать при расчёте авансового платежа за полугодие или 9 месяцев.
Если ты только открываешь ИП или выбираешь банк для расчётного счёта - сравни условия и подбери подходящий вариант на startbiznes-blog.ru. Там же найдёшь актуальные предложения по РКО и регистрации бизнеса.