ЭДО (электронный документооборот) — это обмен документами через интернет вместо оформления и печати бумажных документов.
Документы подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу. Внедрение ЭДО — это необходимость для современного бизнеса.
ЭДО имеет неоспоримые преимущества:
1. Скорость и непрерывность процессов
- Мгновенный обмен: обмен документами происходит за секунды, независимо от расстояния.
- Государственные требования: работа с маркированными товарами и транспортными накладными (ЭТрН) уже строго регламентирована и требует цифрового формата.
2. Экономия ресурсов
- Прямые затраты: исчезают расходы на бумагу, картриджи, печать, курьеров и почтовые отправления.
- Экономия времени сотрудников: бухгалтерам и менеджерам больше не нужно вручную перепечатывать данные из бумаг в учетные системы — интеграция с учетной программой позволяет загружать документы в 1 клик.
- Электронный архив: компании больше не нужно арендовать помещения для хранения физических папок и тратить время на поиск нужного документа — всё находится за пару секунд через поиск.
3. Юридическая сила и безопасность
- Законность: электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, обладают полной юридической силой по закону 63-ФЗ.
- Защита: в документ нельзя внести изменения после его подписания.
- Безопасность: цифровые оригиналы нельзя случайно испортить, потерять или залить кофе — они хранятся на защищенных серверах операторов ЭДО с круглосуточным доступом.
Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России предлагает несколько стандартных решений. Наиболее популярны: Контур Диадок, СБИС и "1С-ЭДО" (встроенный модуль в 1С).
У каждого есть свои сильные и слабые стороны. Рассмотрим эти моменты для пользователей программы 1С.
1. Контур Диадок (модуль и веб-версия)
Контур Диадок может работать с 1С двумя способами:
- Платный модуль для интеграции в программу 1С – устанавливается как отдельная внешняя обработка. Плюс: расширенный функционал. Минус: требует покупки и ежегодного платного обслуживания.
- Веб-доступ – документы создаются и подписываются в личном кабинете Диадока, а в 1С вручную загружаются файлы (выгрузка/загрузка). Это экономит деньги на модуле, но резко снижает удобство и автоматизацию. Также оплачиваются отправленные исходящие документы.
2. СБИС
Система с широкими возможностями: от ЭДО до сдачи отчётности, КЭДО, маркировки и учёта. Встраивается в 1С через собственный модуль. Отличие – аналитика и контроль статусов документов. Минус: модуль платный, а сам сервис перегружен функциями, ненужными для простого обмена документами. Также оплачиваются отправленные исходящие документы.
3. "1С-ЭДО" (Встроенный модуль 1С от Калуги-Астрал)
Этот модуль уже входит в состав современных конфигураций 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация, ERP и другие) – его не нужно покупать и устанавливать отдельно.
Ключевая особенность: обмен документами происходит напрямую из 1С, без выгрузок во внешние файлы и ручного переноса.
Сам модуль – бесплатный, оплачиваются отправленные исходящие ЭДО. В договор ИТС ПРОФ включено ежемесячно 100 пакетов исходящих документов.
Почти у всех операторов входящие документы бесплатны. Но есть нюанс: входящий документ — это тот, который пришёл к вам от контрагента и вы его подписали. Если вы хотите его распечатать, отправить на внутреннее согласование или сохранить в архиве с дополнительными атрибутами — это могут быть уже платные опции у некоторых операторов. Так же и оплата за роуминг у некоторых операторов может тарифицироваться отдельно.
Выбор модуля ЭДО сводится к компромиссу между удобством прямого обмена из 1С и итоговой стоимостью с учётом скрытых платежей за роуминг и дополнительные опции, которые у разных операторов могут значительно отличаться.
Поговорим про работу ЭДО в программах 1С.
Для работы в модуле "1С-ЭДО" потребуется электронная подпись.
Электронная подпись
Чтобы получить сертификат для электронного документооборота (ЭДО), нужна Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Её можно оформить в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС России, через её доверенных лиц или партнеров ЭДО.
Сертификат может получить и сотрудник организации (физическое лицо). Такие сертификаты работают только при наличии доверенности.
Для работы сертификатов потребуется программа криптографии (КриптоПро, VipNet), она является связующим звеном между сертификатом и модулем ЭДО.
Сертификат устанавливается на компьютер пользователя, на котором будут подписываться документы. В случае с серверной базой, потребуется установка сертификата в т.ч. на сервере.
После установки сертификат необходимо добавить в базу.
Для этого необходимо перейти в справочник "Организации".
В представленном списке необходимо выбрать нужную организацию и нажать ЭДО – Учетные записи.
В открывшемся окне представлены учетные записи ЭДО выбранной организации.
Необходимо открыть учетную запись и перейти на вкладку "Сертификаты". Если в списке имеются сертификаты с истекшим сроком действия, программе предложит удалить их, соглашаемся, нажав «Да».
Для добавления нового сертификата нажимаем "Добавить".
Если в списке нет нужного сертификата, снова нажимаем «Добавить». В открывшемся списке ставим галку «Показывать все сертификаты». Выбираем нужный и нажимаем «Далее».
На следующем шаге потребуется ввести пароль от сертификата (при наличии) и нажать «Добавить».
При добавлении сертификата физического лица потребуется доверенность, она подтянется автоматически, если уже заведена в системе.
Машиночитаемая доверенность
Для подключения сертификата физического лица необходима доверенность от организации на физическое лицо. Добавить МЧД в программу можно несколькими способами:
1. Если МЧД создана в сторонних сервисах.
В этом случае необходимо выгрузить доверенность в файл с расширением .zip
Далее в программе из Текущих дел ЭДО переходим в раздел «Машиночитаемые доверенности»
В открывшемся списке нажимаем Еще — Загрузить из файла.
Выбираем файл с доверенностью, загрузка происходит автоматически.
2. Загрузить из реестра ФНС
Если доверенность создана и зарегистрирована в ФН, ее можно загрузить из реестра ФНС.
Для этого в списке Машиночитаемые доверенности нажимаем «Загрузить из реестра ФНС».
Потребуется ввести ИНН доверителя, ИНН представителя и полный номер доверенности.
При нажатии «Загрузить» происходит проверка и загрузка данных с сайта ФНС.
3. Создание МЧД в программе 1С
Для этого в списке Машиночитаемых доверенностей нажимаем «Создать» и выбираем «Доверенность».
В открывшемся окне необходимо заполнить:
- - Сведения о доверителе
- - Сведения о представителе
- - Полномочия.
Полномочия можно заполнять текстом вручную или через выбор из классификатора.
После заполнения, доверенность потребуется подписать сертификатом руководителя организации.
Доверенность можно проверить самостоятельно на сайте ФНС по ссылке https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/check-status.
Пошаговая настройка
Для подключения и работы встроенного модуля ЭДО необходима действующая подписка ИТС.
Подключение к электронному документообороту выполняется из карточки организации. Открываем карточку организации, нажимаем «ЭДО – Подключить организацию».
Откроется помощник подключения к ЭДО. Выбираем сертификат, который будет использоваться для подписания документов.
Откроется список доступных сертификатов, выбираем нужный и нажимаем «Далее».
На следующем шаге вводим пароль от сертификата (при наличии) и нажимаем «Выбрать».
Если подключение происходит впервые, будет единственный переключатель «Получить новый» идентификатор. Из выпадающего списка выбираем оператора ЭДО, к которому будет осуществляться подключение, нажимаем «Далее».
Юридический адрес, код налогового органа, e-mail для уведомлений будут автоматически подобраны из карточки организации.
Затем можно подключить и настроить уведомления на электронную почту - эти настройки можно изменить после подключения.
Заполняем назначение и описание учётной записи. Эти сведения будут видеть все пользователи 1С при настройке связи по ЭДО с вашей организацией.
Затем необходимо ознакомиться и согласиться с условиями использования, после чего нажимаем «Подключить».
На следующем шаге необходимо подписать регистрационные данные на подключение к сервису.
Регистрация произошла успешно. Можно отправлять приглашения контрагентам и начинать обмен документами.
Итак, для работы в ЭДО требуется выполнить 4 простых шага:
1. Обновить платформу и конфигурацию 1С - только актуальные релизы поддерживают новые форматы ФНС и протоколы операторов
2. Выбрать оператора ЭДО, взвесив все минусы и плюсы
3. Оформить квалифицированную электронную подпись (сертификат)
4. Подключить сервис "1С-ЭДО".
Переход на ЭДО занимает некоторое время, а экономия времени и средств становится заметна уже в первый месяц работы.
Статью подготовила специалист Линии консультаций компании Техно-линк. Остались вопросы или подключить вам ЭДО? Оставьте заявку на обратный звонок.