Или как я выходила из режима жизни уставшего ослика. Реальный опыт трудоголика со стажем
На связи сервис управления проектами Weeek. В блоге рассуждаем о том, как упорядочить жизнь и сохранить нервные клетки целыми. Потому что бесконечный поток задач, перетекающий изо дня в день, правда может сводить с ума.
В этой статье пойдёт повествование от первого лица — автора этой статьи. Давай познакомимся! Меня зовут Катя. Работаю маркетологом, параллельно учусь на психолога, веду дополнительные проекты и совершаю множество мелких дел ежедневно. Я трудоголик с синдромом отличницы, так что загруза всегда хватает.
С чего всё началось
Мой эксперимент по внедрению планирования своего дня начался примерно год назад. У меня «на пустом месте» начались тревожные симптомы: трудности с пробуждением, ночная прокрастинация, забывчивость, ошибки на работе и общая раздражительность.
Близкие, да и я сама, первым делом подумали на депрессию или профессиональное выгорание. Пройдя диагностику у специалиста, я услышала то, что ожидала меньше всего: «вы истощены». Первые пару дней я пребывала в лёгком шоке и с подозрением присматривалась к самой себе. Потом обложилась книгами по самопомощи, психотерапевтическими сеансами, поддержкой близких и принялась спасать себя от самой себя.
Осёл был в шоке от нагрузки
В подростковом возрасте я прочитала притчу про загруженного осла. Сюжет был примерно такой: шёл осёл, его нагружали всё больше и больше. В какой-то момент ему попался сочувствующий мужчина, который понял, что ослик явно не вывозит. Снял с него груз и дал отдохнуть. Когда осёл начал идти без привычного багажа, он вдруг понял, как много делал все эти годы, как устал и как тяжела была его прежняя жизнь. В притче всё заканчивалось мудрым уроком, что нельзя никому позволять накидывать на тебя лишний груз. Но что делать, когда и осёл, и «хозяин» ты сам — там не писали.
С этого момента всё и началось: я осознала, что больше так не могу. Помимо постоянных просрочек и тревожности меня беспокоило ужасное чувство, что сколько бы я не делала, я вечно с приставкой «недо». Недостаточно спланировала, недостаточно постаралась, недостаточно проконтролировала. Причём я правда была уверена, что дело во мне, а не в системе, которую я не нарочно создала.
Занятость или перегрузка: где грань
Тут всё просто. Если человек занят, он целенаправленно тратит время на конкретные задачи. У него есть понятный фокус, ощущение продвижения и предсказуемый итог. Ресурсы уходят на работу, а не на прокручивание дел в голове или перескакивание с одного на другое. Есть очень понятная цепочка: нужно сделать → делаю → результат. Есть закономерность и предсказуемость.
Каждое дело имеет свой приоритет, последовательность действий и точку завершения. Это даёт ясность, которой не бывает при состоянии перегруженности.
Спутник перегруженности — это хаос. Всё важно, всё срочно и нужно было ещё вчера. В таком режиме задачи теряют границы и начинают конкурировать за внимание. Фокус постоянно смещается, ничего не доводится до конца, список полнится новыми делами.
Даже если получается вычеркнуть какой-то пункт, долгожданное чувство облегчения не приходит — мысли уже бегут за следующей задачей. В таком состоянии очень просто упустить момент, когда тревога станет привычным рабочим фоном. И тот самый «полезный стресс» становится фоновым и сжирает много ценного ресурса.
Как постоянная перегрузка влияет на качество жизни
Здесь опишу то, с чем столкнулась сама и многие другие люди страдающие от постоянного истощения бесконечным потоком задач:
- Когнитивные нарушения. А именно: снижается внимание, ухудшается память, снижается способность совершать целенаправленные действия для достижения целей. Мышление может становиться туннельным (ограниченное восприятие), логика просто покидает чат.
- Соматические симптомы. Тут, как говорится, крутите барабан! Симптомы могут разгоняться от лёгкой и регулярной головной боли до обострения СРК, экземы, снижения иммунитета и других телесных приколов. Такие проявления сильно влияют на повседневный комфорт и постепенно истощают кошелёк из-за регулярных визитов к врачу.
- Личные отношения. Я на себе стала замечать, как постоянный перегруз ухудшал мои отношения с близкими. Я сложнее соглашалась на спонтанные встречи, острее воспринимала недопонимания (потому что ресурса было мало) и больше требовала от других.
- Снижение самооценки. Чем меньше успеваешь и подводишь сам себя — тем меньше полагаешься на себя. И всё это работает с постоянной прогрессией! В какой-то момент единственной причиной, из-за которой я отказывалась от планов стала не забота о себе, а установка «я всё равно не справлюсь с этим».
У кого-то, кстати, самооценка наоборот может полететь в воздух от чувства собственной значимости и загруженности «всем я нужен, всё держится на мне». Правда это зыбкая почва, и при первом же ЧП начнёшь снова сомневаться в себе. Плавали, знаем.
Честный взгляд на объём задач
Чтобы обнаружить перегруженность и принять меры до первых симптомов выгорания, попробуй проделать эти шаги. Они помогли мне и, наверняка, какие-то из них помогут и тебе:
Выпиши все задачи. На этом этапе важно полностью освободить голову — до такой степени, чтобы в уме не задержалась даже простейшая задача вроде ответа на имейл. Составь полный список дел, которые актуальны на сегодня.
Оцени выполнимость. Сколько пунктов из получившегося перечня реально сделать в рамках одного рабочего дня? Напротив каждого дела укажи примерное время, которое планируешь на него потратить. Не забывай учитывать перерывы на отдых. Мы часто переоцениваем себя.
Так было и со мной, когда я вместо спокойных (допустим) 3-х часов на выполнение ДЗ ставила 1,5. В итоге происходила спешка, я не замечала ошибки, а потом всё равно переделывала, тратя ещё больше времени.
Проверь приоритеты и сроки. Как много задач остались без дедлайна и отметки о степени важности? Именно они создают неопределённость и заставляют тебя браться за всё подряд. Назначь таким делам даты выполнения и реши, что первостепенно.
Если в итоге окажется, что твои задачи сильно выходят за границы рабочего времени, крутятся в мыслях без понятной структуры и последовательности действий — близок момент, когда перегруженность даст о себе знать
Способ выполнять дела спокойно
Перегруженность диагностировали — допустим, она и правда есть. Два шага, которые помогут наладить процессы и вздохнуть спокойно:
Вынеси задачи в систему. Держать всё в голове точно не стоит. Пока планы остаются в уме, они создают напряжение и мешают сориентироваться. Энергия расходуется на постоянное обдумывание — а можно потратить её на действия!
Несмотря на то, что я уже долго работаю в таск-менеджере, я только недавно увидела всю прелесть инструмента. Правда. Мне всегда казалось, что вести заметки не от руки — это не «трушно». А оказалось наоборот!
Каждый раз заводя блокнот, я сталкивалась с одинаковыми ограничениями:
- Неудобно постоянно носить с собой
- Появляется грязь, когда постоянно переносишь дела
- Ручка протекает в сумке (да, такое было аж два раза)
- В моменте бывает неудобно сделать запись
Опять же, здесь делюсь только своим опытом, и если тебе это не подходит — это ок! Я бы вообще рекомендовала тестировать разные способы: ручные заметки, гибрид, онлайн. Система должна подходить именно тебе, а не рандомному человеку из интернета. Себя не обманешь.
Я же решилась на онлайн-планирование. Понятно, что остановилась на сервисе, в котором сама работаю, да?)
В бесплатную версию Weeek можно перенести задачи, установить для них дедлайны, отметить главное и отслеживать прогресс. С визуализацией планы будут в фокусе:
Чтобы настроить такую доску, нужно несколько действий:
- Зарегистрируйся и создай рабочее пространство — то есть виртуальный офис
- Добавь нужное количество проектов, которые будут отражать главные векторы твоей работы или жизни. Можно начать с простого: «Работа» и «Личное»
- Внутри проектов выдели отдельные категории дел — будущие доски. В нашем примере одна доска «Текущие задачи». Обычно этого достаточно для старта
- Теперь распредели свои задачи из списка по колонкам: «К работе», «В работе» и «Готово». Первый столбец аккумулирует дела, которые пока только в планах. Если начинаешь заниматься задачей — перемещаешь её во второй. Последняя колонка остаётся для выполненных пунктов
- Открой карточку задачи, чтобы выбрать приоритет, дату и оценку времени
- Не забывай обновлять систему: двигай карточки по этапам работы, вычёркивай закрытые задачи и добавляй новые планы
Фиксируй результат. Никакие практики не помогут, пока не ответишь себе на вопрос: ЗАЧЕМ я это делаю и ЧТО ХОЧУ ПОЛУЧИТЬ. В моём случае было так:
- Я распределяю задачи, потому что перегружена и не понимаю, куда уходит мой ресурс
- В итоге я хочу понятную систему планирования, где у меня будет не только время на работу и другие дела, но и на отдых.
По началу было сложно. Пару раз в неделю приходилось двигать планы, менять дедлайны, но потом я стала понимать свою «ёмкость»
Регулируй нагрузку. Когда только начинаешь заниматься планированием, то осознание ограниченности своих ресурсов может больно кольнуть. Потому что при перегрузе ты как будто зажат между двух полюсов: «я вечно делаю недостаточно» и «кидай задачи на меня, я всё вывезу».
Регулирование нагрузки начинается с определения приоритетов: важно и срочно, важно и не срочно, не важно и срочно, или вообще не срочно и не важно. Так задачи будут кочевать по колонкам и, возможно, вообще удаляться. Со временем такой фильтр появится уже в голове и ты перестанешь цепляться за ненужные дела.
Что в итоге
В итоге я решила написать такую статью и помочь таким же перегруженным людям жить более спокойной жизнью. Не на все 100%, конечно, лично в моём случае — это утопия.
Я рада, что решилась на такой эксперимент, потому что результат меня порадовал. Я наконец-то смогла опираться сама на себя. С расписанием и приоритетами я вижу: что могу, а от чего приходится отказаться. Это и правда своего рода тренинг по управлению собой. И возвращаться снова в хаос я совсем не хочу.
Если ты часто чувствуешь перегруженность — это значит, что твои задачи живут без структуры. Как только запланированное переходит из слепой зоны в прозрачную систему, у тебя появляется пространство для решений без лишней тревоги и самоедства:)